گزارشات، مدیران، ، کارکنان، اطلاعاتی، اتوماسیون، صرافی، . ، ارتباطات، گزارشاتی، • ، سیستمها

کمک می کنند :
کاربران سیستم : هر کس اعم از کارکنان مدیران و یا دیگران خارج از سازمان ، که بخواهد ارتباط بر قرار کند .
اثر روی ارتباطات : ازطریق تلفن ، کنفرانسهای ویدئویی ، پست الکترونیکی ، فاکس ، دسترسی به اطلاعات مشترک ، جلسات غیر حضوری یا مجازی ، کنترل جریان کار ها .
اثر روی تصمیم گیری : ازطریق تلفن و کنفرانسهای راه دور ، برای تصمیم گیری پست الکترونیکی یا فاکس و امثال آنها برای دریافت اطلاعات پشتیبانی اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات جمعی و هماهنگ. (زرگر ، 1382)
کاربران سیستم : آنهایی که اطلاعات اجرای فرآیند ها را وارد می کنند ، مدیران ، سرپرستان و هر کس که به اطلاعات اجرای فرآیند ها نیاز دارد .

سیستم کارکنان دانشی ( KWS )
مدیران و کارکنان را مجموعاً کارکنان دانشی ( Knowledge Workers ) گویند عنصر اصلی در فعالیت آنها دانش است . منشی ها و کارکنان دفتری ، گروه مذکور را پشتیبانی می کنند در این نوشتار برای این گروه عبارت کارکنان دانشی را به کار می بریم .
بر اساس تفکر نوین برای کار دانشی در امور اداری مدرن ، نقش مهم و ویژه ای در نظر گرفته شده است وظایف اصلی کارکنان دانشی بر خلاف کار فیزیکی عبارتست از تشخیص یک مساله ی یک فرصت احتمالی ، تصمیم گیری ، نظارت و زمان بندی برنامه ها ، کارکنان دانشی (عمومی یا فنی) کسانی هستند که در گیر تجزیه و تحلیل موقعیتها ، ارزیابی روشهای مختلف انجام کار ، تصمیم گیری یا پیشنهاد روش ، با استفاده از اطلاعات می باشند .
برای آنکه این جنبه خلاقانه حل مساله با فعالیتهای جاری محیط کار ترکیب نشود ، کارکنان دانشی باید دارای یک سیستم پشتیبانی باشند که قابلیتهای زیر را دارا باشد :
1- وظیفه مدیریت اطلاعات را انجام دهد که توانایی جمع آوری ، ذخیره سازی ، و بازیابی اطلاعات سریع و مناسب را داشته باشد ( سیستم اطلاعات مدیریت یا سیستم مدیریت پایگاه داده ها)
2- وظیفه انجام محاسبات و ارائه راه حلهای مختلف را داشته باشد ( سیستم پشتیبانی تصمیم گیری)
3- امکانات مخابراتی برای انتقال حاصل کار به محل مناسب در زمان مناسب را داشته باشد . ( مانند سیستم پست الکترونیکی یا Email ) ( صرافی زاده ، سیستم های اطلاعات مدیریت ، ص 257 : 1380)
عیناً تکرار شده در ماخذ : ( صرافی زاده ، فناوری اطلاعات در سازمان IT مفاهیم و کاربرد ها ، ص 70-69 : 1383)
سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد ( اجرایی) ( ESS )
سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد ، سیستمهایی هستند که نیاز های اطلاعاتی مدیران ارشد یا اجرایی را تامین می کنند . این سیستمها بالاترین سطح را از نظر ترکیب داده ها دارا می باشند و معمولاً شامل گزارشات به اشکال استاندارد بوده و حاوی نمودار نیز می باشند . سیستم های پشتیبان مدیران ارشد از جدید ترین سیستمهای اطلاعاتی می باشند و تا امروز نسبت به 5 نوع سیستم دیگر کمترین مقبولیت را داشته اند . یک دلیل این امر آن است که غالب مدیران اجرایی قبل از آن که استفاده از سیستمهای کامپیوتری گسترش یابد ، کار خود را شروع کرده اند و لذا سیستمهای اطلاعاتی را در دانشگاه مطالعه نکرده اند ، در نتیجه تمایلی برای استفاده از آنها ندارند ، در حقیقت هنوز بسیاری از آنها استفاده از ماشین تحریر معمولی را ترجیح می دهند . در عین حال بسیاری از مدیران اجرایی همکاران فوق العاده مجربی دارند که می توانند گزارشاتی تهیه کنند که نیاز های اطلاعاتی آنها برطرف کنند .
اما در شرایط نوین سازمانها ، متخصصین حرفه ای با داشتن تجربه کامپیوتری به پستهای ارشد جرایی می رسند . این متخصصین به احتمال زیاد نه تنها از سیستمهای رایانه ای پشتیبانی می کنند بلکه از آنها متقابلاً انتظار پشتیبانی نیز دارند ( صرافی زاده ، ص 258 : 1380 ) عیناً تکرار در ماخذ صرافی زاده ، ص 70 : 1383)
سیستم پشتیبانی عملیاتی (ESS ) از منظری دیگر
برای کاربرد و استفاده مناسب از این سیستم ، مدیران عالی ( سطوح بالای سازمان ) باید بینش و بصیرتی کافی در کلیه عملیات بخشهای مختلف سازمان را داشته باشند به عبارتی مدیری که در رأس سازمان قرار دارد ، برای استفاده از این سیستم ، باید حداقل آگاهی اولیه در حسابداری ، مهندسی و .. را داشته باشد تا بتواند به نحو احسن از این سیستم بهره گیرد . ضمناً این سیستم ایجاب می کند که مدیران آشنایی اولیه و ضمنی درباره رقبا شرایط اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی و سیاسی اثر گذار بر محیط سازمان و اثر پذیر از آن را داشته باشند ( طلقانی ، ص 267 : 1382)
2 – 19 سیستم گزارشات مدیریت
سیستم گزارشات مدیریت یک منبع اطلاعات گسترده در سطح سازمان است که توسط مدیران در کلیه سطوح و در تمام زمینه های فعالیتی مورد استفاده قرار می گیرد .
سیستمهای گزارشات مدیریت ، گزارشات لازم را از سیستمهای پردازشی تعاملات به صورت ترکیبی تهیه و در اختیار مدیران جهت تصمیم گیری قرار می دهند ( صرافی زاده ، ص 57 : 1383)
سیستم گزارشات مدیریت در تقسیم بندی سیستمهای اطلاعاتی به دلیل گزارشاتی که جهت پشپتیبانی از تصمیمات مدیران ارائه می دهد ، اهمیت دارد این سیستم گزارشات مختلفی را در اختیار مدیران قرار می دهد . اگر چه گزارشات این سیستمها در بتدای سالهای دهه 70 به صورت ساخت یافته بود ، ولی امروزه با پیشرفت دانش برنامه نویسی و طراحی نرم افزار های تولید گزارشات ، کاربران قادرند تا انوع گزارشات را طراحی و از سیستم دریافت کنند . انواع گزارشات این سیستم را می توان به گروههای زیر تقسیم کرد :
گزارشات برنامه ای
گزارشاتی که ساختار آنها از قبل از سوی طرح سیستم و با توجه به نیاز در سیستم قرار داده شده است . این گزارشات غالباً گزارشاتی شناخته شده در حیطه های تصمیم گیری هستند ، مانند گزارش سود و زیان ، گزارش کارنامه دانشجو و تراز مالی.
گزارشات در خواستی
با توجه به ماهیت کار مدیران و تغییرات شرایط تصمیم گیری، مدیران به گزارشاتی نیاز دارند که پاسخ گوی موقعیت خاص تصمیم آنها باشد . امروزه مدیران می توانند انواع گزارشات را در سیستم طراحی و آن را دریافت کنند . به محض طراحی یک گزارش می توان آن را برای بهره برداری آتی در ساختار گزارشات ذخیره کرد .

گزارشات استثنایی ( خاص)
گزارشاتی هستند که ساختار آن از قبل طراحی شده و در سیستم قرار داده شده است ولی دریافت آن مستلزم بروز شرایط خاص می باشد مثلاً در مدیریت مالی مایلم که میزان نقدینگی از میزان خاصی کاهش نیاید . لذا سطح مورد نظر به عنوان یک شرط در سیستم تعریف می شود و در شرایط عادی یک نقدینگی بالای سطح مذکور است این گزارش اطلاعاتی را در درون خود ندارد ولی به محض رسیدن به سطح مورد نیاز سیستم گزارش را ارائه می دهد . این گزارش می تواند پیامهای خاصی را به دنبال داشته باشد مانند عدم امکان صدور چک و یا پرداخت در سیستم . این گزارشات را می توان طوری تنظیم کرد که به صورت اتوماتیک به محض بروز شرایط به صورت پیام به کاربر ارسال شود . ماهیت این گزارشات هشدار دهنده است .
گزارشات تفصیلی
از طریق این گزارشات می توان ریز اقلامی را که منجر به تهیه گزارش شده است دریافت کرد . مدیران معمولاً برای کنترل اقلام اطلاعاتی گزارشات دریافتی نیاز به ریز اقلام دارند . این نیاز را می توان با گزارشات تفصیلی که به صورت سطح بندی تهیه می شود تامین کرد . مثلاً در گزارش فروش ماهیانه مبلغ فروش کل درج می شود . مدیر مایل است مبلغ فروش را بر اساس منطقه جغرافیایی ، نمایندگی ، فروشنده و یا محصول دریافت کند . گزارشات تفصیلی می توانند این نیاز های اطلاعاتی را پاسخگو باشند .

گزارشات شخص
انواع گزارشات سیستم را می توان بر اساس یک شاخص مرتب کرد . مثلاً بر اساس نام خانوادگی و یا بر اساس ارزش از بالا به پایین .
ویژگیهای سیستم گزارشات مدیریت را می توان به شرح زیر خلاصه کرد
این سیستم از نظر داده کاملاً وابسته به سیستمهای پردازشی تعاملی سازمان هستند .
گزارشات سیستم تامین اطلاعات ( تلفیقی ) جهت تصمیم گیری مدیران است ( صرافی زاده ، ص 58-59: 1383)
2 – 20 نقش فناوری اطلاعات در سازمان
تاثیر اتوماسیون در مرحله اول جایگزین کردن سرمایه به جای نیروی کار انسانی است .. تاثیر نظام اطلاعات پیشرفته این است که کارمندان و مدیران را در تصمیم گیری موثر تر یاری می دهد . اثر تغییر زمانی حاصل می شود که موسسه تصمیم می گیرد تا فرآیند خود را مهندسی مجدد کند تا به کارکرد بالاتری دست یابد ( صرافی زاده ، ص 30 : 83)
فناوری اطلاعات می تواند علاوه بر رشد در آمد ها و کاهش هزینه ها مزایای متعددی برای سازمان به همراه داشته باشد:
• توانایی کسب اطلاعاتی که در گذشته مکان پذیر نبوده است .
• کسب اطلاعات به هنگام و به موقع
• بهبود عملیات سازمان
• توانایی انجام محاسباتی که قبلاً میسر نبوده است .
• بهبود در کیفیت و دقت در کار ها
• بهبود تصمیم گیری
• ارتباطات و هماهنگی بیشتر در سطح موسسه
• بهبود خدمات مشتریان
• ایجاد پیوند میان مشتریان و تدارک کنندگان کالا
• کاهش زمان فرآیند کار
• پشتیبانی از استرتژیهای سازمان
• بهبود رقابت
• بهبود و طراحی مجدد فرآیند های کار
• سازماندهی و طراحی مجدد سازمان از طریق متغیر های فناوری اطلاعات ( صرافی زده ، ص 35 : 1383)
2 – 21 ابعاد و جنبه های گوناگون فناوری اطلاعات
در عصر نوین سازمانها در ابعاد و جنبه های مختلف به طور چشمگیر بر اطلاعات تاکید دارند . اطلاعات قدرت است و هر کسی از آن برخوردار شود ، صاحب قدرت است . شرایط متغیر محیطی نیاز به اطلاعات را بیش از پیش نشان می دهد و این امر ضرورت جمع آوری ، ثبت ، پردازش و نیز توزیع اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان دو چندان می سازد . اطلاعات مفهومی نسبی است و ویژگیهای خاصی را به خود اختصاص می دهد . این ویژگیها بسته به سطح سازمانی متفاوت می باشند . جدول ویژگیهای اطلاعات و سطوح سازمان ( صرافی زاده ، 83 )
2 – 22 طبقه بندی سیستمهای ا طلاعاتی بر اساس نوع حمایتها
سیستم های پردازش تعامل
از پردازش سطوح عملیاتی که ماهیتی تکراری و حجم عظیمی از داده را در بر می گیرد . حمایت می کنند.
سیستم های گزارشات مدیریت
از فعالیتهای بخشی و نیز مدیران سطوح امنیت ازطریق ارائه اطلاعات و گزارشات تلفیقی حمایت می کند .
سیستم کارکنان دانش
این سیستمها جهت حمایت از کارکنان دانش و حرفه ا ی طراحی می شوند .
سیستمهای پشتیبانی تصمیم گیری
فرآیند تصمیمات مدیران و از طریق تحلیل مسائل پشتیبانی می کنند .
سیستمهای اتوماسیون اداری
از طریق بکار گیری تکنولوژی اطلاعات مور دفتر را پشتیبانی می کند .
سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد (اجرایی)
به منظور پشتیبانی کامل از فرآیند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می شود .
سیستمهای خبره
به منظور پشتیبانی کامل از فرآیند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می شود .

سیستمهای پشتیبانی تصمیمات گروهی
این سیستمها به منظور پشتیبانی از افرادی که در تصمیم گیریهای گروهی مشارکت دارند ، طراحی می شوند ( صرافی زاده ، 83)
2 – 23 اتوماسیون اداری
یافتن تعریفی مشخص سیستم های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه تعریف آنها منحصربه تعیین دیدگاههای کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است . در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم .
اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی بوده که به بر قراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود .کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد و ارتباطات اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی (1998)، RAYMOND ) سیستم های اطلاعات اداری (OIS=PFFICE INFORMATION (SYSTEM ) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند . سیستم های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت ( MIS ) است که ابزار هایی را برای ارتباطات و هماهنگی ما بین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می کند. ( 1992 ، ZWASS ))

2 – 24 مزایا و معایب اتوماسیون اداری
مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها ، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط ، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد .
به طور کلی ، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می شود .
مزایای مستقیم
افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از :
الف ) کنترل بهتر بر کار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار ؛
ب)تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد ، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود ؛
ج) فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛
د)