مکاتبات، اطلاعاتی، فنآوری، پرونده، ارتباطات، اسناد، پاراف، نامه. امکان، مراودات، اتوماسیون، مدیران، پردازش،

خارجی مختلف شده ، امکان طراحی استراتژی مناسب برای نفوذ بر آن عوامل را افزایش می دهد. (رضائیان ،1385،ص 55).
5-1-2 سیستم های اطلاعات مدیریت
داده های سیستم تی-پی-اس را برای نظارت برعملکرد سازمان در اختیار مدیران قرار می دهند. سیستم اطلاعات مدیریت، سیستمی برای تبدیل داده به اطلاعات از منابع داخلی و خارجی و برقراری ارتباط بین اطلاعات در یک شکل مناسب برای مدیران در همه سطوح و در همه وظایف برای قادر ساختن آنها با اخذ تصمیمات به موقع و اثربخش برای برنامه ریزی، هدایت و کنترل فعالیت هایی که آنها مسول هستند.
سیستم اطلاعات مدیریت ترکیبی از تصمیم گیری و اجرای عملیات پردازش داده های حاصل از تبادلات، سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری پشتیبانی را برعهده دارد و یکی از منابع با ارزش سازمان محسوب می شوند. سیستم اطلاعات مدیریت به طور ساده سیستمی متشکل است مجموعه افراد، دستورالعمل ها، داده ها، سخت افزارها و نرم افزارکه به جمع آوری، ثبت ،پردازش ارتباط داده ها برای پردازش های تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیری های مدیریتی می پردازد.این تعریف به چند مورد اشاره دارد:
سیستم اطلاعات می تواند دستی یا رایانه ای باشد.
هدف از سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از عملیات تصمیم است.
محور اساسی سیستم های اطلاعاتی افراد، مدیریت، اطلاعات سیستم های سازمان است.(صرافی زاده،1383،ص45).

6-1-2فناوری اطلاعات
فناوری اطلاعات رامی توان به عنوان “فناوری محاسباتی و ارتباطات راه دور که امکانات خودکار استفاده از اطلاعات را فراهم می کنند “تعریف کرد.(هیکز ،1998،17)
فناوری اطلاعات در قالب امکاناتی که به سازمان ارائه می کند؛ تعریف شده است ازقبیل: کامپیوتر، کاربردهای نرم افزاری و ارتباطات دور برد در جهت انتقال داده، ازاطلاعات و دانش به افراد و فرآیندها.
مدت زمان طولانی، مهندسین صنعتی، فناوری اطلاعات، را به عنوان ابزار تحلیلی و مدلسازی مورد استفاده قرار می دادند. کاربردهای رایج فناوری اطلاعات در تولید شامل برنامه ریزی محصول و کنترل، مدلسازی فرآیندها، سیستم های اطلاعاتی عمده مدیریت و امور پشتیبانی است.(عطاران،2003،ص440).
اصطلاح فناوری اطلاعات برای توصیف فناوریهایی به کار می رود که ما درضبط، پردازش، بازیابی و انتقال اطلاعات از طریق فکس، میکروگرافها و سایر ابزارهای ارتباط از راه دور، همچنین فناوری های قدیمی که بایگانی اسناد، ماشین های محاسباتی، مکانیکی، چاپ و حکاکی را در بر می گیرد.(توربان ،1996، ص15) .
با وجود این تعاریف متعدد، گاه فنآوری اطلاعات و ارتباطات مدنظر است وگاه نیز میان این دو تفاوت قائل می شوند.اما به طور کلی می توان این تعاریف را به دو دسته تقسیم نمود:
تعریف فنی: در این دیدگاه منظور ازIT همان زیرساخت ها و فناوری های سخت افزاری ،ارتباطی و نرم افزارهای تولیدو پردازش داده ها می باشد.
تعرف با دید سیستم های اطلاعاتی: در این تعریف فناوری اطلاعات عبارت است ((مجموعه منابع فنی و سخت افزاری و نرم افزاری، ارتباطی و اطلاعاتی، انسانی، مدیریتی، سیستمی که برای تولید، پردازش، توزیع و به کارگیری اطلاعات استفاده می شود))(چکلندوهالول ،1998 ،ص 89).در ادامه هر جا صحبت از فنآوری اطلاعات شد،تعریف دوم مد نظرما خواهدبود.
7-1-2کاربردهای فنآوری اطلاعات در سازمان
فناوری اطلاعات در سازمان ها، کاربردهای متعددی دارند.امروزه بسیاری از فعالیت های سازمانی با استفاده از فنآوری های اطلاعات صورت می گیرد.این امر موجب افزایش سرعت انجام فعالیت ها و بالا رفتن دقت و سطح اطمینان در آنها می شود.گسترش بکارگیری فنآوریهای اطلاعاتی در انجام امور به حدی است که در صورت عدم وجود فنآوری های اطلاعاتی انجام بسیاری از آنها اگر غیرممکن نباشد،با دشواری روبرو بوده و سطح کارآئی به طور بارزی کاهش می یابد.کاربردهای فنآوری اطلاعات به نظر اکثرصاحبنظران به سه گونه عمده”کاربردعملیاتی”، “کاربرداطلاعاتی”، “کاربرد استراتژیک”تقسیم می شوند، که هر سازمانی با توجه خود، ترکیبی از آنها را به کار می گیرد. (بارلینگیم ،1961 ،ص121).

جدول1-1-2کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان(همان منبع،ص21)

کاربرد
عملیاتی
کنترل موجودی-نگهداری و تعمیرات-حسابداری مالی-خرید-کنترل تجهیزات-کنترل حسابها-کارگزینی-متن نگاری-کنترل پروژه-سایرموارد

کاربرد
اطلاعاتی برنامه ریزی-آموزش-تحقیقات بازاریابی-تحقیق و توسعه-تحقیق در عملیات-تشکیلات و روش ها-روابط عمومی-حمل ونقل-پیش بینی فروش-مدارک پرسنلی-دفترداری-تحلیل ریسک-سایرموارد

8-1-2 مشکلات دبیرخانه سنتی
مشکلاتی که در یک سیستم دستی و گردش کاغذی سازمان می توان به آن اشاره کرد، به شرح ذیل است:
1- نگهداری و انجام دستی نیازمند نیروی انسانی زیادی است و کنترل دقت و سرعت و نظارت بر نیروی انسانی زیادمستلزم سیستمی دیگرو نیروی انسانی دیگر است.
2- مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه جایی نامه ها بین واحدهای مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذی ربط و برعکس، تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناسان، حروف چینی انجام اصلاحات توسط مدیران در هر مرحله ودر نهایت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلی زمان بر ومستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت های مختلف و در نتیجه به کار گیری نیروی انسانی زیاد برای حفظ کار آیی آن است.
3- امکان مفقود شدن عمدی و سهوی اسناد، نامه ها و پرونده ها وجود دارد، به ویژه در زمان جابه جایی های سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یک واحد یا سازمان از مکانی به مکان دیگر.
4- استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی و جوی.
5- احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیرمترقبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و….
6- اختصاص فضای زیادی برای نگهداری لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده ها.
7- طولانی شدن فرایند جستجوی نامه در خیل عظیم از بایگانی ها (وقت و نیروی انسانی).
8- هزینه زیاد خرید کاغذ، انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آنها .
9- هزینه نیروی انسانی برای نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود.
10- امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری و احتمال اندک کشف آنها (این امر موجب تحمیل هزینه زیادی به نظام اداری کشور شده است تا در مواردضروری با انجام اقدام های تکمیلی نسبت به اصالت نامه اطمینان حاصل شود).
11- عدم امکان برنامه ریزی بر مبنای حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود آمار قابل اتکا.
12- عدم امکان گزارش گیری از فعالیت های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل صحت آمار و گزارش های واحد های مختلف در مورد انجام فعالیت ها.(علینقی پور حجت،صمدی اسماعیل ،1389،ص7-6).

9-1-2 مزایای استفاده از سیستم مکانیزه
سیستم مکانیزه راهکار مناسبی جهت نظام بخشیدن و اعمال سیاست های سازمان می باشد. با پیاده سازی این سیستم می توان در زمان دسترسی، کنترل و نظارت بر مکاتبات اداری و مدیریت کارها و جلسات، تحول بسیارمفیدی ایجاد نمود.
به کارگیری چنین سیستمی علاوه برغلبه بر مشکلات سیستم های غیر مکانیزه، باعث بهره وری بیشتر نیروی انسانی، استفاده بهینه از امکانات، تعاملات بیشتر، گردش کارسریعتر و شفاف تر وساماندهی مکاتبات و مراودات اداری می شود. برخی رئوس مزایای استفاده از این سیستم اتومایسیون اداری مناسب ذیلاً ذکر شده است:
صرفه جویی زمان در انجام چرخه ها وتعاملات اداری و دریافتی سریع پاسخ ها و ارجاعات.
دسترسی به کلیه اطلاعات، کارتابل ها، قرارها و جلسات بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل کار.
حذف قسمت عمده ای از هزینه های ملزومات اداری (بایگانی، کپی، پست، کاغذ، و…..)
صرفه جویی در فضای بایگانی و امکان نگهداری کلیه اسناد و مدارک بدون محدودیت زمانی.
ذخیره متمرکز الکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر.
استفاده از پرسنل کمتر برای بایگانی و دسترسی راحتر به اطلاعات موردنظر.
تسهیل ارتباطات سازمانی و اعمال راحتر نظارت وسیاست های سازمان.
افزایش و تسهیل تعاملات و مراودات اداری و افزایش تعداد عناوین مطرح شده در مراودات اداری.
9-دسترسی آسان به اطلاعات در سطوح مختلف سازمان.
10-ارتقاء پشتیبانی کارکنان و استفاده بهتر از منابع کارشناسی به واسطه تعاملات بیشتر.
11-دسترسی سریع به اطلاعات در زمان و مکان مورد نیاز به واسطه ارتباط ON LINE.
12-دسترسی به ارتباطات در زمینه مورد نیاز به صورت همزمان توسط افراد مختلف.
13-ایجادموقعیتی برای بهینه سازی ساختار اداری و تحول در امور دبیرخانه ای سازمان.
14-فرهنگ سازی در راستای بهینه از ابزار ITدر سازمان.
15-مدیریت بر گردش کار مکتوبات و مستندات.
16- به اشتراک گذاری ساده و قانونمند اطلاعات و تسهیل در دسترسی برای کاربران مجاز. (علینقی پور، حجت وصمدی، اسماعیل، 1389، ص8).
10-1-2 مشکلات پیش روی سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری
اگرواقع بینانه به مقوله اتوماسیون اداری بنگریم این سیستم علی رغم محسنات بسیاردارای مشکلات خاص خوددر راستای پیاده سازی می باشد.بر اثر تحولی که در سیستم اداری هر سازمان ایجادمی شود،معمولا مواردی بروز می نمایدکه ذیلا به رئوس کلی آن اشاره می گردد :
1-ناآشنایی محیط های نرم افزاری برای برخی از کاربران و راحتی و ملموس بودن استفاده از کاغذ به صورت سنتی.
2-نیاز به درجه هایی از آگاهی فنی در میان کاربران سیستم.
3-زیادشدن تعاملات درون سازمانی و نیاز به فرهنگ سازی مناسب و ارتقاء سطح آگاهی کارکنان.
4-پیچیده تر شدن مشکلات به علت استفاده از ابزار مدرن تر.
5-نیاز به بستر سخت افزاری و شبکه مناسب و کارآ ونیاز به پشتیبانی به موقع و مداوم.
6-نیاز به صرف هزینه (سخت افزار ، نرم افزار و پشتیبانی بی وقفه)
7-افزایش توقعات پرسنل در اثر ارتقاء فن آوری و نیاز به تغییر استانداردها(همان منبع،ص9).
11-1-2قابلیت های ویژه سیستم اتوماسیون اداری
امکان مکاتبات الکترونیک و قابلیت ارجاع اتوماتیک بین کاربران سیستم
امکان تعریف پرسنل و اشخاص و نیز ثبت عکس پرسنل و امضاء برای آنها.
ایجادچارت سازمانی و امکان معرفی پست هاسازمانی وزیر سیستم های آنها.
تعیین محدوده دسترسی برای هر یک از کاربران بنا به سیاست سازمان.
ثبت پیش نویس نامه.
امکان پیگیری کلیه مکاتبات اداری و نامه های ارجاع شده و اطلاق از این که نامه مشاهده، اقدام و انجام شده است یا خیر.
امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های انجام شده روی آن نامه.
ارجاع نامه به همراه پاراف متنی و استفاده از قلم نوری در نامه های وارده.
ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع.
نمایش گردش نامه ومشخص نمودن آخرین وضعیت نامه.
ارسال نامه به همراه فایل های پیوست با هر نوع فرمت وهرمقدارحجم.
امکان ایجادکارتابل برای هر یک از اعضاء.
تعریف کاربران مختلف به همراه سطح دسترسی مخصوص برای آنها.
امکان ذخیره سازی نامه در پرونده های مربوطه.
آلارم متنی وصوتی برای کلیه نامه ها و پیام های جدید.
تعریف رده بندب امنیتی نامه مانندعادی،محرمانه،سری و….
امکان ارسال و دریافت پیام در سطح سازمانی و الصاق پیوست های چند رسانه ای.
سررسید برای هر کاربر و امکان یادآوری یادداشت ها.
امکان جستجوی پیشرفته بر اساس هر یک از فیلدهای اطلاعاتی.
معرفی جانشین برای هر یک از پست های سازمانی.
ایجاد دعوت به جلسه در سطح بخشی از سازمان و نیز صورت جلسات به صورت نامه.
تابلو اعلانات برای کل پرسنل.
دفتر تلفن شخصی یادداشت برای هر کاربر.
امکان ایجاد فضای ورود نامه،صادره و داخلی.
امکان تعریف عبارات پرکاربرد برای درج کلمات تکراری در پاراف و اقدام بر روی نامه.
امکان تعیین رونوشت برای نامه.
اضافه کردن نامه های مرتبط به نامه برای نامه های عطف ،پیرو، بازگشت و…
تایپ نامه توسط ویرایشگروMS WORD2003 و2007و2010.
امکان رویت مشخصات نامه با جابه جایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه.
امکان تعریف گروه های سازمانی.
امکان پاراف نامه.
میزکار برای هر کاربر.
اضافه کردن برنامه های پرکاربرد ویندوز داخل سیستم.
انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت های مختلف از قبیل انتخاب داخل چارت سازمانی، انتخاب از لیست افراد سازمان، کسانی که اخیراً برای آنها نامه ارسال کردیم ویاگروه های کاربری تعریف شده.
امکان تعریف الگوی های مختلف نامه برای هر یک از انواع نامه (داخلی، عمومی، صادره و وارده)متناسب با نیاز هر سازمان.
امکان تعریف سربرگ هر شرکت در سیستم برای گردش نامه ها بر روی سربرگ شرکت به همراه لوگوی شرکت.
امکان تعریف کلیه فرم های درون سازمانی با امکان گردش گیری در نهایت بایگانی در پرونده مربوطه.
تعریف الکترونیکی فرم های ارجاع کار، فرم درخواست مرخصی، فرم صورت جلسه، اضافه کار و کلیه فرم های دیگری که در هر سازمان وجود دارد.
امکان تعریف فرمول شماره اندیکاتور به صورت دلخواه برای هر نوع نامه و یا بخش های مختلف سازمان.
امکان تعریف شماره اندیکاتور برای هر واحدبه صورت مجزا.
بایگانی الکترونیکی(طبقه بندی نامه و مراسلات ارجاع شده به قسمت بایگانی در پرونده).
ثبت تصویر (اسکن نامه)
چرخش نامه بین واحدهای مختلف سازمانی جهت بررسی.
امکان استفاده از قلم نوری به منظور هامش در نامه های وارده.
تعریف ساختار سازمانی و پست ها، گروه بندی پرونده های عمومی و