مدیران، رایانه، اطلاعاتی، . ، ، بصیرت، اتوماسیون، ارتباطات، اشتباهات، یابندگی، سنتی، تایپ

گیری است . تئوری کلاسیک برنامه ریزی شده کاربرد دارد .
تئوری رفتاری تصمیم گیری
تئوری رفتاری تصمیم گیری می گوید که انسان فقط بر حسب آنچه در موقعیت معینی درک می کند ، دست به اقدم می زند . علاوه بر این ، چنین ادراکی اغلب کامل نیستند . تصمیم گیرنده رفتاری به جای اینکه با دنیای کاملاً مطمئن مواجه باشد . با محدودیت اطلاعاتی روبه رو است و به نظر می رسد که در شرایط عدم اطمینان عمل می کند . مدیران در مورد مسائلی که اغلب مبهم هستند تصمیم می گیرند . آنها فقط قسمتی از آگاهی لازم برای راه حلها و نتایج را در اختیار دارند و نخستین راه حلی را انتخاب می کنند که به نظر می رسد راه حل رضایت بخشی است . هربرت سایمون1 این مدل را سبک قناعت ورزی2 می نامد . تفاوت اساسی بین توانایی مدیر برای تصمیم گیری رضایت بخش « سبک رفتاری » وجود محدودیتهای شناختی و تاثیرشان بر ادراکات است و محدودیتهای شناختی ، تواناییهای ما را در تعریف مسائل ، تعیین شقوق عمل و انتخاب راه حلی که نتایج ایده آل قابل پیش بینی داشته باشد ، تضعیف می کند. این محدودیتهای شناختی به قدری در دنیای روزمره مدیران مهمند که ارزش والای بصیرت و قضاوت را معلوم می کنند .
بصیرت ، قضاوت و پایبندی به عمل گذشته
عنصر کلیدی در تصمیمات برنامه ریزی نشده موفقیت آمیز در شرایط نا مطمئن، بصیرت است . بصیرت ، توانایی شناختن یا تشخیص دادن سریع امکانات در یک موقعیت مشخص است . بصیرت ، عنصر خود انگیختگی بی سابقه را به تصمیم گیری مدیریت اضافه می کند و در نتیجه ظرفیت بالقوه ی را برای خلاقیت و نو آوری بیشتر ، ارائه می دهد . بویژه در شرایط ریسکی و عدم اطمینان مدیران موفق ، احتمالاً تا حدود زیادی از بصیرت در تصمیم گیری استفاده می کنند . این یک راه بر خورد با موقعیتهایی است که در آن سابقه امر روشن نیست ، واقعیتها محدودند و زمان ، عامل اصلی تصمیم گیری است .
مدیران با وجود محدودیتهایی که دارند سعی می کنند به صورت قدم به قدم و به طور منظم برنامه ریزی کنند . مدیران زبر دست و دقیق همچنین به ویژگیهای شغلی که میتنز برگ و دیگران مورد بحث قرار داده اند واقفند و مهارتهای بصیرت خودشان را به اقتضای آنها به کار می برند مدیران کار آمد قادرند نگرشهای تحلیلی و بصیرتی را برای خلق راه حلهای تزه و جدید ترکیب کنند .
یابندگی قضاوتی
قضاوت یا به کار بردن توانایی ذهن ، در تمام جنبه های تصمیم گیری حائز اهمیت است یابندگی یا ساده کردن استراتژی ها یا قواعد سر انگشتی که در تصمیم گیری به کار می روند . می توانند کار مدیران را ساده تر سازند تا با شرایط عدم اطمینان و محدودیت اطلاعات بتوانند تصمیم گیری کنند . اما اینها ممکن است به اشتباهات سیستماتیک منجر شوند که بر کیفیت تصمیمات اثر می گذارند . تحقیقات نشان می دهد که مدیران و سایرین در معرض اشتباهات سیستماتیک و جهت گیری هایی قرار درند که در کیفیت تصمیم های اتخاذ شده می توانند موثر باشند .
هر تصمیم گیرنده ی باید از مسائل یابندگی قضاوتی ، شامل در دسترس بودن ، مشابهت و تکیه بر سابقه تعدیل آگاه باشد.
قاطعیت در تصمیم گیری
با توجه به مدیریت فرآیند تصمیم گیری ، می توان گفت که مدیر کار آمد کسی است که قادر به گزینش دقیق مسائل و مشکلاتی باشد که پذیرای تصمیم گیری مدیرتی هستند . قاطعیت در تصمیم گیری دو جنبه مهم دارد : نخست انتخاب مسائل و فرصتهایی که سزاوار رسیدگی و توجه مدیریتی باشند و دوم اتخاذ یک استراتزی برای بر خورد با مسائل.
استراتژی در گیر کردن دیگران در تصمیم گیری
یکی از اشتباهات مدیران جدید این است که می پندارند خودشان باید برای حل مساله تصمیم گیری کنند . مدیران عملاً تصمیم گیری را به یکی یا همه شیوه های ذیل انجام می دهند :
تصمیمات فردی ، تصمیمات مشورتی و تصمیمات گروهی
مدیران کار آمد می دانند که چه زمانی و چگونه از هر یک از این شیوه استفاده کنند . البته هدف اصلی همواره ، اتخاذ یک تصمیم عالی است یعنی تصمیمی که با کیفیت بالا و در زمانی مناسب صورت گیرد. و برای کسانی که به حمایتشان در اجرای تصمیم نیاز است قابل پذیرش و درک باشد. (شرمرهورن و دیگران ، ص 277-266-1380 )
مدیریت در قرن 21 جایگاه خاصی برای دو سیاست کلان قائل است :
الف – استراتژی رقابت ب- کاهش هزینه ها ، که خود یک سیاست رقابت صادراتی می باشد برای لحاظ کردن این دو استراتژی به کار بردن سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر فن آوریهای اطلاعات و ارتباطات ضروری می نماید .
مدیران امروز ، با انبوهی اطلاعات روبرو هستند . اطلاعاتی که به عنوان داده های سیستم بایستی پردازش گردیده و قابل فهم و تمیز و نگهداری و بازیابی گردد . از طرف دیگر سیستم های مدیریت و ابزار های کنترل در طول زمان تغییرات زیادی پیدا کرده اند این تغییرات را می توان در چهار زمینه کلی عنوان کرد :
کنترل سنتی 2- کنترل کاریزماتیک 3- کنترل بروکرتیک 4- کنترل اینفور ماتیک
در ساختار های سنتی فئودالی ، کنترل از طریق سنت ، ادراک و اعمال می شد . مقامات کنترلی به طور سنتی موروثی به نسلهای بعد منتقل می گردید و جامعه نیز این نوع ساختار کنترلی را چون سنت بود می پذیرفت و بدان گردن می نهاد . در وضعیت کاریزماتیک ، کنترل از طریق رابطه بین رهبر یپروان اعمال می گردید .در این حالت ، رهبران کاریزما ، شیوه عمل را انتخاب می کردند و پیروان نیز از آنها تبعیت می کردند زیرآنها را قبول داشتند . در بروکراسی ، کنترل در ساختار سازمانی تعبیه می شد . ساختاری که بر قانون و مقررات استوار بود و جنبه غیر شخصی داشت و تبعیت از آن الزامی بود .
در اینفوکرسی ، کنترل از طریق نرم افزار ها اعمال می شود . مجموعه دانشها و آگاهیهای تخصصی ، بسیار رشد کرده است و اینفوکراسی می تواند هر نوع اطلاعاتی را از طریق شبکه های الکترونیکی بدست آورد . از سیستم های خبره ، استفاده کند و به تمامی دانشهای تخصصی و حرفه ای مجهز شود (زاهدی ، ص 123 : 1380 ).
عملاً کار مدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روز آمد و اطلاعات مفید به مدیر شرکت یا موسسه برای برنامه ریزی های آینده و تصمیم گیری می باشد این مدیر برای گرد آوری داده ها و پردازش آنها نیازمند سیستم های اطلاعاتی و رایانه ای و حتی سیستم های خبره می باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی و سیستمی داشته و از امکانات سیستم های اطلاعاتی و فن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده ، داشتن سواد رایانه ای و سواد اطلاعاتی می باشد . ( کرافت و بویس ، ص 144 ، 138 : 1991 )
2 – 4 آغاز بکار گیری فناوری های اداری
در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیاز های اطلاعاتی مدیران نداشته از رایانه ها فقط جهت پردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد . در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 میلادی به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود . در حال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها ، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده های مقداری اطلاعات نیز تولید می کنند .
در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انوع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدید تری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده ؛
یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت . پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید ، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا دی . اس . اس به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری با توجه به پیشرفت های حاصله در تجهیزات رایانه ای ، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به کار گیری تجهیزات رایانه ای الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند .
اما در واقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود ، یعنی نور مغناطیسی / ماشین تایپ سلکتوری ( MT/ST ) را معرفی کرد شروع شد .، ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند . این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریز پردازنده ها تبدیل شد . و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد . و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 90-85 در صد افزایش یافت . در حالی که کارایی دفتری تنها 4 در صد افزایش داشت ، پس بایستی سیستم هایی به وجود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند .
موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند . چیز هایی دیگری فرا گرفتند مشخص شد مانع عمده مدیران هستند . مدیران به عنوان یک گروه در مورد کامپیوتر اطلاعی نداشتند . آنان از کار های خود آگاه بودند و می دانستند که چگونه مسائل را حل کنند . لکن به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تامل نکرده بود . در نتیجه برای مدیران بیان اینکه دقیقاً از سیستمهای اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود . زیرا که دانسته های آنان از مدیریت کم بود . آنان نمی دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند . در طی زمان مدیران درباره کامپیوتر و در مورد فرآیند های مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از کامپیوتر مستحکم شد .
سیر تکامل فناوری اداری
سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری ، فناوری رایانه و فناوری ازتباطات است . در دوره اول کار فرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آوردند که جدا از مسئله کارخانه ی و در معنای عام محیط تولید ، کلیه امور اداری ، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد ، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضا سازی برای محیطهای اداری بود . ( دهه 20 به بعد ) در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی بود و در نهایت واحد های ستادی از لحاظ مکانی از واحد های اجرایی جدا گردیدند . تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان ، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری ، حقوق و دستمزد و مالی بود ، فراهم گردد .

دوره دوم ؛ یعنی فناوری رایانه
در این دوره با ورود رایانه های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند ، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ی کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد .
دوره سوم ؛ یعنی فناوری ارتباطات
با گسترش روز افزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از این سیستم ها در یکدیگر در حقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند . نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعاتی تجاری از اهمیت بسزایی بر خوردار است . از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می بریم ، این است که سازمانها و شرکتها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا کیفیت پی برده اند و در بازار های پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعاتی به معنای از دور خارج شدن سازمان است . به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است . تعریف اتوماسیون اداری : بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد ، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند .
اما از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربرد ها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت . وجود یک سیستم یکپارچه اداری ، مناسب که حجم عظیم اطلاعات ، مکاتبات ، مراسلات را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم های اداری ، سیستم های اطلاعاتی اداری ، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است . ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود .
نقش استراتژیک اطلاعات
اکثریت رهبران سازمانها اطمینان یافته اند که مدیریت اطلاعات ، مهمترین عامل موثر در عملکرد سازمانی و برتری رقابتی است . اکنون بیش از پیش روشن شده است که اهمیت محوری اطلاعات از آنجاست که کنترل آن به دست مدیران اطلاعات سپرده شود . تصمیم گیری درباره شبکه های اطلاعات و سایر کاربرد های انفجار تکنولوژی ، امروزه در حوزه مسئولیت مدیریت عالی سازمان است . اما اگر مدیر عالی سازمان باید این تصمیمات را اتخاذ کند . پس نقش اطلاعات چه خواهد بود ؟ کارکنان اطلاعات در آینده مسئولیتهای کلیدی متعددی را بر عهده خواهند داشت . این قسمت محل گرد آوری تخصصهای فنی است . به عنوان رابط در کاربرد ها ی فزآینده علمی و تکنولوژیکی عمل می کند . رهبری لازم را در توسعه کاربرد های مربوط به منظور ارائه خدمت به مدیریت عالی سازمان فراهم می آورد و سیستمهای