مدیران، رایانه، اطلاعاتی، موسسه، درونداد، ارتباطات، برونداد، اتوماسیون، ، کامپیوتر، . ، کتابخانه

.، ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند . این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریز پردازنده ها تبدیل شد . و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد . و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 90-85 در صد افزایش یافت . در حالی که کارایی دفتری تنها 4 در صد افزایش داشت ، پس بایستی سیستم هایی به وجود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند .
موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند . چیز هایی دیگری فرا گرفتند مشخص شد مانع عمده مدیران هستند . مدیران به عنوان یک گروه در مورد کامپیوتر اطلاعی نداشتند . آنان از کار های خود آگاه بودند و می دانستند که چگونه مسائل را حل کنند . لکن به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تامل نکرده بود . در نتیجه برای مدیران بیان اینکه دقیقاً از سیستمهای اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود . زیرا که دانسته های آنان از مدیریت کم بود . آنان نمی دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند . در طی زمان مدیران درباره کامپیوتر و در مورد فرآیند های مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از کامپیوتر مستحکم شد .
سیر تکامل فناوری اداری
سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری ، فناوری رایانه و فناوری ازتباطات است . در دوره اول کار فرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آوردند که جدا از مسئله کارخانه ی و در معنای عام محیط تولید ، کلیه امور اداری ، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد ، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضا سازی برای محیطهای اداری بود . ( دهه 20 به بعد ) در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی بود و در نهایت واحد های ستادی از لحاظ مکانی از واحد های اجرایی جدا گردیدند . تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان ، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری ، حقوق و دستمزد و مالی بود ، فراهم گردد .

دوره دوم ؛ یعنی فناوری رایانه
در این دوره با ورود رایانه های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند ، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ی کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد .
دوره سوم ؛ یعنی فناوری ارتباطات
با گسترش روز افزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از این سیستم ها در یکدیگر در حقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند . نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعاتی تجاری از اهمیت بسزایی بر خوردار است . از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می بریم ، این است که سازمانها و شرکتها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا کیفیت پی برده اند و در بازار های پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعاتی به معنای از دور خارج شدن سازمان است . به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است . تعریف اتوماسیون اداری : بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد ، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند .
اما از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربرد ها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت . وجود یک سیستم یکپارچه اداری ، مناسب که حجم عظیم اطلاعات ، مکاتبات ، مراسلات را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم های اداری ، سیستم های اطلاعاتی اداری ، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است . ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود .
نقش استراتژیک اطلاعات
اکثریت رهبران سازمانها اطمینان یافته اند که مدیریت اطلاعات ، مهمترین عامل موثر در عملکرد سازمانی و برتری رقابتی است . اکنون بیش از پیش روشن شده است که اهمیت محوری اطلاعات از آنجاست که کنترل آن به دست مدیران اطلاعات سپرده شود . تصمیم گیری درباره شبکه های اطلاعات و سایر کاربرد های انفجار تکنولوژی ، امروزه در حوزه مسئولیت مدیریت عالی سازمان است . اما اگر مدیر عالی سازمان باید این تصمیمات را اتخاذ کند . پس نقش اطلاعات چه خواهد بود ؟ کارکنان اطلاعات در آینده مسئولیتهای کلیدی متعددی را بر عهده خواهند داشت . این قسمت محل گرد آوری تخصصهای فنی است . به عنوان رابط در کاربرد ها ی فزآینده علمی و تکنولوژیکی عمل می کند . رهبری لازم را در توسعه کاربرد های مربوط به منظور ارائه خدمت به مدیریت عالی سازمان فراهم می آورد و سیستمهای حمایتی لازم را برای عملی کردن تصمیمات عمده سازمانی به گونه ای مستمر حمایت می کند ( بک هارد و پریتچارد ، 87).
کیفیت اطلاعات و کارایی فرآیند آن ، در صحیح ، مرتبط ، به موقع و مطلوب بودن آن جلوه گر می شود . سرعت عمل مدیر در تصمیم گیری و درستی تصمیم او بستگی تام به کم و کیف اطلاعاتی دارد که در دسترس او قرار می گیرد . همچنین باز خورد اطلاعاتی و تصمیم ؛ امکان اصلاح تصمیمات و غنی سازی آنها را برای مدیران فراهم می سازد ( طالقانی ، ص 2 : 1382)
2 – 5 سیستمها
سیستم ، گروهی از عناصر می باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند . مثلا ً در یک مرکز اطلاعاتی ، منابع انسانی ، رایانه ای و اطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می باشد با هم ترکیب می شوند . در هر سیستمی پنج عنصر درونداد . برونداد ، تبدیل ، مکانیسم کنترل و در نهایت اهداف وجود دارند . بطوری که حرکت سیستم بطوری است که درونداد به برونداد ، تبدیل می شود . در این میان مکانیسم کنترل ، فرآیند تبدیل را برای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم زیر نظر قرار می دهد . مکانیسم کنترل توسط حلقه باز خود به جریان منابع متصل می شود . بطوری که حلقه باز خورد اطلاعات را از برونداد سیستم کسب می کند و آن را برای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار می دهد . مکانیسم کنترل ، علائم باز خورد را با اهداف تطبیق داده و منجر به علائمی به عنصر درونداد می شود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش را تغییر دهد .
وقتی سیستم ما یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه می باشد درونداد ها ، کتابها ، مجلات ، منابع الکترونیک و … می باشند و فرایند خدمتی فنی ، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان مواد قبل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر و کار آمدتر به مراجعان و کاربران می باشد . تبدیل می کند مکانیسم کنترل در اینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مرکز خدمات فنی و مجموعه سازی و خدمات عمومی را به عهده دارد و حلقه باز خورد در اینجا ارتباطات و روابطی است که شخص رئیس را با قسمتهای مختلف کتابخانه مذکور مرتبط می کند . هر سیستمی می تواند عملیات خود را کنترل کند . یک سیستم بدون مکانیسم کنترل ، حلقه باز خورد و عناصر اهداف یک سیستم حلقه باز نامیده می شود . یک سیستم با سه عنصر کنترل ( اهداف ، مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد ) یک سیستم حلقه بسته نامیده می شود ( مک لوید ص 13-12 : 1387)
همانطور که می دانیم حلقه ای که باز باشد ، حلقه نیست . حال سیستم ها را از جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دو دسته تقسیم می کنند : سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته و سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است . البته قابل ذکر است که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد . یک زیر سیستم بطور ساده ، سیستمی درون سیستم دیگر می باشد . مثلاً در یک اتومبیل یک سیستم کلی وجود دارد بنام اتومبیل و چندین سیستم فرعی و شاید درون آن سیستم های فرعی ، سیستم های فرعی تری وجود داشته باشند . مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد . وقتی که یک سیستمی ، جزء سیستم بزرگتر می باشد ، سیستم بزرگتر سوپر سیستم یا فوق سیستم نامیده می شود . برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است ، اما در عین حال قسمتی از یک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت می باشد که آن هم خود یک زیر سیستم دولت ملی می باشد . یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می باشد . این شرکت منابع فیزیکی تشکیل یافته است . یک سیستم اداراکی ، سیستمی است که از منابع ادراکی ( فکری ) چون اطلاعات و داده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می کند . یک سیستم اداراکی عموماً یک تصویر ذهنی در ذهن مدیر می باشد مانند تصویر یا خطوطی که بر روی یک برگه کاغذ یا در شکل الکترونیکی ذخیره شده در رایانه ( همان ، ص 24 – 23 )
2 – 6 روش سیستم ها و دیدگاه سیستمی
بطور کلی هر موسسه ی برای تداوم جریان کاری خود نیاز به یک دید سیستمی دارد دید سیستمی که همه بخش های درونداد و برونداد و فرآیند تبدیل را از طریق مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد ، زیر نظر داشته و یک نوع یکپارچگی در تصمیم گیری ، که لازمه موفقیت یک موسسه می باشد ، بوجود می آورد که اثرات هر تصمیم را در دیگر بخش های به ظاهر غیر مرتبط هم در نظر داشته باشد . افراد ماهر در حل مسائل کسانی هستند که محیط خود را شناخته و سیستم های موثر جمع آوری اطلاعات را بوجود آورند آنان لزوم معیار های عملکرد و شبکه های ارتباطی خوب را با کارمندان خود تشخیص داده اند . تمام اینها اجزاء پذیرش یک تفکر سیستمی است . اصطلاح مفهوم سیستمی برای نشان دادن این دیدگاه استفاده می شود . حل کنندگان مسائل بازرگانی جزو اولین کسانی نبودند که به بررسی فرآیند حل مساله پرداختند. این افتخار به دانشمندان علوم فیزیکی چون فیزیک دانان و شیمی دانان و دانشمند علوم رفتاری چون روانشناسان و جامعه شناسان باز می گردد . این دانشمندان حل نمودن مساله را به عنوان ابزاری جهت انجام آزمایشات کنترل شده مطالعه کردند ( منبع قبلی ، ص 200).
مدیران برای مسائل مربوطه به موسسات نیازمند نوع نگرش و دیدگاه سیستمی می باشند که به روش سیستمی مشهور است در این روش اولین اقدام مدیر در شکل گرفتن موسسه به عنوان یک سیستم می باشد در مرحله دوم باید از انجا که هر سیستمی با محیط خود ارتباط درد . محیط موسسه درک شود . در مرحله سوم سیستمهای فرعی و زیر سیستمهای موسسه باید شناسای شوند بعد از این مراحل به فاز تجزیه و تحلیل مساله می رسیم یعنی در مراحل قبلی شناخت کلی و داده های مورد نیاز به دست آمد و هر حال باید آنها را پردازش کرد . اولین مرحله از این فاز گذر از سیستم به سطح زیر سیستم می باشد. دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می باشد و حال به سومین فاز یعنی فاز طراحی و ترکیب می رسیم . اولین مرحله این فاز شناسائی راه حل های گوناگون ، دومین مرحله ارزیابی راه حل های شناخته شده ، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل درمرحله بعدی اجرای راه حل و آخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می باشد که همان کنترل در روش سیستمی می باشد . متخصصان مدیریت اغلب معتقدند که اگر یک مدیرسازمان خود را به عنوان یک سیستم در نظر گیرد ، مکانیسم حل مساله آنها آسانتر و کار آمد تر خوهد بود ( همان منبع ، ص 11)
باید متذکر شد که ایده مشاهده هر چیزی به عنوان یک سیستم ، منحصر به اقتصاد نیست . در واقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک سیستم ، منحصر به اقتصاد نیست در واقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله فهم بهتر هر پدیده ای بوجود آمده است . این ایده اولین بار در سال 1937 توسط اودویگ وان برتالانفی ( Ludwig von Bertallanffy ) یک زیست شناس آلمانی ارئه شد . او این روش جدید را که اشاره به فرمالیته کردن اصولی که در سیستم ها عموماً بکار می روند ، ماهیت عناصر شکل دهنده یا روابط یا نیرو های بین آنها ، تئوری عمومی سیستم ها، نامگذاری کرد . بعد ها در سال 1956 کنث بولدینق (Kenneth ) تئوری عمومی سیستم ها را به یک روش دیگر ارائه کرد . بولدینق دو رویکرد در توصیف تئوری عمومی سیستم ها در نظر گرفت ( همان منبع ، ص 152 )
حاصل نگرش سیستمی استفاده از مدلها برای توصیف پدیده ها می باشد . یک مدل چکیده چیزی است که یک موجود ( entity ) نامیده می شود . چهار نوع مدل وجود دارند . فیزیکی ، داستان وار ، گرافیکی و ریاضی ، همه این مدلها به کاربر اجازه فهم بهتر و ارتباط بر قرار کردن با « موجود » را می دهد ، که از این طریق ، دیگر عناصر هم درک می شوند . یک مدل عمومی سیستم های شرکت می تواند برای تحلیل هر نوع سازمانی بکار برود ، اما نمی توان انتظار داشت که یک مدل برای یک سازمان خاصی ساخته شود . ارزش واقعی

مطلب مرتبط با این موضوع :  پروپوزال، غربال، آلفای، کرونباخ، لیکرت، خبرگان