بهره¬وری، اتوماسیون، کارکنان، اثربخشی، منطقه¬ای، برق، دفتری، آلفای، اطلاعاتی، اداری،، کرونباخ، نمره¬ی

بررسی تاثیر فناوری اطلاعات بر اثربخشی سازمان پرداختند. در این تحقیق سرعت انجام کارها، بازیابی به موقع اطلاعات و سرعت دسترسی به اطلاعات در مقایسه با قبل از به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات، افزایش یافته و این افزایش در این ابعاد موجب اثربخشی سازمان گردیده است. البته دقت در انجام کارها و ذخیره¬سازی اطلاعات در مقایسه با قبل از به کارگیری سیستم فناوری اطلاعات افزایش یافته است اما موجب اثربخشی سازمان نشده است.

مدل مفهومی تحقیق و ارتباط اتوماسیون اداری و بهره وری
اگر کشورهای بخواهند در صحنه¬ی رقابت با دیگران باقی بمانند، کارکنان اداره نیز باید بهره¬وری داشته باشند.در سال¬های اخیر برای بهبود بهره¬وری اداره فعالیت¬های زیادی انجام شده است که از جمله¬ی این اقدامات می¬توان به ساد¬تر شدن رویه¬های اداری برای انجام امور، آموزش مناسب به کارمندان و تعدیل نیروی انسانی با جایگزین کردن فن¬آوری¬های اطلاعای و ارتباطی و ارتباطی نظیر وسایل محاسباتی و خودکار کردن امور دفتری اشاره کرد (آهنگرپور، 1387).
اتوماسیون اداری به افزایش بهره¬وری سازمان در حوزه دفتری کمک شایانی کرده است. امور دفتری در گذشته معمولاً مورد بی¬اعتنایی در سازمان¬های قرار می¬گرفت. علی¬رغم این که سهم بزرگی از نیرو و انرژی را به خود اختصاص می¬داد، ولی هیچگاه مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهره¬وری قرار نگرفته بود (موسوی¬مدنی و نوروزی، 1385).
در نخستین سال¬های اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه¬ها فقط جهت پردازش داده¬ها در امور حسابداری استفاده می¬شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه¬ی 60 به طول انجامید، بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. در حال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده¬ها گفته می¬شود و باید توجه داشت که سیستم¬های پردازش داده مقداری اطلاعات نیز تولید می¬کنند.
در اوائل دهه¬ی 1960 و پس از اختراع انواع رایانه¬های جدید که با هزینه¬ی کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می¬کردند روش-های جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده. یعنی سیستم¬های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدیدتری به نام سیستم پشتیبانی تصمیم¬گیری به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم¬گیری با توجه به پیشرفت¬های حاصله در تجهیزات رایانه¬ای، موضوع افزایش بهره¬وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به کارگیری تجهیزات رایانه¬ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم¬های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند.
یکی از دلایل عمده کاربرد تکنولوژی اطلاعاتی در محیط اداری، افزایش بهره¬وری کسانی است که در این ادارات کار می¬کنند. بررسی¬هایی که در دهه¬ی 1970 انجام گردید نشان داد که رشد بهره¬وری در این گروه از کارکنان نسبت به کارگرن بخش صنعت و تولید دچار کندی و عقب ماندگی می¬باشد. بررسی شرکت¬های آمریکایی در خلال یک دوره ده ساله منتهی به اواخر دهه 1980 نشان داد که بهره¬وری در صنعت تقریباً 90 درصد رشد داشته است در حالی که در امور دفتری تقریباً 4 درصد افزایش وجود داشته است. گزارشات دریافتی از این شرکت¬ها حاکی از آن است که در خلال این دوره ده ساله، کل هزینه امور دفتری از 20 الی 30 درصد به 30 الی 40 درصد کل بودجه افزایش یافته است. یکی از نتایج این مطالعه این بود که هیچ گاه در محیط اداری و دفتری سرمایه¬گذاری کافی نشده است و دیگر این که تکنولوژی مورد استفاده در محیط¬های دیگر، دارای کارایی کمتری بوده است. برآوردهای انجام شده نشان می¬داد سرمایه¬گذاری در محیط کارخانه که برای کنترل کامپیوتری تجهیزات و ماشین¬آلات به کار فته بوده است، حدوداً 10 برابر سرمایه¬گذاری در بخش اداری بوده است. نتیجه بدیهی این بوده است که سرمایه گذاری بیشتر در بخش امور اداری یک کارخانه که بهره¬وری بالایی دارد، منجر به به افزایش قابل توجهی در بهره¬وری امور اداری خواهدشد. پس بایستی سیستم¬هایی به وجود می¬آمدند که موجب افزایش بهره¬وری و کارایی دفاتر هم می-شدند (صرافی¬زاده، 1387).
در این تحقیق رابطه¬ی بین بهره¬وری، میزان استفاده از سیستم اتوماسیون اداری (به عنوان متغیرهای پنهان) و متغیرهای دموگرافیکی (به عنوان متغیرهای بارز) مورد بررسی قرار می¬گیرند. مدل مفهومی تحقیق به صورت زیر می¬باشد:

شکل ‏2 3: نمای ساده ای از مدل مفهومی تحقیق

فصل سوم روش شناسی تحقیق

مقدمه
برای کشف مجهولات ‌و یافتن ‌پاسخ سوالات‌ باید از‌ روش تحقیق‌ مناسب و‌ مرتبط استفاده شود. روش¬شناسی تحقیق، شیوه¬ی تحقیقات علمی را در اختیار پژوهشگر علم و دانش قرار می‌دهد. هر تحقیق، فرایندی علمی و روشمند است که طی آن پژوهشگر تلاش می‌کند تا برای یک مساله پاسخی نظری پیدا کند و یا برای حل مشکل واقعی در دنیای علمی راهکاری یابد. روش‌ تحقیق، وسیله تعیین این امر است که چگونه یک گزاره تحقیق، مورد تائید قرار گرفته یا رد می‌شود. به عبارت دیگر، روش تحقیق چهارچوب عملیات یا اقدامات جستجوگرایانه برای تحقیق هدف پژوهش جهت آزمودن فرضیه یا پاسخ دادن به سوالات تحقیق را فراهم می‌آورد. دستیابی به هدف¬های علم یا شناخت علمی میسر نخواهد بود، مگر زمانی که با روش¬شناسی درست صورت پذیرد. به عبارت دیگر تحقیق از حیث روش است که اعتبار می¬یابد نه موضوع تحقیق (خاکی، 1389، صفحه¬ی 155).
در این فصل ابتدا، روش تحقیق به کار گرفته شده بیان می¬شود. در بخش ‏3-3، جامعه و نمونه آماری تحقیق تشریح می¬گردد. ابزار گردآوری اطلاعات و قسمت¬های مختلف آن در بخش ‏3-4 معرفی می¬شود. فرضیات و متغیرهای تحقیق به ترتیب در بخش-های ‏3-5 و ‏3-6 آورده خواهند شد. در نهایت روش تجزیه و تحلیل داده¬ها در بخش ‏3-7 آورده می¬شود.

روش تحقیق
تحقیق حاضر به لحاظ هدف و چگونگی دسترسی به اطلاعات از نوع تحقیقات کاربردی و به لحاظ روش (چون رابطه بین متغیرها مد نظر است)، از نوع همبستگی است.

جامعه و نمونه آماری
در هر بررسی آماری، جامعه، گردایه¬ی عناصری است که می¬خواهیم دربا¬ره¬ی آن استنباطی به عمل آوریم (عمیدی، 1378، صفحه¬ی 10). تعداد عنصرهای هر جامعه را حجم جامعه می¬نامند. کار مهم بررسی¬کننده این است که با دقت و به صورتی کامل جامعه را تعریف کند. تعریف جامعه باید به صورت توصیف دقیق عنصرهایی باشد که به جامعه تعلق دارند. نمونه قسمتی از جامعه¬ی تحت بررسی است که طبق ضوابطی خاص و از پیش تعیین شده انتخاب می¬شوند. به قسمی که می¬توان از این بخش با توجه به روش انتخاب، استنباط¬هایی درباره¬ی کل جامعه انجام داد. فرایند انتخاب نمونه و استخراج نتایج و استنباط¬های حاصل را بررسی نمونه¬ای می¬گویند.
جامعه آماری تحقیق حاضر، کلیه¬ی کارکنان سازمان برق منطقه¬ای یزد می¬باشد که بر اساس اطلاعات جمع¬آوری شده در مجموع شامل 800 نفر می¬شود. برای تعیین حجم نمونه از رابطه¬ی زیر موسوم به فرمول ککران استفاده گردید:

که در آن N حجم جامعه¬ی مورد بررسی و p نسبتی از جامعه است که دارای ویژگی مورد مطالعه هستند. در عمل به دلیل نامعلوم P، آن را برابر 5/0 قرار می¬دهند. نیز میزان خطای برآورد است.
با استفاده از رابطه فوق و به ازای مقادیر تعداد نمونه لازم به صورت زیر محاسبه می شود:

که با توجه به پیش¬بینی¬های صورت گرفته مبنی بر بروز بی¬پاسخی در مجموع تعداد 100 پرسشنامه بین اعضای جامعه¬ی آماری به روش نمونه¬گیری تصادفی ساده توزیع گردید که از این میان اطلاعات 95 پرسشنامه برای تجزیه و تحلیل نهایی مورد استفاده قرار گرفت.

ابزار گردآوری اطلاعات
در این تحقیق برای جمع¬آوری اطلاعات از پرسشنامه¬ی محقق ساخته مشتمل بر سه قسمت استفاده خواهد شد. این قسمت¬ها عبارتند از:
ویژگی¬های دموگرافیک
میزان استفاده از اتوماسیون اداری
سوالات مربوط به کارایی و اثربخشی
هر کدام از این قسمت¬ها از چندین سوال تشکیل شده است. در بخش ویژگی¬های جمعیت¬شناختی سوالاتی نظیر سن، جنسیت، وضعیت تاهل، وضعیت استخدامی و … گنجانده شده است. در بخش دوم پرسشنامه با طرح سه سوال، میزان استفاده¬ی افراد از سیستم اتوماسیون اداری سنجیده می¬شود. بالاخره، بخش سوم، سوالات مرتبط با کارایی و اثربخشی را دربر می¬گیرد به طوری که 9 سوال مربوط به کارایی و 5 سوال نیز به اثربخشی سیستم اتوماسیون اداری مربوط می¬شود. جدول ‏3 1، سوالات مطرح شده در بخش دوم و سوم پرسشنامه را نشان می¬دهد. لازم به ذکر است در طراحی سوالات بخش سوم پرسشنامه از فاکتورهای معرفی شده توسط صرافی¬زاده و علیپور (1388) استفاده شده¬است.
سوالات بخش دوم و سوم پرسشنامه، همگی سوالاتی پنج گزینه¬ای در مقیاس درجه¬بندی لیکرت طراحی گردیدند. البته با توجه به نوع سوالات، گزینه¬های موجود در بخش دوم به صورت خیلی¬کم، کم، متوسط، زیاد و خیلی¬زیاد می¬باشد اما در بخش سوم گزینه-ها به صورت کاملاً مخالفم، مخالفم، بینابین، موافقم و کاملاً موافقم هستند. نحوه¬ی نمره¬دهی سوالات در بخش دوم به این صورت است که به گزینه¬ی خیلی¬کم، نمره¬ی یک، … و به گزینه¬ی خیلی¬زیاد، نمره¬ی 5 تعلق می¬گیرد. در بخش سوم نیز به گزینه¬ی کاملاً مخالفم نمره¬ی یک، … و به گزینه¬ی کاملاً موافقم، نمره¬ی 5 داده می¬شود.

جدول ‏3 1: دسته بندی سوالات بخش دوم و سوم پرسشنامه
بخش سوال شماره¬ی سوال
میزان استفاده از
سیستم اتوماسیون اداری میزان استفاده¬ی کلی از اتوماسیون اداری 1
میزان تمایل به استفاده از اتوماسیون اداری 2
میزان تسلط به سیستم اتوماسیون اداری 3
کارایی سهولت ارتباط بین مدیران و کارمندان 4
بالا بردن سرعت پاسخگویی کارمندان به مدیران 5
بالا بردن سرعت پاسخگویی به ارباب رجوع 6
افزایش اشتیاق کاری 7
افزایش دقت کاری کارکنان 8
کاهش هزینه¬ی جاری 9
بالابردن سرعت تبادل اطلاعات 10
اخلال در ارایه¬ی خدمات به دلیل قطعی سیستم 16
خطاهای نگارشی و مکاتباتی 17
اثربخشی بروز دوباره¬کاری 11
کاهش کاغذبازی و تشریفات زاید 12
کاهش عملیات و کوتاه شدن فرایند کاری 13
حفاظت از اطلاعات طبقه¬بندی شده 14
طبقه¬بندی اطلاعات و بازیابی آن¬ها 15

در علوم انسانی و رفتاری بیشتر تحقیقات بر اساس پرسشنامه انجام می¬شود. یک پرسشنامه¬ی خوب باید از تعدادی ویژگی مطلوب مانند روایی و پایایی برخوردار باشد. روایی یعنی اینکه ابزار اندازه گیری تا چه حد خصیصه مورد نظر را می-سنجد پایایی نیز یکی از ویژگی¬های فنی ابزار اندازه¬گیری است. پایایی یک اندازه عبارت است از میزان پاسخ¬های مشابهی که ابزار اندازه¬گیری در آزمون¬ها و تحقیقات متعدد و مکرر بدست می¬آورد.
روایی یک پرسشنامه ویژگی¬ای است که توسط کارشناسان امر و صاحبان نظر باید بررسی شود. برای بررسی روایی پرسشنامه از روایی محتوایی استفاده گردید. به این ترتیب که ابتدا سوالات پرسشنامه تهیه و در اختیار افراد متخصص و صاحب-انظران مربوطه قرار گرفت. پس از بررسی و اظهار نظر متخصصان و ویرایش سوالات، پرسشنامه¬ی نهایی تدوین گردید.
برای بررسی پایایی یک پرسشنامه از معیارهای مختلفی نظیر آلفای کرونباخ استفاده می¬شود. مقدار مبنا برای پذیرش پایایی یک پرسشنامه، 7/0 است. در صورتی که آلفای کرونباخ محاسبه شده از این عدد بزرگتر باشد، می¬گوییم پرسشنامه پایا است. جدول ‏3 2، ضرایب آلفای کرونباخ محاسبه شده بر اساس یک مطالعه مقدماتی برای دو مولفه¬ی کارایی و اثربخشی را نشان می¬دهد:
جدول ‏3 2: ضرایب آلفای کرونباخ برای مولفه¬های بهره¬وری
مولفه تعداد سوالات ضریب آلفای کرونباخ
کارایی 9 862/0
اثربخشی 5 730/0

با توجه به ضرایب محاسبه شده، می¬توان پذیرفت که پرسشنامه مورد استفاده از پایایی قابل قبولی برخوردار است.

فرضیات تحقیق
با توجه به مبانی نظری گفته در فصل دوم، اجزای تشکیل دهنده¬ی بهره¬وری شامل کارایی و اثربخشی می¬شود. لذا برای بررسی تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره¬وری، فرضیه¬ اصلی اول و فرضیه¬های فرعی مربوط به آن به صورت زیر تبیین می¬شوند:
فرضیه¬ی اصلی 1:
استفاده¬ی کارکنان سازمان برق منطقه¬ای یزد از سیستم¬های اتوماسیون اداری، سبب افزایش بهره¬وری سازمان می¬شود.
فرضیه¬ی فرعی 1-1:
استفاده¬ی کارکنان سازمان برق منطقه¬ای یزد از سیستم¬های اتوماسیون اداری، سبب افزایش کارایی سازمان می¬شود.
فرضیه¬ی فرعی 1-2:
استفاده¬ی کارکنان سازمان برق منطقه¬ای یزد از سیستم¬های اتوماسیون اداری، سبب افزایش اثربخشی سازمان می¬شود.
علاوه بر بررسی تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره¬وری سازمان که موضوع اصلی این پایان¬نامه می¬باشد، تاثیر برخی از متغیرهای جمعیت شناختی نظیر جنسیت، سن و سابقه¬ی کاری نیز بر بهره¬وری سازمان مذکور سنجیده می¬شود. لذا فرضیه¬ اصلی دوم و فرضیه¬های فرعی مربوط به آن به صورت زیر تبیین می¬شوند:
فرضیه¬ی اصلی 2:
متغیرهای جمیت¬شناختی بر بهره¬وری کارکنان سازمان برق منطقه¬ای یزد، اثر می¬گذارد.
فرضیه¬ی فرعی 2-1:
متغیرهای جمیت¬شناختی بر کارایی کارکنان سازمان برق منطقه¬ای یزد، اثر می¬گذارد.
فرضیه¬ی فرعی 2-2:
متغیرهای جمیت¬شناختی بر اثربخشی کارکنان سازمان برق منطقه¬ای یزد، اثر می¬گذارد.

مدل و متغیرهای تحقیق
میزان استفاده از اتوماسیون اداری به عنوان متغیر مستقل ایفای نقش می¬کند. همچنین بهره¬وری و اجزای تشکیل دهنده¬ی آن