مدیران، رایانه، اتوماسیون، کارکنان، MIS، اطلاعاتی، ترس، ارتباطات، . ، ، لوید، . سیستم

در اختیار شان قرار گیرد . یکی از نقشهای مهم مدیر MIS ، آگاهی و تفسیر از عوامل محیطی و بیرونی سازمان است . مدیران MIS بایستی از ارزشهای سیستمهای موجود مطلع گردند و اینکه سیستمهای دستی موجود چه اطلاعات و نقشی را بعهده درند . عملاًٌ مدیر MIS برای طراحی و کنترل شرکت به معاون خدمات اجرایی یا معاون ارشد گزارش می دهد در بسیاری از شرکتها ، شاخه معاونت MIS بوجود می آید که گزارش خود را مستقیماً به مدیریت عالی تسلیم می دارد ( مومنی ، ص 32 ، 26-)
به سبب مزایای MIS چون ارتباطات نزدیکتر ، کنترل دقیقتر و گرد آوری داده های مطمئن تر و پردازش سریعتر داده ها و تبدیل آنها به اطلاعات مدیران ، از سیستمهای اطلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی سازماندهی ، رهبری و ایجاد انگیزه ، گزارش دهی و کنترل استفاده کرده و این اعمال مدیریتی را با نهایت دقت و کار آیی ، در مدت زمان بسیار کمتری در سازمان انجام می دهد . حال برای انجام این کارها مدیریت باید واسطی به نام مدیر سیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه بهتر و خدمات برای مدیریت ، ضروری می باشد . موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند چیز های دیگری فرا گرفتند . در این دوره مشخص شد که مانع عمده در استفاده از سیستم های اطلاعات مدیریت ، مدیران هستند . مدیران به عنوان یک گروه در مورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان از کارهای خود آگاه و می دانستند چگونه مسائل را حل کنند : لکن به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل توجه نکرده بودند . در نتیجه برای مدیران بیان این که دقیقاً از سیستم اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود زیرا که دانسته های آنان از مدیریت کم بود ، آنها نمی دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند ، با طی زمان مدیران درباره رایانه و در مورد فرآیند های مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند و متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت را فرا گرفتند . سیستم های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر با نیاز های مدیران اصلاح و توسعه یافت . عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از رایانه مستحکم شد . سیستم اطلاعات مدیریت به دو طریق عمده در حل مساله کمک می کند : یک منبع اطلاعات در پهنه سازمان فراهم می نماید. و نیز به شناسائی و درک مساله کمک می کند . نور ساطع از سیستم اطلاعات مدیریت با این هدف است که برای مدیران علائم مساله بیان متحمل الوقوع بودن مسائل را اعلام دارد . ضعف عمده سیستم اطلاعات مدیریت آن ست که نمی تواند نیاز های خاص هر فرد را برطرف کند ، مساله را بر آورد سازد . اغلب او قات سیستم اطلاعات مدیریت اطلاعات دقیق مورد نیاز را فراهم نمی کند مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم در پاسخ به چنین نیازی بوجود آمد ( مک لوید ، ص 434 ، 415- 411 )
از آنجا که سیستم اطلاعات مدیریت بشر تحت تاثیر رایانه و اتوماسیون می باشد ، ممکن است نا خواسته بعضی تغییرات رفتاری در کارمندان بوجود آید که لزوم توجه به فاکتور انسانی را در موسسات می رساند . کارکنان شرکتهایی که برای اولین بار سیستم های پردازش داده ها را نصب کرده بود ، احساس ترس کردند . کارکنان از این می ترسیدند که رایانه ها باعث بیکاری آنها شود که عملاً رایانه ای شدن بکاهند ، به علت اینکه سیستم اطلاعات مدیریت آنها را مخفیانه کنترل کرده و به حریم شخصی آنها وارد شود ، می ترسیدند . ساده ترین راه ابراز ترس کارکنان از سیستم جدید اعلام این ترس به مدیر خواهد بود . البته باید این را در نظر داشت که اکثر کارکنان ترس خود را پنهان می کنند. در صورت اول مشکل اینجاست که بعضی مدیران هم ممکن است از سیستم جدید ، خود ترس داشته باشند در چنین مواقعی چنین مدیری نمی خواهد اطلاعات را با دیگران تقسیم کند . دلیل آنها این است که آنها اطلاعات را جمع کرده اند و باید توانایی استفاده از آن را داشته باشند . باید برنامه ای برای کاهش یا زدودن این ترس از طرف مدیران اندیشه شود .
مدیریت شرکت می تواند با اجرای تدابیر زیر از ترس کارکنان بکاهد :
1- استفاده از رایانه به عنوان یک وسیله ارتقای شغلی بادادن کار های تکراری خسته کننده به رایانه و دادن کار هایی که تواناییهای آنها را به چالش بر می انگیزد ؛
2- استفاده از ارتباطات رسمی برای حفظ آگاهی کارکنان از توجهات شرکت ؛
3- ساخت یک رابطه مطمئن بین کارکنان ، متخصصان اطلاعاتی و مدیریت ؛
4- اهداف شرکت را در راستای نیاز های کارکنان مشخص کنند ( مک لوید ، ص 349- 348)
در نهایت قابل توجه است که امروزه وطایف MIS از مدیران فراتر رفته و کلاً MIS با کاربرد رایانه در خدمات تارت و شرکتها در آمده است امروزه در دفتر هر شرکتی بخش MIS یا معاونت MIS را می توان مشاهده کرد .
2 – 18 مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی
اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسب تر است تا بین سازمان و محیط ، زیرا خیلی از کاربرد های اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل های ارتباطات نیاز دارد . البته باید مد نظر داشت که انوماسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی سازد . مدیران هنوز از تلفن ، جلسات حضوری و خواندن گزارشهای اداری استفاده می کنند اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است ، ولی هنوز مدیران به استفاده از گزارشهای غیر رسمی ادامه می دهند .
اتوماسیون اداری عمدتاً یک سیستم رسمی با رویه تعریف شده است که بایستی در ارتباطات با دیگر سیستم های رسمی مانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورد استفاده قرار گیرد . کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است . بنابراین ، احتمال استفاده مدیر از آن بیشتر است . یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش MISرا به منظور استفاده از بعضی از ابزار های پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارا باشد . ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی بر خوردار است .
از لحاظ حل مسئله و فضای حل مسئله نیز می توان کاربرد های انواع سیستم های اطلاعاتی را با هم مورد مقایسه قرار داد ، شکل شماره 2 نشان دهنده این تفاوت است . کاربرد های اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختار یافته که ارتباطات غیر رسمی فراوان است وفق می یابد . با وجود آنکه سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات حل مسئله را در اختیار قرار می دهد . تصمیم در مورد نحوه به کار گیری آن به مدیران محول می شود .
سیستم های اطلاعاتی مدیریت (MIS )
داده های سیستمهای تی – پی – اس را برای نظارت بر عملکرد سازمان در اختیار مدیران قرار می دهند . سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است برای تبدیل داده به اطلاعات از منابع داخلی و خارجی و بر قراری ارتباط بین اطلاعات در یک شکل مناسب برای مدیران در همه سطوح و در همه وظایف برای قادر ساختن آنها به اخذ تصمیمات به موقع و اثر بخش برای برنامه ریزی ، هدایت و کنترل فعالیتهایی که انها مسئول آنها هستند .
سیستم اطلاعات مدیریت ترکیبی است از تصمیم گیری و اجرای عملیات پردازش داده های حاصل از تبادلات ، سیستمهای اطلاعاتی پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری را بر عهده دارند و یکی از منابع با ارزش سازمان محسوب می شوند .
سیستم اطلاعات مدیریت به طور ساده سیستمی است متشکل از مجموعه افراد ، دستور العملها ، داده ها ، سخت افزار و نرم افزار که به جمع آوری ، ثبت پردازش و ارتباط داده ها برای پردازشهای تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیریهایی مدیریتی می پردازد . این تعریف به چند مورد اشاره داد .
1- سیستم اطلاعات می تواند دستی یا رایانه ای باشد .
2- هدف از سیستم های اطلاعات پشتیبانی از عملیات تصمیمات است .
3- محور اساسی سیستمهای اطلاعاتی افراد ، مدیریت ، اطلاعات و سیسستمهای سازمان است . ( صرافی زده ،ص 45 : 1383)
سیستم اطلاعات مدیریت (MIS )
تقسیم بندی سیستمهای اطلاعات مدیریت بر اساس ساختار :
سیستم های اطلاعات بخشی :
سازمانها از سیستمهای اطلاعات مختلفی در سطح واحد های عملکردی خود استفاده می کنند . برنامه های کاربردی غالباً به منظور انجام تعاملات خاصی طراحی می گردد . مثلاً سیستم پردازش حقوق و دستمزد و یا سیستم حسابهای پرداختی . مجموعه این سیستمها عملکرد های یک واحد خاص را پشتیبانی می کنند مانند سیستم اطلاعات حسابداری .
سیستم های اطلاعات سازمانی
مجموعه سیستمهای اطلاعات که جهت بخشهای مختلف طراحی گردیده است را می توان به صورت یکپارچه جهت پشتیبانی از سازمان مورد استفاده اطلاعات سیستمهای کاربردی را جهت برنامه ریزی ها و طراحی های سازمانی میسر می کند .
سیستم های میان سازمانی
استفاده از این سیستمها به منظور تبادل اطلاعات و انجام تعاملات میان چندین سازمان انجام می گیرد و چندین سازمان را به یکدیگر مرتبط می نمایند . این سیستمها می تواند جهت موسساتی که با یکدیگر اشتراک منابع دارند ، طراحی شوند ، معمولاً از شبکه های اکسترانت جهت این ارتباط استفاده می شود ( صرفی زاده ، 50: 83 )
سیستم پشتیبانی تصمیم ( DSS )
سیستم های اطلاعات مدیریت اشکالاتی دارد که سیستم های پشتیبانی تصمیم برای رفع آنها بوجود آمده است . سیستم اطلاعات مدیریت به منظور تدارک پشتیبانی شخصی برای هر مدیر نمی باشد . این ضعف سیستم اطلاعات مدیریت ، اقداماتی را باعث شد که منتهی به مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم گشت . سیستم پشتیبانی تصمیم به عنوان یک سیستم متکی بر رایانه به منظور استفاده توسط یک مدیر خاص یا گروهی از مدیران در هر سطح سازمانی بری اتخاذ تصمیم در فرآیند حل مساله نیمه ساختاری ، تعریف می شود . سیستم پشتیبانی خروجی به شکل گزارشات ادواری یا خاص ، یا نتایج مشابه سازیهای ریاضی را ایجاد می کند استیون . ال . آلر پس از مطاله پنجاه و شش موسسه ، شش نوع سیستم پشتیبانی تصمیم را شناسائی نمود . ساده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم از طریق ایجاد توانایی بازیابی عناصر داده از پایگاه اطلاعات به مدیر کمک می کند .پیچیده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم عملاً تصمیماتی را برای مدیر اتخاذ می نماید .

مطلب مرتبط با این موضوع :  اتوماسیون، کمیته، کارکنان، اینترنت، امداد، خمینی(ره)استان، *، تلفن، ارکان، رایانه، خمینی(ره)، اداری،

سیستم تصمیم در مقابل سیستم اطلاعات مدیریت
فرد را حمایت می کند 2- حمایت مستقیم ایجاد می کند 3- تمام مراحل حل مساله را حمایت می نماید . 4- مسائل نیمه ساختاری را حمایت می کند 5- بر پشتیبانی تصمیم تاکید دارد .
مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم ، شکستهای اولیه سیستم اطلاعات مدیریت را تجربه نکرد . به احتمال قوی دلیل اصلی آن ، دامنه محدود تر سیستم پشتیبانی تصمیم است بر خورد ملایم تر سیستم پشتیبانی تصمیم ، شانس موفقیت خود را حداکثر می کند ( مک لوید ، ص 444 – 422 )
سیستمهای پشتیبانی گیری ( DSS )
سیستم پشتیبانی تصمیم ابزار بهره وری در دست کارکنان فکری است تا آنها را در امر تصمیم گیری یاری رساند . پردازش معاملات به موضوعات عملیاتی روشن مربوط می باشد و لذا سیستم پشتیبانی تصمیم شامل کلیه اجزاء سیستم اطلاعاتی مدیریت بجز پردازش معاملات است . ( طالقانی ، 82)
سیستم پشتیبانی تصمیم گیری ، سیستمی است که به منظور پشتیبانی از تصمیم گیرندگان در سطوح مختلف سازمان با تاکید بر تصمیمات شبه ساختاری و غیر ساختاری طراحی و به کار گرفته می شود . این سیستم از طریق مدل سازی می تواند مسائل پیچیده را حل و راهکار را بر اساس منطق پیشنهاد کند . مثلاً ارائه بهترین ترکیب کالا یا قیمت در تولید و یا مشخص کردن نقاط توزیع در سیستم فروش سیستم پشتیبانی تصمیم گیری ، تصمیم نمی گیرد ( یعنی در مراحل تصمیم گیری ، مرحله انتخاب را انجام نمی دهد ) بلکه راه حل پیشنهاد می کند و این تصمیم گیرنده است که با توجه به نتایج تحلیل های انجام شده ، انتخاب راه حل می کند . اجزا این سیستم عبارتند از :پایگاه مدل – پایگاه داده – مدیریت پایگاه مدل – مدیریت پایگاه داده – برنامه رابط
ویژگیهای سیستم پشتیبانی تصمیم گیری عبارتند از:
نیاز به سخت فزار ، نرم افزار و نیروی انسانی ( طراح و کاربر ) دارد . نرم افزار شامل بخشهای مدل سازی و تجلیل داده هاست .
به منظور پشتیبانی از تصمیم گیری و تصمیمات شبه ساختاری و غیر ساختاری طراحی می شود . از مدیران و تصمیم گیرندگان کلیه سطوح سازمان پشتیبانی می کند . به منظور ارتقا ء اثر بخشی و کارایی فرآیند تصمیم گیری طراحی می شود . در فرآیند تصمیم گیری تا مرحله تحلیل را انجام می دهد ولی انتخاب به عهده کاربراست . از مدل سازی استفاده می کند . مدلها عمدتاً مدلهایی هستند که در پژوهش عملیاتی توسعه می یابند . تحلیها وابستگی زیادی به داده ها دارند .
بکار گیری سیستم پشتیبانی تصمیم گیری
بکار گیری سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یک فرآیند تعاملی است که می تواند به وسیله پنج مرحله زیر خلاصه شود :
1- بررسی و صورت بندی مساله به طوری که مساله بتواند بیشتر مطالعه شود .
2- تعیین پارامتر ها و متغیر های مرتبط تا به کاربر درکی از موقعیت بدهد .
3- صورت بندی مدل به وسیله پارامتر ها و متغیر های بهم مرتبط
4- آزمایش مدل برای تعیین ثبات راه حلها از طریق تهیه داده ها برای متغیر ها و پردازش و محاسبه برای تعیین نتایج
5- پالایش مساله ها ، مدل بندرت در ابتدا صحیح است و غالباً نیاز به برخی اصلاحات دارد .

مطلب مرتبط با این موضوع :  مکان‌یابی، منطقه‌ای، شهرک‌های، هدف‌ها، شهرک‌ها، می‌شود.