رایانه، موسسه، اطلاعاتی، مدیران، ارتباطات، برونداد، درونداد، پردازنده، ، کتابخانه، مدلها، بولدینق

است که درونداد به برونداد ، تبدیل می شود . در این میان مکانیسم کنترل ، فرآیند تبدیل را برای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم زیر نظر قرار می دهد . مکانیسم کنترل توسط حلقه باز خود به جریان منابع متصل می شود . بطوری که حلقه باز خورد اطلاعات را از برونداد سیستم کسب می کند و آن را برای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار می دهد . مکانیسم کنترل ، علائم باز خورد را با اهداف تطبیق داده و منجر به علائمی به عنصر درونداد می شود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش را تغییر دهد .
وقتی سیستم ما یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه می باشد درونداد ها ، کتابها ، مجلات ، منابع الکترونیک و … می باشند و فرایند خدمتی فنی ، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان مواد قبل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر و کار آمدتر به مراجعان و کاربران می باشد . تبدیل می کند مکانیسم کنترل در اینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مرکز خدمات فنی و مجموعه سازی و خدمات عمومی را به عهده دارد و حلقه باز خورد در اینجا ارتباطات و روابطی است که شخص رئیس را با قسمتهای مختلف کتابخانه مذکور مرتبط می کند . هر سیستمی می تواند عملیات خود را کنترل کند . یک سیستم بدون مکانیسم کنترل ، حلقه باز خورد و عناصر اهداف یک سیستم حلقه باز نامیده می شود . یک سیستم با سه عنصر کنترل ( اهداف ، مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد ) یک سیستم حلقه بسته نامیده می شود ( مک لوید ص 13-12 : 1387)
همانطور که می دانیم حلقه ای که باز باشد ، حلقه نیست . حال سیستم ها را از جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دو دسته تقسیم می کنند : سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته و سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است . البته قابل ذکر است که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد . یک زیر سیستم بطور ساده ، سیستمی درون سیستم دیگر می باشد . مثلاً در یک اتومبیل یک سیستم کلی وجود دارد بنام اتومبیل و چندین سیستم فرعی و شاید درون آن سیستم های فرعی ، سیستم های فرعی تری وجود داشته باشند . مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد . وقتی که یک سیستمی ، جزء سیستم بزرگتر می باشد ، سیستم بزرگتر سوپر سیستم یا فوق سیستم نامیده می شود . برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است ، اما در عین حال قسمتی از یک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت می باشد که آن هم خود یک زیر سیستم دولت ملی می باشد . یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می باشد . این شرکت منابع فیزیکی تشکیل یافته است . یک سیستم اداراکی ، سیستمی است که از منابع ادراکی ( فکری ) چون اطلاعات و داده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می کند . یک سیستم اداراکی عموماً یک تصویر ذهنی در ذهن مدیر می باشد مانند تصویر یا خطوطی که بر روی یک برگه کاغذ یا در شکل الکترونیکی ذخیره شده در رایانه ( همان ، ص 24 – 23 )
2 – 6 روش سیستم ها و دیدگاه سیستمی
بطور کلی هر موسسه ی برای تداوم جریان کاری خود نیاز به یک دید سیستمی دارد دید سیستمی که همه بخش های درونداد و برونداد و فرآیند تبدیل را از طریق مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد ، زیر نظر داشته و یک نوع یکپارچگی در تصمیم گیری ، که لازمه موفقیت یک موسسه می باشد ، بوجود می آورد که اثرات هر تصمیم را در دیگر بخش های به ظاهر غیر مرتبط هم در نظر داشته باشد . افراد ماهر در حل مسائل کسانی هستند که محیط خود را شناخته و سیستم های موثر جمع آوری اطلاعات را بوجود آورند آنان لزوم معیار های عملکرد و شبکه های ارتباطی خوب را با کارمندان خود تشخیص داده اند . تمام اینها اجزاء پذیرش یک تفکر سیستمی است . اصطلاح مفهوم سیستمی برای نشان دادن این دیدگاه استفاده می شود . حل کنندگان مسائل بازرگانی جزو اولین کسانی نبودند که به بررسی فرآیند حل مساله پرداختند. این افتخار به دانشمندان علوم فیزیکی چون فیزیک دانان و شیمی دانان و دانشمند علوم رفتاری چون روانشناسان و جامعه شناسان باز می گردد . این دانشمندان حل نمودن مساله را به عنوان ابزاری جهت انجام آزمایشات کنترل شده مطالعه کردند ( منبع قبلی ، ص 200).
مدیران برای مسائل مربوطه به موسسات نیازمند نوع نگرش و دیدگاه سیستمی می باشند که به روش سیستمی مشهور است در این روش اولین اقدام مدیر در شکل گرفتن موسسه به عنوان یک سیستم می باشد در مرحله دوم باید از انجا که هر سیستمی با محیط خود ارتباط درد . محیط موسسه درک شود . در مرحله سوم سیستمهای فرعی و زیر سیستمهای موسسه باید شناسای شوند بعد از این مراحل به فاز تجزیه و تحلیل مساله می رسیم یعنی در مراحل قبلی شناخت کلی و داده های مورد نیاز به دست آمد و هر حال باید آنها را پردازش کرد . اولین مرحله از این فاز گذر از سیستم به سطح زیر سیستم می باشد. دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می باشد و حال به سومین فاز یعنی فاز طراحی و ترکیب می رسیم . اولین مرحله این فاز شناسائی راه حل های گوناگون ، دومین مرحله ارزیابی راه حل های شناخته شده ، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل درمرحله بعدی اجرای راه حل و آخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می باشد که همان کنترل در روش سیستمی می باشد . متخصصان مدیریت اغلب معتقدند که اگر یک مدیرسازمان خود را به عنوان یک سیستم در نظر گیرد ، مکانیسم حل مساله آنها آسانتر و کار آمد تر خوهد بود ( همان منبع ، ص 11)
باید متذکر شد که ایده مشاهده هر چیزی به عنوان یک سیستم ، منحصر به اقتصاد نیست . در واقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک سیستم ، منحصر به اقتصاد نیست در واقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله فهم بهتر هر پدیده ای بوجود آمده است . این ایده اولین بار در سال 1937 توسط اودویگ وان برتالانفی ( Ludwig von Bertallanffy ) یک زیست شناس آلمانی ارئه شد . او این روش جدید را که اشاره به فرمالیته کردن اصولی که در سیستم ها عموماً بکار می روند ، ماهیت عناصر شکل دهنده یا روابط یا نیرو های بین آنها ، تئوری عمومی سیستم ها، نامگذاری کرد . بعد ها در سال 1956 کنث بولدینق (Kenneth ) تئوری عمومی سیستم ها را به یک روش دیگر ارائه کرد . بولدینق دو رویکرد در توصیف تئوری عمومی سیستم ها در نظر گرفت ( همان منبع ، ص 152 )
حاصل نگرش سیستمی استفاده از مدلها برای توصیف پدیده ها می باشد . یک مدل چکیده چیزی است که یک موجود ( entity ) نامیده می شود . چهار نوع مدل وجود دارند . فیزیکی ، داستان وار ، گرافیکی و ریاضی ، همه این مدلها به کاربر اجازه فهم بهتر و ارتباط بر قرار کردن با « موجود » را می دهد ، که از این طریق ، دیگر عناصر هم درک می شوند . یک مدل عمومی سیستم های شرکت می تواند برای تحلیل هر نوع سازمانی بکار برود ، اما نمی توان انتظار داشت که یک مدل برای یک سازمان خاصی ساخته شود . ارزش واقعی مدل عمومی سیستم ها ، وقتی که فرد تازه فارغ التحصیل شده و کارش را شروع کند . آشکار می شود . مدل به فرد برای تنظیم شراکتش کمک خواهد نمود . در آغاز ، هر چیزی تازه خواهد بود : چهره های جدید ، تسهیلات جدید ، واژگان ( ترمینولوژی ) جدید ، هیچ فرد را شگفت زده نخواهد کرد ، به این علت که مدل یک تصویر ذهنی از انچه مورد انتظار است را برای فرد ، فراهم خواهد کرد ( همان منبع ، ص 155- 154 ) باید به یاد داشته باشیم که بهترین سیستم ها در صورتیکه کاربران آن را بکار نبرند توفیقی نخواهد داشت . امروز سیستم ها و مدلها با ابزار های و سیستم های رایانه ی طرح ریزی شده و به ندرت از روشهای دستی برای سیستم یا مدل استفاده می شود .
2 – 7 چرخه حیات سیستم
هر سیستمی در سیستم های اطلاعاتی رایانه محور مانند یک ارگانیسم زنده می باشد : آن متولد می شود ، رشد می کند ، تا به بلوغ می رسد ، عمل می کند و نهایت می میرد . این فرآیند تحول چرخه حیات سیستم ( SLC ) نامیده می شود و شامل مراحل ذیل می باشد : برنامه ریزی ، تحلیل ، طراحی ، اجرا ، به کاربردن.
دوره حیات یک سیستم مستلزم گذر از مراحل استانداردی است که هر یک به فعالیتهای مدیریتی نیاز دارد . سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یا عدم مطابقت با تغییر محیط کمتر مفید و موثر واقع شود . همچنین احتمال دارد زمانی که برای سیستم جدید برنامه ریزی می شود . نقایص زیاد تر گردد . مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم ، جایگزینی آن است طول حیات هر یک از این مراحل در سیستم های متفاوت ا ست ( رولی ، ص 198 – 9 : 1380 )
البته قابل ذکر است چون که امروزه اکثر سیستم ها بصورت رایانه ای طرح ریزی می شوند و رشد رایانه و فن آوریها و اطلاعات و ارتباطات زیاد است دوره حیات سیستمهای رایانه ای نسبتاً کوتاه می باشد . اصل اساسی تجزیه و تحلیل یک سیستم و طراحی ، عبارت است از تشخیص نیاز یک سیستم به تجدید نظر ویا جانشینی آن و اصل دوم سلسله مراتب و اولویت و آمادگی جانشین سازی سیستم قبلی است ( مومنی ، ص 313 : 1370)
امروز برای نشان دادن چرخه حیات یک سیستم از منحنی ها استفاده می کنند و به آن منحنی عمومی حیات یک سیستم می گویند این مدل دارای چهار جزء و مرحله متفاوت است که در کارآیی هر سیستمی تاثیر بسزایی دارد : بسط و گسترش ، رشد ، اشباع ، استهلاک ( منبع قبلی ، ص 72 – 314).

مطلب مرتبط با این موضوع :  اتوماسیون، رگرسیون، امداد، کمیته، کارکنان، بهبودعملکردبر، فرآوانی، ارتباطات، گردید،، برمبنای، مکاتبات، اداری،

2 – 8 اطلاعات
شاید بتوان اطلاعات را لایه ای بین دو لایه داده ها و آگاهی دانست . داده ها مواد خام اطلاعات را فراهم و اطلاعات خبری را منتقل می سازند و این آگاهی است که محتوای خبر را تحلیل می کند (طالقانی ، ص 178 : 1382).
برای فهم واقعی معنی اطلاعات و عدم اختلاط آن با داده ها ما ابتدا تعریفی از این دو را ارائه می نمائیم : داده ها شامل واقعیتها و اشکالی هستند که برای کاربر ، بی معنی می باشند . وقتی که این داده ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات می شوند پس اطلاعات ، داده های پردازش شده یا داده هایی با معنی می باشند . تبدیل داده ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود . پردازنده اطلاعات یکی از عنصر کلیدی سیستم ادراکی است . پردازنده اطلاعات می تواند شامل عناصر رایانه ای ، عناصر غیر رایانه ای یا ترکیبی از آن دو باشد ( مک لوید ، ص 16-15 : 1387 ).
اطلاعات در سیستم های سازمانی مختلط انسان و ماشین از منابع زیر تغذیه می شود : 1- دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت 2- روشهای ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستم های عامل 3- روشهای انتقال اطلاعات و نحوه ایجاد ارتباط و ذخیره سازی و بازیابی .
امروزه اطلاعات برگ برنده شرکتهای بزرگ تجاری می باشد . از آنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی و معمولی برای شرکتهای چند ملیتی بزرگ غیر ممکن می باشد پس از آنها به سیستم های اطلاعاتی برای پر کردن این خلاء روی آورده اند . اطلاعات لازمه تصمیم گیری است و امروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات ، آلودگی اطلاعات و آنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفید از اطلاعات در این آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه و منسجم برای تنظیم و منظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می باشد . مدیران ، همچنین به یکی از دو سبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می کنند .
سبک سیستماتیک : ( systematic) مدیر توجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده حل مشکل ، مانند روش سیستمها دارد . سبک حسی ( intuitive ) مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی را برای وضعیت خاص ، تغییر می دهد ( همان ، ص 179)
از آنجا که نیاز ما در اختراع است ابتدا باید نیاز های اطلاعاتی سازمان یا موسسه را یافته سپس به فراهم آوری و جمع آوری اطلاعات بپردازیم . مدیر آشنا به اطلاعات می داند که اطلاعات باید قبل از استفاده تایید شود . یعنی درست نیست . آشنایی یک مدیر به اطلاعات و دانستن ارزش اطلاعات در حل مساله باعث تشویق مدیران در تقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود آشنایی با اطلاعات در نهایت منجر به استفاده از اطلاعات در حل مسائل است دانش اطلاعات ماوری دانش رایانه ی و استفاده از اطلاعات ایجاد شده از طریق رایانه است ( همان ، ص 34)
افزونگی بطور جمال عبارت است از اطلاعات اضافی که در مورد داده ها وجود دارد ، لیکن افزونگی در فرآیند ارتباطات مانعی در مقابل بروز خطاست . یک نکته مهم در طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی در تصمیم گیری است ارزیابی عنصر اطلاعات ، کار مشکلی است اما طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی در تصمیم گیری است . ارزیابی عنصر اطلاعات ، کار مشکلی است اما طراحی سیستم ها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصر اطلاعات در یک مجموعه است .
2 – 9 اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی
اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است . همان طور که منابع انسانی ، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند . لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات اطلاعات دارای ارزش ویژه ی هستند از طرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و

مطلب مرتبط با این موضوع :  مشتری، خبرگان، (احمدی، کتابخانه، اطلاعاتی، (مطالعه