مدیران، . ، اطلاعاتی، رایانه، بصیرت، ، ارتباطات، سازمانها، کلاسیک، سنتی، یابندگی، اشتباهات

و نگهداری بهینه اطلاعات ، بهبود ارتباطات درونی سازمانی .
داده : ( Data ) : داده در واقع از طریق مشاهدات ، تحقیقات و روشهای تحقیق ( مصاحبه ، پرسشنامه ، مشاهده ) و ضبط نتایج درباره وقایع و یا رفتار انسانی تحصیل می شوند .
اطلاعات ( Information ) : عبارتست از داده هایی که در بافتی با معنی و مفید جا گرفته و در اختیار دریافت کننده قرار داده می شود تا از آنها برای تصمیم گیری استفاده کند . اطلاعات متضمن انتقال و دریافت آگاهی و دانش است .
آگاهی: که بینشی است که مدیران با بهره گیری از اطلاعات ، نسبت به موضوعات مورد نظر پیدا می کنند و به کمک آن می توانند درباره آن موضوع تصمیم بگیرند . در واقع آگاهی است که موجب اتخاذ تصمیم می شود ، نه داده یا اطلاعات ( طالقانی ، ص 283،1382 (
دولت الکترونیکی : دراصطلاح به استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات در جهت ارائه اطلاعات و خدمات به شهروندان ، بخش های اقتصادی ، کارمندان دولت .و سایر قسمت های دولتی اطلاق می شود . همچنین با استفاده از ( درگاه ) پورتال دولت الکترونیکی ( سایت مرجع دولت که ارتباط با سایت سیار سازمانها و نهاد های دولتی را بر قرار می سازد ) مردم می توانند به کلیه اطلاعات و خدمات دولتی ، روی اینترنت – بدون توجه به محدودیت های فیزیکی و زمانی – دسترسی پیدا کنند .
کار آمدی ( اثر بخشی ) : اثر بخشی سازمان عبارت است . از درجه ی میزانی که سازمان به هدف های مورد نظر خود نایل می آید ( دفت ، ص 103 : 1380 (
تصمیم گیری ( Decision Making ) : اعتقاد بر این است که جوهره مدیریت اتخاذ یک تصمیم مناسب است و معمولاً مدیریت با تصمیم گیری مترادف می گردد . در یک تعریف مناسب ، تصمیم گیری یعنی : انتخاب یک راه حل از میان راه حلهای عملی مختلف برای حل مسایل و استفاده از فرصتها . ( طالقانی ، ص 285 ، 1382 (
استراتژی ( Sterategy ) : عبارت است از برنامه ربزی ایجاد رابطه متقابل با عوامل محیطی که معمولاً ضد و نقیض هستند ، جهت تامین هدف های سازمان . هدف مشخص می کند که سازمان به کجا می خواهد برود و استراتژی تعیین کننده شیوه رسیدن به آنجاست .
تکنولوژی ( Technology ) : تکنولوژی به اطلاعات ، تجهیزات ، فنون و فرآیند های لازم برای تبدیل نهاده ها به ستاده ها اطلاق می شود یعنی تکنولوژی به اینکه چگونه نهاده ها به ستاده ها تبدیل می شوند ، اشاره می کند ( رابینز ، ص 151)

فصل دوم
ادبیات ، مبانی نظری
و پیشینه تحقیق

2 – 1 مقدمه:
موسس فقه جعفری ، حضرت امام صادق ( ع ) می فرمایند : اگر امروزتان مانند دیروز است مغبون هستید و اگر بد تر از دیروز باشد ملعون هستید .
خطر کردن و به کار های بزرگ دست زدن ، کسب پیروزیهای شکوهمند و حتی چشیدن طعم تلخ شکست ، از هم قطار شدن با آدمهای میان مایه که نه طعم پیروزی رامی چشند و نه تلخی شکست را بهتر است زیرا این آدمها به قدری دست به عصا راه می روند که نه شکست را می شناسد و نه پیروزی را ( ئتودور روزولت) (کالینز و پوراس ، ص 131 : 1380).
شکل مهمی از سرمایه اجتماعی توان دستیابی به اطلاعات است که با روابط اجتماعی پیوند ذاتی و لازم و ملزوم دارد . اهمیت اطلاعات از این نظر است که مبنایی برای عمل فراهم می آورد . ما اخذ اطلاعات هزینه بر است . در یک مقیاس «حداقلی » دستیابی به اطلاعات مستلزم دقت است که بسیار کمیاب است ( پاتنام و دیگران ، ص 61 : 1384).
ابزار دوران صنعتی به کمک ماهیچه آمدند وابزار دوران فراصنعتی مغز ها را یاری می رسانند آن دسته از سازمانها که ابزار دوران فرا صنعتی دیجیتالی را به خوبی در سازمانهای خود بکار گرفته اند از سرمایه های هوش خود حداکثر بهره را می گیرند و همینان پیشتازان و رهبران بازار در سالهای آینده اند ( گیتس ، ص 1 : 1382 )

مطلب مرتبط با این موضوع :  باگاس، نقاله، الیاف، پیت، مغزگیری، گردد.

2 – 2 تصمیم گیری در سازمانها
اگر چه ارتباطات کار آمد و موثر در هر سازمانی حیاتی هستند ، اما کلید موفقیت ، عمل است و عمل باید با تصمیم گیری هدایت شود تصمیم گیری عبارت است از فرآیند انتخاب یک عمل در ارتباط با یک مساله یا فرصت . تصمیم گیری منظم پنج مرحله اساسی دارد که با شناخت مساله یا فرصت آغاز می شود . این مراحل پنج گانه به طور خلاصه عبارتند از :
1- تشخیص و تبیین مساله یا فرصت .
2- معلوم کردن و تجزیه
3- انتخاب اقدام یا راه حل مطلوب
4- اجری راه حل انتخاب شده .
5- ارزیابی نتایج و پی گیری تا حد لازم .
تصمیم گیری در سازمانها در شرایط گوناگون و وضعیتهای مختلفی صورت می گیرد که فرآیند آن را چالش انگیز می کند .
شرایط تصمیم مدیران
تصمیمات مشکل گشایی در سازمانها نوعاً تحت سه شرایط مختلف اتخاذ می شوند :
اطمینان ، ریسک و عدم اطمینان .

2 – 3 تئوری های تصمیم گیری
نظریه پردازان رفتار سازمانی دو تئوری برای تصمیم گیری در نظر گرفته اند : تئوری کلاسیک و تئوری رفتاری .
تئوری کلاسیک تصمیم گیری
تئوری کلاسیک تصمیم گیری ، مدیر را به عنوان کسی می بیند که در دنیای کاملاً مطمئن عمل می کند . مدیر با مساله کاملاً تعریف شده و روشن مواجه است ، همه شقوق ممکن برای اقدام و نتایج هر یک را می داند و سپس راه حلی انتخاب می کند که بهترین نتیجه بهینه ی در حل مساله به دست می دهد واضح است که یان یک راه ایده آل برای تصمیم گیری است . تئوری کلاسیک برنامه ریزی شده کاربرد دارد .
تئوری رفتاری تصمیم گیری
تئوری رفتاری تصمیم گیری می گوید که انسان فقط بر حسب آنچه در موقعیت معینی درک می کند ، دست به اقدم می زند . علاوه بر این ، چنین ادراکی اغلب کامل نیستند . تصمیم گیرنده رفتاری به جای اینکه با دنیای کاملاً مطمئن مواجه باشد . با محدودیت اطلاعاتی روبه رو است و به نظر می رسد که در شرایط عدم اطمینان عمل می کند . مدیران در مورد مسائلی که اغلب مبهم هستند تصمیم می گیرند . آنها فقط قسمتی از آگاهی لازم برای راه حلها و نتایج را در اختیار دارند و نخستین راه حلی را انتخاب می کنند که به نظر می رسد راه حل رضایت بخشی است . هربرت سایمون1 این مدل را سبک قناعت ورزی2 می نامد . تفاوت اساسی بین توانایی مدیر برای تصمیم گیری رضایت بخش « سبک رفتاری » وجود محدودیتهای شناختی و تاثیرشان بر ادراکات است و محدودیتهای شناختی ، تواناییهای ما را در تعریف مسائل ، تعیین شقوق عمل و انتخاب راه حلی که نتایج ایده آل قابل پیش بینی داشته باشد ، تضعیف می کند. این محدودیتهای شناختی به قدری در دنیای روزمره مدیران مهمند که ارزش والای بصیرت و قضاوت را معلوم می کنند .
بصیرت ، قضاوت و پایبندی به عمل گذشته
عنصر کلیدی در تصمیمات برنامه ریزی نشده موفقیت آمیز در شرایط نا مطمئن، بصیرت است . بصیرت ، توانایی شناختن یا تشخیص دادن سریع امکانات در یک موقعیت مشخص است . بصیرت ، عنصر خود انگیختگی بی سابقه را به تصمیم گیری مدیریت اضافه می کند و در نتیجه ظرفیت بالقوه ی را برای خلاقیت و نو آوری بیشتر ، ارائه می دهد . بویژه در شرایط ریسکی و عدم اطمینان مدیران موفق ، احتمالاً تا حدود زیادی از بصیرت در تصمیم گیری استفاده می کنند . این یک راه بر خورد با موقعیتهایی است که در آن سابقه امر روشن نیست ، واقعیتها محدودند و زمان ، عامل اصلی تصمیم گیری است .
مدیران با وجود محدودیتهایی که دارند سعی می کنند به صورت قدم به قدم و به طور منظم برنامه ریزی کنند . مدیران زبر دست و دقیق همچنین به ویژگیهای شغلی که میتنز برگ و دیگران مورد بحث قرار داده اند واقفند و مهارتهای بصیرت خودشان را به اقتضای آنها به کار می برند مدیران کار آمد قادرند نگرشهای تحلیلی و بصیرتی را برای خلق راه حلهای تزه و جدید ترکیب کنند .
یابندگی قضاوتی
قضاوت یا به کار بردن توانایی ذهن ، در تمام جنبه های تصمیم گیری حائز اهمیت است یابندگی یا ساده کردن استراتژی ها یا قواعد سر انگشتی که در تصمیم گیری به کار می روند . می توانند کار مدیران را ساده تر سازند تا با شرایط عدم اطمینان و محدودیت اطلاعات بتوانند تصمیم گیری کنند . اما اینها ممکن است به اشتباهات سیستماتیک منجر شوند که بر کیفیت تصمیمات اثر می گذارند . تحقیقات نشان می دهد که مدیران و سایرین در معرض اشتباهات سیستماتیک و جهت گیری هایی قرار درند که در کیفیت تصمیم های اتخاذ شده می توانند موثر باشند .
هر تصمیم گیرنده ی باید از مسائل یابندگی قضاوتی ، شامل در دسترس بودن ، مشابهت و تکیه بر سابقه تعدیل آگاه باشد.
قاطعیت در تصمیم گیری
با توجه به مدیریت فرآیند تصمیم گیری ، می توان گفت که مدیر کار آمد کسی است که قادر به گزینش دقیق مسائل و مشکلاتی باشد که پذیرای تصمیم گیری مدیرتی هستند . قاطعیت در تصمیم گیری دو جنبه مهم دارد : نخست انتخاب مسائل و فرصتهایی که سزاوار رسیدگی و توجه مدیریتی باشند و دوم اتخاذ یک استراتزی برای بر خورد با مسائل.
استراتژی در گیر کردن دیگران در تصمیم گیری
یکی از اشتباهات مدیران جدید این است که می پندارند خودشان باید برای حل مساله تصمیم گیری کنند . مدیران عملاً تصمیم گیری را به یکی یا همه شیوه های ذیل انجام می دهند :
تصمیمات فردی ، تصمیمات مشورتی و تصمیمات گروهی
مدیران کار آمد می دانند که چه زمانی و چگونه از هر یک از این شیوه استفاده کنند . البته هدف اصلی همواره ، اتخاذ یک تصمیم عالی است یعنی تصمیمی که با کیفیت بالا و در زمانی مناسب صورت گیرد. و برای کسانی که به حمایتشان در اجرای تصمیم نیاز است قابل پذیرش و درک باشد. (شرمرهورن و دیگران ، ص 277-266-1380 )
مدیریت در قرن 21 جایگاه خاصی برای دو سیاست کلان قائل است :
الف – استراتژی رقابت ب- کاهش هزینه ها ، که خود یک سیاست رقابت صادراتی می باشد برای لحاظ کردن این دو استراتژی به کار بردن سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر فن آوریهای اطلاعات و ارتباطات ضروری می نماید .
مدیران امروز ، با انبوهی اطلاعات روبرو هستند . اطلاعاتی که به عنوان داده های سیستم بایستی پردازش گردیده و قابل فهم و تمیز و نگهداری و بازیابی گردد . از طرف دیگر سیستم های مدیریت و ابزار های کنترل در طول زمان تغییرات زیادی پیدا کرده اند این تغییرات را می توان در چهار زمینه کلی عنوان کرد :
کنترل سنتی 2- کنترل کاریزماتیک 3- کنترل بروکرتیک 4- کنترل اینفور ماتیک
در ساختار های سنتی فئودالی ، کنترل از طریق سنت ، ادراک و اعمال می شد . مقامات کنترلی به طور سنتی موروثی به نسلهای بعد منتقل می گردید و جامعه نیز این نوع ساختار کنترلی را چون سنت بود می پذیرفت و بدان گردن می نهاد . در وضعیت کاریزماتیک ، کنترل از طریق رابطه بین رهبر یپروان اعمال می گردید .در این حالت ، رهبران کاریزما ، شیوه عمل را انتخاب می کردند و پیروان نیز از آنها تبعیت می کردند زیرآنها را قبول داشتند . در بروکراسی ، کنترل در ساختار سازمانی تعبیه می شد . ساختاری که بر قانون و مقررات استوار بود و جنبه غیر شخصی داشت و تبعیت از آن الزامی بود .
در اینفوکرسی ، کنترل از طریق نرم افزار ها اعمال می شود . مجموعه دانشها و آگاهیهای تخصصی ، بسیار رشد کرده است و اینفوکراسی می تواند هر نوع اطلاعاتی را از طریق شبکه های الکترونیکی بدست آورد . از سیستم های خبره ، استفاده کند و به تمامی دانشهای تخصصی و حرفه ای مجهز شود (زاهدی ، ص 123 : 1380 ).
عملاً کار مدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روز آمد و اطلاعات مفید به مدیر شرکت یا موسسه برای برنامه ریزی های آینده و تصمیم گیری می باشد این مدیر برای گرد آوری داده ها و پردازش آنها نیازمند سیستم های اطلاعاتی و رایانه ای و حتی سیستم های خبره می باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی و سیستمی داشته و از امکانات سیستم های اطلاعاتی و فن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده ، داشتن سواد رایانه ای و سواد اطلاعاتی می باشد . ( کرافت و بویس ، ص 144 ، 138 : 1991 )
2 – 4 آغاز بکار گیری فناوری های اداری
در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیاز های اطلاعاتی مدیران نداشته از رایانه ها فقط جهت پردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد . در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 میلادی به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود . در حال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها ، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده های مقداری اطلاعات نیز تولید می کنند .
در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انوع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدید تری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده ؛
یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت . پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید ، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا دی . اس . اس به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری با توجه به پیشرفت های حاصله در تجهیزات رایانه ای ، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به کار گیری تجهیزات رایانه ای الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند .
اما در واقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود ، یعنی نور مغناطیسی / ماشین تایپ سلکتوری ( MT/ST ) را معرفی کرد شروع شد

مطلب مرتبط با این موضوع :