افزایش و تسهیل تعاملات و مراودات اداری و افزایش تعداد عناوین مطرح شده در مراودات اداری.
9-دسترسی آسان به اطلاعات در سطوح مختلف سازمان.
10-ارتقاء پشتیبانی کارکنان و استفاده بهتر از منابع کارشناسی به واسطه تعاملات بیشتر.
11-دسترسی سریع به اطلاعات در زمان و مکان مورد نیاز به واسطه ارتباط ON LINE.
12-دسترسی به ارتباطات در زمینه مورد نیاز به صورت همزمان توسط افراد مختلف.
13-ایجادموقعیتی برای بهینه سازی ساختار اداری و تحول در امور دبیرخانه ای سازمان.
14-فرهنگ سازی در راستای بهینه از ابزار ITدر سازمان.
15-مدیریت بر گردش کار مکتوبات و مستندات.
16- به اشتراک گذاری ساده و قانونمند اطلاعات و تسهیل در دسترسی برای کاربران مجاز. (علینقی پور، حجت وصمدی، اسماعیل، 1389، ص8).
10-1-2 مشکلات پیش روی سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری
اگرواقع بینانه به مقوله اتوماسیون اداری بنگریم این سیستم علی رغم محسنات بسیاردارای مشکلات خاص خوددر راستای پیاده سازی می باشد.بر اثر تحولی که در سیستم اداری هر سازمان ایجادمی شود،معمولا مواردی بروز می نمایدکه ذیلا به رئوس کلی آن اشاره می گردد :
1-ناآشنایی محیط های نرم افزاری برای برخی از کاربران و راحتی و ملموس بودن استفاده از کاغذ به صورت سنتی.
2-نیاز به درجه هایی از آگاهی فنی در میان کاربران سیستم.
3-زیادشدن تعاملات درون سازمانی و نیاز به فرهنگ سازی مناسب و ارتقاء سطح آگاهی کارکنان.
4-پیچیده تر شدن مشکلات به علت استفاده از ابزار مدرن تر.
5-نیاز به بستر سخت افزاری و شبکه مناسب و کارآ ونیاز به پشتیبانی به موقع و مداوم.
6-نیاز به صرف هزینه (سخت افزار ، نرم افزار و پشتیبانی بی وقفه)
7-افزایش توقعات پرسنل در اثر ارتقاء فن آوری و نیاز به تغییر استانداردها(همان منبع،ص9).
11-1-2قابلیت های ویژه سیستم اتوماسیون اداری
امکان مکاتبات الکترونیک و قابلیت ارجاع اتوماتیک بین کاربران سیستم
امکان تعریف پرسنل و اشخاص و نیز ثبت عکس پرسنل و امضاء برای آنها.
ایجادچارت سازمانی و امکان معرفی پست هاسازمانی وزیر سیستم های آنها.
تعیین محدوده دسترسی برای هر یک از کاربران بنا به سیاست سازمان.
ثبت پیش نویس نامه.
امکان پیگیری کلیه مکاتبات اداری و نامه های ارجاع شده و اطلاق از این که نامه مشاهده، اقدام و انجام شده است یا خیر.
امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های انجام شده روی آن نامه.
ارجاع نامه به همراه پاراف متنی و استفاده از قلم نوری در نامه های وارده.
ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع.
نمایش گردش نامه ومشخص نمودن آخرین وضعیت نامه.
ارسال نامه به همراه فایل های پیوست با هر نوع فرمت وهرمقدارحجم.
امکان ایجادکارتابل برای هر یک از اعضاء.
تعریف کاربران مختلف به همراه سطح دسترسی مخصوص برای آنها.
امکان ذخیره سازی نامه در پرونده های مربوطه.
آلارم متنی وصوتی برای کلیه نامه ها و پیام های جدید.
تعریف رده بندب امنیتی نامه مانندعادی،محرمانه،سری و….
امکان ارسال و دریافت پیام در سطح سازمانی و الصاق پیوست های چند رسانه ای.
سررسید برای هر کاربر و امکان یادآوری یادداشت ها.
امکان جستجوی پیشرفته بر اساس هر یک از فیلدهای اطلاعاتی.
معرفی جانشین برای هر یک از پست های سازمانی.
ایجاد دعوت به جلسه در سطح بخشی از سازمان و نیز صورت جلسات به صورت نامه.
تابلو اعلانات برای کل پرسنل.
دفتر تلفن شخصی یادداشت برای هر کاربر.
امکان ایجاد فضای ورود نامه،صادره و داخلی.
امکان تعریف عبارات پرکاربرد برای درج کلمات تکراری در پاراف و اقدام بر روی نامه.
امکان تعیین رونوشت برای نامه.
اضافه کردن نامه های مرتبط به نامه برای نامه های عطف ،پیرو، بازگشت و…
تایپ نامه توسط ویرایشگروMS WORD2003 و2007و2010.
امکان رویت مشخصات نامه با جابه جایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه.
امکان تعریف گروه های سازمانی.
امکان پاراف نامه.
میزکار برای هر کاربر.
اضافه کردن برنامه های پرکاربرد ویندوز داخل سیستم.
انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت های مختلف از قبیل انتخاب داخل چارت سازمانی، انتخاب از لیست افراد سازمان، کسانی که اخیراً برای آنها نامه ارسال کردیم ویاگروه های کاربری تعریف شده.
امکان تعریف الگوی های مختلف نامه برای هر یک از انواع نامه (داخلی، عمومی، صادره و وارده)متناسب با نیاز هر سازمان.
امکان تعریف سربرگ هر شرکت در سیستم برای گردش نامه ها بر روی سربرگ شرکت به همراه لوگوی شرکت.
امکان تعریف کلیه فرم های درون سازمانی با امکان گردش گیری در نهایت بایگانی در پرونده مربوطه.
تعریف الکترونیکی فرم های ارجاع کار، فرم درخواست مرخصی، فرم صورت جلسه، اضافه کار و کلیه فرم های دیگری که در هر سازمان وجود دارد.
امکان تعریف فرمول شماره اندیکاتور به صورت دلخواه برای هر نوع نامه و یا بخش های مختلف سازمان.
امکان تعریف شماره اندیکاتور برای هر واحدبه صورت مجزا.
بایگانی الکترونیکی(طبقه بندی نامه و مراسلات ارجاع شده به قسمت بایگانی در پرونده).
ثبت تصویر (اسکن نامه)
چرخش نامه بین واحدهای مختلف سازمانی جهت بررسی.
امکان استفاده از قلم نوری به منظور هامش در نامه های وارده.
تعریف ساختار سازمانی و پست ها، گروه بندی پرونده های عمومی و بایگانی.
امکان تعریف انواع دبیرخانه، بایگانی، کارتابل و انواع ارجاعات با دسترسی های متفاوت.
تعریف تقویم کاری و مناسبت های مختلف.
تعریف سطح دسترسی و امنیت سیستم بر اساس مسولیت و پست سازمانی.
صندوق پیام ها برای مشاهده پیام های دریافتی.
ایجاد ومشاهده کارتابل نامه، پیگیری نامه هاو نامه های ارسال نشده
تعریف انواع اولویت مکاتباتی(عادی، فوری، خیلی فوری و…)
مشاهده درختواره گردش نامه و آخرین وضعیت آن با توجه به دسترسی های مجاز(tracing)
ثبت و کنترل اقدامات انجام شده بر روی نامه.
ثبت تاریخ و ساعت عملیات انجام شده بر روی نامه(ارجاع، مشاهده،ا قدام و…)
تعریف جانشین برای سمت های سازمانی.
به گردش انداختن نامه های بایگانی شده.
چاپ مشخصات فرستنده و گیرنده بر روی label.
چاپ مشخصات گیرنده بر روی پاکت نامه
وجود میز کار برای هر کاربر.
محیط کاربر پسند.
راهنمای فارسی آموزش سیستم.
زمان و استفاده بهینه از منابع بویژه نیروی انسانی.
تعیین جانشین برای هر یک از سمت های سیستم وایجادسطوح دسترسی.
تعریف دبیرخانه های مختلف سازمان و اجرای عملیات مستقل در هر دبیرخانه.
استفاده از تمامی قابلیت های ویرایشگرMicrosoft Word بطور مستقیم از داخل سیستم.
دریافت و ارسال انواع فایل و پیام جهت انجام امور شخصی یا روان سازی امور اداری.
متمایز کردن نامه های مشاهده شده و مشاهده نشده.
متمایز کردن نامه های اقدام شده و اقدام نشده.
بایگانی نامه های دریافتی و ارسالی در پرونده های الکترونیکی.
مشاهده سوابق و ارجاعات و پاراف های انجام شده بر روی یک نامه.
امکان مشاهده وضعیت نامه، پیگیری نامه پس از ارجاعات مختلف
کنترل سطح دسترسی کاربران هنگام ارجاع نامه.
امکان ارسال گروهی نامه.
امکان ارجاع گروهی نامه(ارجاع همزمان به چند نفر)
امکان اخذ گزارشات و فراخوانی آن.
گزارش گیری از نامه هایی که ثبت شده ولی هنوز ارسال نشده.
گزارش از نامه های موجوددر پرونده های مختلف در بازه های زمانی مختلف.
گزارش از لیست نامه های دریافتی اقدام نشده برای هر کاربر.
گزارش از لیست نامه های دریافتی از کارتابل های مختلف.
قابل اجرا در کلیه سیستم عامل هایwin8،win7 ، xp،vista ، winserver2003.2008 .2012
تهیه نسخه پشتیبان به صورت دوره ای و اتوماتیک.
با قابلیت تبدیل شدن سیستم به زبان های انگلیسی، عربی، آلمانی، فرانسوی و ایتالیایی قبول سفارش به زبان های دیگر.(علینقی پور،حجت و صمدی، اسماعیل، 1389، ص 48-43)
12-1-2اینترنت :
مجموعه ای از شبکه های کامپیوتری است که با کمک یک زیر ساخت ارتباطی که متشکل از خطوط ارتباطی با پهنای باند بسیار بالا و مسیریابهای بسیار سریع است تشکیل یافته است.این زیر ساخت ارتباطی ستون فقرات نام دارد.ستون فقرات با سرمایه گذاری هنگفتی در آمریکا-اروپا وقسمت هایی از آسیا ایجاد شده و حجم بسیار عظیمی از بسته های اطلاعات را در هر ثانیه به سر تا سر جهان ارسال می کند. (وحیدی مجید ،1387،ص7).

مطلب مرتبط با این موضوع :  کارکنان، اثربخشی، مدیران، است.که، اتومایسیون، پاداش، بازوی، است.-عملکرد،، ارتباطات، استقامت، موسسه، استراتژیک

13-1-2تاریخچه اینترنت
شبکه های کامپیوتری در گذشته بیشتر استفاده های اقتصادی داشتندومشکل ارتباط زیر مجموعه های یک سازمان را که عموماً در نقاط مختلف جغرافیایی قرا داشتندبرطرف میکردنداما با ارزان شدن سخت افزار و توجه دولتها به توان شبکه های کامپیوتری برای حل بسیاری از مشکلات شرایط برای تشکیل شبکه های بزرگتر فراهم شود.
در اواسط دهه 1960درزمان جنگ سرد سازمان دفاع آمریکابه یک شبکه کنترلی و فرماندهی نیازداشت. شبکه تلفنی قدیمی بسیارآسیب پذیربودزیرا با قطع یک خط بسیاری از ارتباطات ازبین می رفت.
لذا آمریکا برای حل این مشکل کار رابه ارتش تحقیقات خود (آرپا)واگذار کرد. آرپا در سال 1975در مقابل پرتاب ماهواره شوروی ایجاد شد. آرپا سپس به این نتیجه رسید که شبکه مورد نیاز سازمان دفاع آمریکاباید متشکل از زیر شبکه و کامپیوترهای میزبان باشد.با تلاش فراوان آرپانت به ثمر رسید در سال 1983 آرپانت بیش از 200عدد پردازشگررابط و پیام و صدها میزبان داشت. در دهه 1980شبکه های دیگر اعم از شبکه های محلی به آرپانت متصل شدندودر 1990شبکه های جدیدتری که حاصل ازآرپانت بودند بر آن غلبه کردند.(همان منبع).

14-1-2شکل گیری اینترنت
در 1980تعداد شبکه ها و ماشین ها و کاربران آرپانت به سرعت افزایش یافت و پس از اتصال ان اس اف نت و آرپانت بسیاری از شبکه های منطقه ای به آن متصل شدند.اتصال ها از قاره آمریکا تا اروپا و اقیانوس آرام گسترش یافت و رفته رفته مجموعه شبکه از دید مردم اینترنت نام گرفت.
در سال 1990اینترنت دارای 3000شبکه و 200000کامپیوتر بود در سال 1992دارای 1000000میزبان بود ودر سال 1995چندستون فقرات، تعداد بسیاری شبکه،دهها هزار شبکه محلی ودهها میلیون کاربر به آن متصل شدندو تعداد آن هر سال بیش دو برابرمی شود. به طوری که امروز بیش از دومیلیاردوچهارصدوپنجاه میلیارد کاربر اینترنت در جهان وجود دارد.
شبکه های متصل به اینترنت عبارت بودند از:اسپن(شبکه فیزیکی فضایی ناسا)-هیپنت(فیزیک هسته ای)-بیت نت(شبکه کامپیوتر های بزرگ)-ارن (شبکه مجامع علمی).
تکامل اینترنت و استفاده از آن رفته رفته افزایش یافت تا اینکه امروزه اینترنت به حدی گسترش یافته است که حتی مردم دورافتاده ترین نقاط هم حداقل با نام آن آشنایی دارندو یا کاربردهای آن را می دانند.برطبق برآوردهای روزانه میلیون ها نفر در سراسر دنیا از اینترنت استفاده می کنند و این تعداد دائما در حال افزایش است.(همان منبع).

مطلب مرتبط با این موضوع :  برج، چیلر، کندانسور، فارنهایت، بازدهی، اپروچ

15-1-2اینترانت
اینترات شبکه ای داخلی (با تملک سازمانی ویا خصوصی است که از پروتکل های مرتبط با اینترنت و به خصوص تکنولوژی وب برای سازماندهی شبکه استفاده می کند).
(برای مثال می توان از پروتکل های (TCP/IP/HTTP/WWW استفاده نمود.درحقیقت اینترانت مقیاس بسیار کوچکی از کل اینترنت ولی خصوصی است، برخلاف اینترنت که هیچ کس مالک آن نیست.
اینترانت شبکه رایانه ای، که از زبان مشترک ارتباطی شبکه جهانی اینترنت برای تبادل داده استفاده می کند و تمام خدمات اینترنت؛ ازجمله پست الکترونیک، تارجهان گستر، انتقال فایل((ftp گروه های خبری و تله کنفرانس را در شبکه های اختصاصی برای استفاده کنندگان مشخص آن شبکه ارائه می دهد، ولزوما به اینترنت متصل نیست.
این شبکه یک سازمان را به هم متصل می کندبرای مثال بانک ملی برای متصل کردن همه بانک های ملی در سراسر کشور از این تکنولوژی استفاده می کند.ورود به این شبکه برای عموم آزاد نیست زیرا امنیت آن به خطر می افتد. وتنها با پسورد تعیین شده خودشان می توانند وارد شوند و آن مقدار از اطلاعات که صلاح می دانند در شبکه اینترنت قرار می دهند تا عموم مردم از آنها استفاده کنند ولی اینترنت شبکه جهانی است و از هر کجا می توان با وارد کردن آدرس هر سایت یا ….واردشویدو اطلاعات در اختیار همه دنیا قرار می گیرند.هدف اصلی از نصب اینترانت ها تسهیل ارتباطات و به اشتراک گذاشتن منابع، اعم از سخت افزاری و نرم افزاری است.که به اشتراک گذاشتن منابع اطلاعاتی نقش عمده ای در این نظام دارد.(مهندس ملکیان،1386،ص 24-23).
16-1-2تلفن های داخلی
هرلینک 1E سرویس دیجیتالی است معادل سی خط تلفن آنالوگ (بامزیت تجهیزات کمتر وکیفیت برتر)که از بستر یک زوج سیم مسی و یا فیبرنوری منتقل می شود.
یک لینک 1E شامل32کانال است.که دو کانال جهت سیگنال لینک و همزمان و بقیه سی کانال جهت ارتباط استفاده می شود.این لینک ها جهت ارتباط مکالمات تلفنی برای سازمان ها و ارگان ها و شرکت ها با داخلی هایشان به صورت تخصیص یک سرشماره به داخلی های آن سازمان خواهد بود.
این سرشماره ها می توانند به صورت چهار رقمی دورشوال تعریف شوند.هر سرشماره با اختصاص چهاررقم اول شماره تلفن به شرکت مورد تقاضا تا هزار شماره داخلی را سرویس دهی می نماید.مثلاXXX8477 که می تواندتا هزار شماره را به این سرگروه تخصیص دهد.درواقع تلفن های داخلی در سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره) فقط در خود سازمان کاربرد دارند.وهرکدام

مطلب مرتبط با این موضوع :  رایانه، اطلاعاتی، مدیران، متخصصان، MIS، .، ، پایانه، متخصصین، گران، پایگاههای، بازیابی