مدیران، . ، صرافی، کارکنان، رایانه، گزارشات، رقابتی، اطلاعاتی، سازمانهای، سازمانها، سیستمها، پردازشی

مدیر به دو شیوه بهره می رساند : اول برای مدیر امکان پذیر می سازد تا به فعالیت حل مساله که سابقاً غیر ممکن بود ، مبادرت نماید . نفع دوم افزایش سرعت آن است که مدیر را از سایر فعالیتها آزاد می سازد . رایانه مانند شخص مدیر دارای ایام خوب و یا بد نمی باشد . هنگامی که استدلال کردن در داخل رایانه ، برنامه نویسی می شود ، مدیر می داند که همان فرآیند حل برای هر مساله ای دنبال خواهد شد . با این مشخصات ، سیستم های خبره ، دو محدودیت عمده دارند : اول اینکه آنها ، علم متناقض را نمی تواند کنترل نمایند دوم اینکه سیستم های خبره ، نمی توانند مهارتهای غیر استدلالی را به عنوان مشخصه شخص حل کننده بکار ببرند .
چنانچه مدیریت را یک اقدم نظام یافته جهت تحقق اهداف سازمان بدانیم ، نقش فناوری اطلاعات در طراحی نظام و دستیابی به اهداف به خوبی قابل تبیین است . اطلاعات در سازمانهای ما کمتر به عنوان یک دارایی سازمانی تلقی می شود و کمتر به نقش استرتژیک آن در تصمیم گیریها و تحقق اهداف توجه می شود . مدیرانی که به این نقش اشرف ندارند ، سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات را نوعی هدر دادن منابع و یا هزینه از دست رفته می دانند و حتی اگر بر ساس فشارهای مختلف محیطی و سازمانی مجبور به بکار گیری آن شوند ، در خلوت آن را نوعی بازی و هزینه از دست رفته می دانند . (صرافی زاده ، ص 226)
سازمانهای نوین در محیط رقابتی پیچیده ای قرار دارند که ناشی از تغییرات محیطی ، سازمانی و فناوری است . این عوامل محیطی کاملاً رقابتی در کسب و کار بوجود آورده اند که مشتری در محور آن قرار دارد . تغییرات محیطی آن چنان سریع و غیر قابل پیش بینی است که کوچکترین غفلت مجبور به بکار گیری آن شوند ، در خلوت آن را نوعی بازی و هزینه از دست رفته می دانند . ( صرافی زاده ، ص 226)
سازمانهای نوین در محیط رقابتی پیچیده ای قرار دارند که ناشی از تغییرات محیطی ، سازمانی و فناوری است . این عوامل محیطی کاملاً رقابتی در کسب و کار بوجود آورده اند که مشتری در محور آن قرار دارد . تغییرات محیطی آن چنان سریع و غیر قابل پیش بینی است که کوچکترین غفلت از آنها می تواند سازمان را از یک برتری رقابتی محروم و سازمانهای دیگر را فرصتهای خاصی مواجه کند (همان منبع)
محیط سازمان به عوامل سیاسی ، اجتماعی ، اقتصادی ، حقوقی و فناوری تفسیم می شود که هر یک به شیوه ی خاص بر فعالیت های سازمان موثر است هر گونه تغییر در این عوامل می تواند فشار هایی را بر سازمان وارد کند . این فشار ها را می توان در سه گروه بازار ، اجتماعی و فناوری مورد بررسی قرار داد ( منبع قبلی ).
سازمانها و موسسات از فناوری اطلاعات به عنوان منبعی برای پردازش و دستیابی به اطلاعات بهره جسته اند و این فناوری سازمانها را در جمع آوری ، نگهداری ، باز یافت و به کارگیری اطلاعات در حل مسائل خود یاری کرده است . فناوری اطلاعات علاوه بر تبدیل داده ها به اطلاعات دانش ، برتریهای رقابتی بسیاری از برای سازمانها به ارمغان آورده است . از آن جمله :
فناوری اطلاعات نظام یافته است .
فناوری اطلاعات کاملاً نفوذ کننده و منتشر شونده است .
فناوری اطلاعات شیوه زندگی را ارتقاء می دهد .
فناوری اطلاعات ابزار های مورد استفاده بشر را ارتقاء داده و متحول می سازد .
فناوری اطلاعات تغییرات بی سابقه را میسر می سازد ( منبع قبلی).
فناوری اطلاعات به اشکال مختلف فناوری اطلاق می شود که به پردازش ، نگهداری و ارسال اطلاعات به شکل الکترونیکی می پردازد . تجهیزات فیزیکی برای این امر شامل رایانه ، تجهیزان ارتباطی شبکه ها و تجهیزات انتقال داده مانند فکس و یا حتی موبایل است ( 1996 و zwass )
مدیران از فناوری اطلاعات به منظور تسهیل و ظائف مدیریتی مانند طراحی سازمان ، تدوین استراتژیها و تصمیم گیریها استفاده می کنند .
بررسی ها بیانگر این است که سازمانها عمدتاً در چهار زمینه زیر از فناوری اطلاعات بهره می گیرند:
1- امور پردازشی اطلاعات
2- امور تصمیم گیری
3- اشتراک اطلاعات ازطریق محاسبات غیر متمرکزی
4- نو آوری
در امور پردازشی سازمان به جمع آوری ، تبدیل ، ایجاد ، نگهداری و ارسال اطلاعات می پردازد .
در امور تصمیم گیری سیستمها به تحلیل اطلاعات پردازش شده و حمایت از تصمیم گیرندگان سازمان می پردازند . این امر از طریق سیستمهای پشتیبانی تصمیم گیری و یا سیستمها خبره انجام می پذیرد .
محاسبات غیر متمرکزی محیطی است که در آن توان پردازش سازمان به بخشها و واحد های مختلف و افراد تقسیم گردیده و در آن از رایانه های کوچک رو میزی و کیفی استفاده می شود و ازطریق ارتباطات محیطی فراهم می شود که افراد می توانند از طریق دسترسی به پایگاه داده ها به داده های مشترک دسترسی یابند .
به کار گیری فناوری اطلاعات می تواند به خلق نو آوری در سازمان در ارائه کالا یا خدمات و یا حمایت از مشتریان و بهره مند ی از برتری رقابتی شود ( صرافی زاده ، ص 21 : 1383 )
امروزه یک مدیر موفق می تواند به نحوی مطلوب و شایسته از فناوری اطلاعات در ارتقای نقش مدیریتی خود استفاده کند و الگو های جدید مدیرتی ایجاد نماید . مدیرانی که تفکر دیجیتالی لازم را ندارند ، ضمن آموزشهای فشرده با فناوری اطلاعات و کاربرد های آن آشنا می گردند ( صرافی زاده ، ص 23 : 1383)
جدول تاثیر فناوری اطلاعات در ارتقاء نقش مدیران ( صرافی زاده ، ص 25 : 1383)
جدول نگرش مدیران به فناوری طلاعات ( صرافی زاده ، ص 26 : 1383)

توانمندی و ویژگیهای سیستمهای خبره و هوش مصنوعی ( AI & ESS ) از نظر راولی :
هوش مصنوعی مجموعه ای از فناوری هایست که سعی در شبیه سازی و ایجاد رفتار انسانی دارد . این مطالعات به طور جدی از دهه 80 میلادی شروع گردید و از فناوریهای رایانه در زمینه هایی که مستلزم دانش ، ادراک ، استدلال و شناخت بود ، استفاده کرد به منظور تحقق اهداف بالا رایانه بایستی بتوانند :
عقل سلیم را درک کنند .
حقایق و داده های کیفی را درک کرده و بکار گیرند .
به استثنائات بپردازند .روابط میان حقایق را درک کنند .
با انسان به تعامل بپردازند . ( تعامل طبیعی)
بتواند با شرایط بر اساس یاد گیریهای گذشته کنار آیند .
قادر باشند از تجربیات یاد بگیرند .
در سیستمهای رایانه ی گذشته ، داده ها دریافت ، ثبت ، بازیابی و نشان داده می شود ولی در سیستمهای خبره هدف تولید مجدد دانش و حقایق بود . در سیستمهای گذشته طراحان و برنامه نویسان سیستم را در جهت ارائه اطلاعات به موقع ، صحیح و متناسب با نیاز های کاربران تهیه می کرد .
سیستمهای خبره سیستمهای رایانه ای هستند که در بردارنده برخی از تجارب و دانش تخصصی یک متخصص می باشند . سیستمهای خبره بدین ترتیب از خبرگان تقلید کرده و به عنوان یک مشاور در یک حوزه یا حیطه دانش ویژه عمل می کنند ( راولی ، 1379 )
در بهترین شرایط این سیستم باید قادر باشد تا :
1- تصمیمات شبه ساختاری و غیر ساختاری اخذ کند .
2- شرایط را درک و بر سشهای آن پاسخ مقتضی ارائه کند .
3- یاد گیری داشته باشد .
4- از قدرت عقل سلیم بر خوردار باشد .
5- از قدرت نو آوری و ابتکار جهت ارائه راه حل ها بهره گیرد .
6- قدرت استدلال داشته باشد .
در شرایط خاص سیستمهای خبره از اکثر ویژگیهای یاد شده بی بهره اند و تنها در زمینه های محدود می توانند به تصمیم گیری بپردازند .
از اجزاء اصلی سیستمهای خبره می توان به پایگاه دانش اشاره کرد که مشابه ذهن انسان طراحی می شود این پایگاه مجموعه دانش و تجربیات سیستم خبره را در خود ذخیره می کند .
کاربرد سیستمهای خبره هم اکنون به طور گسترده ای در جامعه مشاهده می شود . از آن جمله می توان به سیستمهای تغییرات اتوماتیک ، سیستم هدایت هوشمند ، حساب های هوشمند بانکی و ترافیک هوشمند اشاره کرد .
سیستمهای اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی ( ECS )
برای انجام کارهای گروهی و ارتباط با یکدیگر از طریق تبادل و انتشار اطلاعات در فرمهای مختلف به پرسنل کمک می کنند :
کاربران سیستم : هر کس اعم از کارکنان مدیران و یا دیگران خارج از سازمان ، که بخواهد ارتباط بر قرار کند .
اثر روی ارتباطات : ازطریق تلفن ، کنفرانسهای ویدئویی ، پست الکترونیکی ، فاکس ، دسترسی به اطلاعات مشترک ، جلسات غیر حضوری یا مجازی ، کنترل جریان کار ها .
اثر روی تصمیم گیری : ازطریق تلفن و کنفرانسهای راه دور ، برای تصمیم گیری پست الکترونیکی یا فاکس و امثال آنها برای دریافت اطلاعات پشتیبانی اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات جمعی و هماهنگ. (زرگر ، 1382)
کاربران سیستم : آنهایی که اطلاعات اجرای فرآیند ها را وارد می کنند ، مدیران ، سرپرستان و هر کس که به اطلاعات اجرای فرآیند ها نیاز دارد .

سیستم کارکنان دانشی ( KWS )
مدیران و کارکنان را مجموعاً کارکنان دانشی ( Knowledge Workers ) گویند عنصر اصلی در فعالیت آنها دانش است . منشی ها و کارکنان دفتری ، گروه مذکور را پشتیبانی می کنند در این نوشتار برای این گروه عبارت کارکنان دانشی را به کار می بریم .
بر اساس تفکر نوین برای کار دانشی در امور اداری مدرن ، نقش مهم و ویژه ای در نظر گرفته شده است وظایف اصلی کارکنان دانشی بر خلاف کار فیزیکی عبارتست از تشخیص یک مساله ی یک فرصت احتمالی ، تصمیم گیری ، نظارت و زمان بندی برنامه ها ، کارکنان دانشی (عمومی یا فنی) کسانی هستند که در گیر تجزیه و تحلیل موقعیتها ، ارزیابی روشهای مختلف انجام کار ، تصمیم گیری یا پیشنهاد روش ، با استفاده از اطلاعات می باشند .
برای آنکه این جنبه خلاقانه حل مساله با فعالیتهای جاری محیط کار ترکیب نشود ، کارکنان دانشی باید دارای یک سیستم پشتیبانی باشند که قابلیتهای زیر را دارا باشد :
1- وظیفه مدیریت اطلاعات را انجام دهد که توانایی جمع آوری ، ذخیره سازی ، و بازیابی اطلاعات سریع و مناسب را داشته باشد ( سیستم اطلاعات مدیریت یا سیستم مدیریت پایگاه داده ها)
2- وظیفه انجام محاسبات و ارائه راه حلهای مختلف را داشته باشد ( سیستم پشتیبانی تصمیم گیری)
3- امکانات مخابراتی برای انتقال حاصل کار به محل مناسب در زمان مناسب را داشته باشد . ( مانند سیستم پست الکترونیکی یا Email ) ( صرافی زاده ، سیستم های اطلاعات مدیریت ، ص 257 : 1380)
عیناً تکرار شده در ماخذ : ( صرافی زاده ، فناوری اطلاعات در سازمان IT مفاهیم و کاربرد ها ، ص 70-69 : 1383)
سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد ( اجرایی) ( ESS )
سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد ، سیستمهایی هستند که نیاز های اطلاعاتی مدیران ارشد یا اجرایی را تامین می کنند . این سیستمها بالاترین سطح را از نظر ترکیب داده ها دارا می باشند و معمولاً شامل گزارشات به اشکال استاندارد بوده و حاوی نمودار نیز می باشند . سیستم های پشتیبان مدیران ارشد از جدید ترین سیستمهای اطلاعاتی می باشند و تا امروز نسبت به 5 نوع سیستم دیگر کمترین مقبولیت را داشته اند . یک دلیل این امر آن است که غالب مدیران اجرایی قبل از آن که استفاده از سیستمهای کامپیوتری گسترش یابد ، کار خود را شروع کرده اند و لذا سیستمهای اطلاعاتی را در دانشگاه مطالعه نکرده اند ، در نتیجه تمایلی برای استفاده از آنها ندارند ، در حقیقت هنوز بسیاری از آنها استفاده از ماشین تحریر معمولی را ترجیح می دهند . در عین حال بسیاری از مدیران اجرایی همکاران فوق العاده مجربی دارند که می توانند گزارشاتی تهیه کنند که نیاز های اطلاعاتی آنها برطرف کنند .
اما در شرایط نوین سازمانها ، متخصصین حرفه ای با داشتن تجربه کامپیوتری به پستهای ارشد جرایی می رسند . این متخصصین به احتمال زیاد نه تنها از سیستمهای رایانه ای پشتیبانی می کنند بلکه از آنها متقابلاً انتظار پشتیبانی نیز دارند ( صرافی زاده ، ص 258 : 1380 ) عیناً تکرار در ماخذ صرافی زاده ، ص 70 : 1383)
سیستم پشتیبانی عملیاتی (ESS ) از منظری دیگر
برای کاربرد و استفاده مناسب از این سیستم ، مدیران عالی ( سطوح بالای سازمان ) باید بینش و بصیرتی کافی در کلیه عملیات بخشهای مختلف سازمان را داشته باشند به عبارتی مدیری که در رأس سازمان قرار دارد ، برای استفاده از این سیستم ، باید حداقل آگاهی اولیه در حسابداری ، مهندسی و .. را داشته باشد تا بتواند به نحو احسن از این سیستم بهره گیرد . ضمناً این سیستم ایجاب می کند که مدیران آشنایی اولیه و ضمنی درباره رقبا شرایط اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی و سیاسی اثر گذار بر محیط سازمان و اثر پذیر از آن را داشته باشند ( طلقانی ، ص 267 : 1382)
2 – 19 سیستم گزارشات مدیریت
سیستم گزارشات مدیریت یک منبع اطلاعات گسترده در سطح سازمان است که توسط مدیران در کلیه سطوح و در تمام زمینه های فعالیتی مورد استفاده قرار می گیرد .
سیستمهای گزارشات مدیریت ، گزارشات لازم را از سیستمهای پردازشی تعاملات به صورت ترکیبی تهیه و در اختیار مدیران جهت تصمیم گیری قرار می دهند ( صرافی زاده ، ص 57 : 1383)
سیستم گزارشات مدیریت در تقسیم بندی سیستمهای اطلاعاتی به دلیل گزارشاتی که جهت پشپتیبانی از تصمیمات مدیران ارائه می دهد ، اهمیت دارد این سیستم گزارشات مختلفی را در اختیار مدیران قرار می دهد . اگر چه گزارشات این سیستمها در بتدای سالهای دهه 70 به صورت ساخت یافته بود ، ولی امروزه با پیشرفت دانش برنامه نویسی و طراحی