اینترنت، تلفن، فکس، آرپانت، رایانه، ارتباطات، کامپیوتری، آنالوگ، پرونده، نامه. امکان، لینک، امنیت

بایگانی.
امکان تعریف انواع دبیرخانه، بایگانی، کارتابل و انواع ارجاعات با دسترسی های متفاوت.
تعریف تقویم کاری و مناسبت های مختلف.
تعریف سطح دسترسی و امنیت سیستم بر اساس مسولیت و پست سازمانی.
صندوق پیام ها برای مشاهده پیام های دریافتی.
ایجاد ومشاهده کارتابل نامه، پیگیری نامه هاو نامه های ارسال نشده
تعریف انواع اولویت مکاتباتی(عادی، فوری، خیلی فوری و…)
مشاهده درختواره گردش نامه و آخرین وضعیت آن با توجه به دسترسی های مجاز(tracing)
ثبت و کنترل اقدامات انجام شده بر روی نامه.
ثبت تاریخ و ساعت عملیات انجام شده بر روی نامه(ارجاع، مشاهده،ا قدام و…)
تعریف جانشین برای سمت های سازمانی.
به گردش انداختن نامه های بایگانی شده.
چاپ مشخصات فرستنده و گیرنده بر روی label.
چاپ مشخصات گیرنده بر روی پاکت نامه
وجود میز کار برای هر کاربر.
محیط کاربر پسند.
راهنمای فارسی آموزش سیستم.
زمان و استفاده بهینه از منابع بویژه نیروی انسانی.
تعیین جانشین برای هر یک از سمت های سیستم وایجادسطوح دسترسی.
تعریف دبیرخانه های مختلف سازمان و اجرای عملیات مستقل در هر دبیرخانه.
استفاده از تمامی قابلیت های ویرایشگرMicrosoft Word بطور مستقیم از داخل سیستم.
دریافت و ارسال انواع فایل و پیام جهت انجام امور شخصی یا روان سازی امور اداری.
متمایز کردن نامه های مشاهده شده و مشاهده نشده.
متمایز کردن نامه های اقدام شده و اقدام نشده.
بایگانی نامه های دریافتی و ارسالی در پرونده های الکترونیکی.
مشاهده سوابق و ارجاعات و پاراف های انجام شده بر روی یک نامه.
امکان مشاهده وضعیت نامه، پیگیری نامه پس از ارجاعات مختلف
کنترل سطح دسترسی کاربران هنگام ارجاع نامه.
امکان ارسال گروهی نامه.
امکان ارجاع گروهی نامه(ارجاع همزمان به چند نفر)
امکان اخذ گزارشات و فراخوانی آن.
گزارش گیری از نامه هایی که ثبت شده ولی هنوز ارسال نشده.
گزارش از نامه های موجوددر پرونده های مختلف در بازه های زمانی مختلف.
گزارش از لیست نامه های دریافتی اقدام نشده برای هر کاربر.
گزارش از لیست نامه های دریافتی از کارتابل های مختلف.
قابل اجرا در کلیه سیستم عامل هایwin8،win7 ، xp،vista ، winserver2003.2008 .2012
تهیه نسخه پشتیبان به صورت دوره ای و اتوماتیک.
با قابلیت تبدیل شدن سیستم به زبان های انگلیسی، عربی، آلمانی، فرانسوی و ایتالیایی قبول سفارش به زبان های دیگر.(علینقی پور،حجت و صمدی، اسماعیل، 1389، ص 48-43)
12-1-2اینترنت :
مجموعه ای از شبکه های کامپیوتری است که با کمک یک زیر ساخت ارتباطی که متشکل از خطوط ارتباطی با پهنای باند بسیار بالا و مسیریابهای بسیار سریع است تشکیل یافته است.این زیر ساخت ارتباطی ستون فقرات نام دارد.ستون فقرات با سرمایه گذاری هنگفتی در آمریکا-اروپا وقسمت هایی از آسیا ایجاد شده و حجم بسیار عظیمی از بسته های اطلاعات را در هر ثانیه به سر تا سر جهان ارسال می کند. (وحیدی مجید ،1387،ص7).

13-1-2تاریخچه اینترنت
شبکه های کامپیوتری در گذشته بیشتر استفاده های اقتصادی داشتندومشکل ارتباط زیر مجموعه های یک سازمان را که عموماً در نقاط مختلف جغرافیایی قرا داشتندبرطرف میکردنداما با ارزان شدن سخت افزار و توجه دولتها به توان شبکه های کامپیوتری برای حل بسیاری از مشکلات شرایط برای تشکیل شبکه های بزرگتر فراهم شود.
در اواسط دهه 1960درزمان جنگ سرد سازمان دفاع آمریکابه یک شبکه کنترلی و فرماندهی نیازداشت. شبکه تلفنی قدیمی بسیارآسیب پذیربودزیرا با قطع یک خط بسیاری از ارتباطات ازبین می رفت.
لذا آمریکا برای حل این مشکل کار رابه ارتش تحقیقات خود (آرپا)واگذار کرد. آرپا در سال 1975در مقابل پرتاب ماهواره شوروی ایجاد شد. آرپا سپس به این نتیجه رسید که شبکه مورد نیاز سازمان دفاع آمریکاباید متشکل از زیر شبکه و کامپیوترهای میزبان باشد.با تلاش فراوان آرپانت به ثمر رسید در سال 1983 آرپانت بیش از 200عدد پردازشگررابط و پیام و صدها میزبان داشت. در دهه 1980شبکه های دیگر اعم از شبکه های محلی به آرپانت متصل شدندودر 1990شبکه های جدیدتری که حاصل ازآرپانت بودند بر آن غلبه کردند.(همان منبع).

مطلب مرتبط با این موضوع :  پاشش، آبفشان، اسپریر، چرخشی، آبیاری، به‌، اتوماسیون، آبپاش، کارگران‌، شیاری، سیستم‌های، اسپریرهای

14-1-2شکل گیری اینترنت
در 1980تعداد شبکه ها و ماشین ها و کاربران آرپانت به سرعت افزایش یافت و پس از اتصال ان اس اف نت و آرپانت بسیاری از شبکه های منطقه ای به آن متصل شدند.اتصال ها از قاره آمریکا تا اروپا و اقیانوس آرام گسترش یافت و رفته رفته مجموعه شبکه از دید مردم اینترنت نام گرفت.
در سال 1990اینترنت دارای 3000شبکه و 200000کامپیوتر بود در سال 1992دارای 1000000میزبان بود ودر سال 1995چندستون فقرات، تعداد بسیاری شبکه،دهها هزار شبکه محلی ودهها میلیون کاربر به آن متصل شدندو تعداد آن هر سال بیش دو برابرمی شود. به طوری که امروز بیش از دومیلیاردوچهارصدوپنجاه میلیارد کاربر اینترنت در جهان وجود دارد.
شبکه های متصل به اینترنت عبارت بودند از:اسپن(شبکه فیزیکی فضایی ناسا)-هیپنت(فیزیک هسته ای)-بیت نت(شبکه کامپیوتر های بزرگ)-ارن (شبکه مجامع علمی).
تکامل اینترنت و استفاده از آن رفته رفته افزایش یافت تا اینکه امروزه اینترنت به حدی گسترش یافته است که حتی مردم دورافتاده ترین نقاط هم حداقل با نام آن آشنایی دارندو یا کاربردهای آن را می دانند.برطبق برآوردهای روزانه میلیون ها نفر در سراسر دنیا از اینترنت استفاده می کنند و این تعداد دائما در حال افزایش است.(همان منبع).

15-1-2اینترانت
اینترات شبکه ای داخلی (با تملک سازمانی ویا خصوصی است که از پروتکل های مرتبط با اینترنت و به خصوص تکنولوژی وب برای سازماندهی شبکه استفاده می کند).
(برای مثال می توان از پروتکل های (TCP/IP/HTTP/WWW استفاده نمود.درحقیقت اینترانت مقیاس بسیار کوچکی از کل اینترنت ولی خصوصی است، برخلاف اینترنت که هیچ کس مالک آن نیست.
اینترانت شبکه رایانه ای، که از زبان مشترک ارتباطی شبکه جهانی اینترنت برای تبادل داده استفاده می کند و تمام خدمات اینترنت؛ ازجمله پست الکترونیک، تارجهان گستر، انتقال فایل((ftp گروه های خبری و تله کنفرانس را در شبکه های اختصاصی برای استفاده کنندگان مشخص آن شبکه ارائه می دهد، ولزوما به اینترنت متصل نیست.
این شبکه یک سازمان را به هم متصل می کندبرای مثال بانک ملی برای متصل کردن همه بانک های ملی در سراسر کشور از این تکنولوژی استفاده می کند.ورود به این شبکه برای عموم آزاد نیست زیرا امنیت آن به خطر می افتد. وتنها با پسورد تعیین شده خودشان می توانند وارد شوند و آن مقدار از اطلاعات که صلاح می دانند در شبکه اینترنت قرار می دهند تا عموم مردم از آنها استفاده کنند ولی اینترنت شبکه جهانی است و از هر کجا می توان با وارد کردن آدرس هر سایت یا ….واردشویدو اطلاعات در اختیار همه دنیا قرار می گیرند.هدف اصلی از نصب اینترانت ها تسهیل ارتباطات و به اشتراک گذاشتن منابع، اعم از سخت افزاری و نرم افزاری است.که به اشتراک گذاشتن منابع اطلاعاتی نقش عمده ای در این نظام دارد.(مهندس ملکیان،1386،ص 24-23).
16-1-2تلفن های داخلی
هرلینک 1E سرویس دیجیتالی است معادل سی خط تلفن آنالوگ (بامزیت تجهیزات کمتر وکیفیت برتر)که از بستر یک زوج سیم مسی و یا فیبرنوری منتقل می شود.
یک لینک 1E شامل32کانال است.که دو کانال جهت سیگنال لینک و همزمان و بقیه سی کانال جهت ارتباط استفاده می شود.این لینک ها جهت ارتباط مکالمات تلفنی برای سازمان ها و ارگان ها و شرکت ها با داخلی هایشان به صورت تخصیص یک سرشماره به داخلی های آن سازمان خواهد بود.
این سرشماره ها می توانند به صورت چهار رقمی دورشوال تعریف شوند.هر سرشماره با اختصاص چهاررقم اول شماره تلفن به شرکت مورد تقاضا تا هزار شماره داخلی را سرویس دهی می نماید.مثلاXXX8477 که می تواندتا هزار شماره را به این سرگروه تخصیص دهد.درواقع تلفن های داخلی در سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره) فقط در خود سازمان کاربرد دارند.وهرکدام از واحدهای سازمان در هر محدوده جغرافیایی می توانندبا هم ارتباط برقرار نمایند. بنابراین به کار گیری تلفن های داخلی در سازمان ها، ارگان ها و شرکتها موجب افزایش سرعت انتقال اطلاعات، افزایش امنیت اطلاعات و کاهش هزینه ها خواهد شد.
17-1-2اکسترانت
عبارت است از مجموعه ای از اینترنت ها که به وسیله یکی از روش های ارتباطی نظیرDialup؛ارتباط فیزیکی مستقیم، ماهواره، شبکه مخابراتی به یکدیگر متصل می گردد.در این نوع شبکه کاربران از راه دور با مجوزهای خاص از شبکه استفاده می کنند.شبکه اکسترانت همانند شبکه های محلی گسترده بوده ولی با ویژگی های خاص.
18-1-2ایمیل
مخفف Electronicalmail نامه الکترونیکی است.که از طریق اینترنت فرستاده می شود،سرویس ایمیل e-mail serviceسامانه ای است که این خدمات را ارائه می کند. ونشان پست الکترونیک نشانی است، که برای ایمیل به هر شخص مشخص شده است.
یکی از کاربردهای اینترنت فرستادن و دریافت نامه های الکترونیکی است، نامه الکترونیکی پرونده ای است که از طریق شبکه اینترنت برای مخاطبی که دارای آدرس ایمیل است؛فرستاده می شود.(صفایی محمد،خرداد1392).
e-mailبهترین ابزار ارتباطی در دنیاست.چرا که علیرغم سرعت بالا،قیمت ارزان،آفلاین(off line)است.یعنی بر خلاف تلفن و فکس ،نیازی نیست که گیرنده در هنگام دریافت پیام در مقصدحضور داشته باشد.(ساعدی محمدصادق،1391).
19-1-2 مودم
مودم، وسیله ای است که داده های شما را که به صورت دیجیتالی هستند برای انتقال از طریق خط تلفن به صورت آنالوگ تبدیل می کند و بالعکس در هنگام دریافت، داده ها را از آنالوگ به دیجیتال تبدیل می کند . سرعت پایین مودم ملال آور است و گاهی اوقات باعث ناامید شدن از دریافت بعضی صفحات یا فایل ها می شود، به همین دلیل برای ارتباط بهتر، باید حداقل سرعت آن 28800 بیت در ثانیه باشد.در بسیاری از مودم ها خواص تصحیح خطا و فشرده سازی نیز وجود دارد.(وحیدی مجید ،1382،ص15-14).
20-1-2خدمات انتقال فایل
با وجود اینترنت این امکان توسطFTPبه وجود آمده است که قابلیت انتقال و استفاده از فایل که در ماشین دیگری وجود دارد فراهم شود.از این طریق بسیاری از فایل های مفید، در دسترس قرار می گیرند.(همان منبع، ص10)
21-1-2دورنگار(فکس)
دورنگار، فکس،یا فاکس(به انگلیسی Telefaxمخفف fax) ابزاری است که با آن از نوشته ها یا تصاویر روی کاغذ داده های الکترونیکی گرفته می شود و آن داده ها معمولا از طریق خط تلفن از یک نقطه به نقطه دیگر ارسال می شود.تا با استفاده از دستگاه دورنگار دیگری چاپ شود.بهتر است در فارسی فکس نوشته شود زیرا تلفظ فاکس از واژه انگلیسی Faxمی آید و به معنی روباه است تلفکس زمانی کاربرد پیدا می کند که از دستگاه فکس هم برای ارسال و دریافت نامه ها و هم برای پاسخگویی به تلفن یا گوشی استفاده می شود.
دستگاه فکس امروزه در بسیاری از کارها دخیل می باشد.این دستگاه کاربردهای زیادی را دارا می باشد.ارسال نامه ها، دریافت اطلاعات روزانه یک شرکت و دستورات کاری روزانه، دریافت صورت حسابها و بسیاری از کاربردهای مفید دیگر که این دستگاه دارا می باشد.استفاده از فکس امروزه دارای کاربردهای فراوانی می باشد.دریافت و ارسال نامه های اداری و یا شخصی که به صورت فوری نیاز می باشند از جمله بیشترین استفاده های فکس می باشد.درگذشته افرادی که قصد ارسال و یا دریافت فکس را داشتند می بایست دستگاه های فکس و یا تلفن های فکس دار را خریداری می کردند تا قادر به ارسال و دریافت باشند. اما امروزه با وجود کامپیوترها و نرم افزارهای مختلفی که موجود می باشد دیگر نیازی به استفاده ازاین دستگاه ها نمی باشد.

مطلب مرتبط با این موضوع :  مشتری، اتوماسیون، تلفن، پیرسون، اطلاعاتی، دانید؟خیلی، آمار، امدادامام، خمینی(ره)، کمیته، 1-1، جنسیت

22-1-2اپراتورها
اپراتورها، تجهیزات رایانه ای بزرگ چون رایانه های مینفریم و ریز رایانه ها را اداره می کنند. تجهیزات را کنترل می کنند، برگه های کاغذی چاپگرها را عوض می کنند، کتابخانه های نوار و دیسک ها را مدیریت کرده و بعضی وظایف مشابه را انجام می دهند.
23-1-2سیستم
مجموعه از اجزای به هم پیوسته است. که برای کسب هدف مشترک فعالیت می کنند . معمولا سیستم های بزرگ از تعدادی خرده سیستم یا اجزای کوچکتر تشکیل می شوند.(برتالانفی،1972،ص 407-406).
مجموعه از اجزاء و روابط میان آنهاست.که توسط ویژگی های معین؛ به هم وابسته مرتبط می شوند و این اجزاء با محیطشان یک کل را تشکلیل می دهند.
این تعریف دو ویژگی دارد:
1-به اندازه کافی جامع است و کاربرد گسترده ای دارد.
2-به اندازه کافی ژرف نگری دارد، به گونه ای که همه عناصر لازم برای تمیز و شناسایی سیستم ها را معرفی می کند.(رضائیان علی،1385،ص27).
24-1-2 نظریه سیستمی
مبتنی بر این تفکر است . که باید سازمان را به منزله یک کل نظام یافته در نظر گرفت.بر مبنای این نظریه، از تحلیل داده ها برای حل مسائل و اتخاذ تصمیم استفاده می شود.(کونترو و دیگران، 1998،ص 59)
25-1-2مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی
اتومایسیون اداری برای جریان اطلاعات داخل سازمان مناسب تر است تا بین سازمان و محیط؛زیرا خیلی از کاربردهای اتومایسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل های ارتباطات نیاز دارد. البته باید مد نظر داشت که اتومایسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی سازد. مدیران هنوز ازتلفن، جلسات حضوری و خواندن گزارشهای اداری استفاده می کنند اتومایسیون اداری

مطلب مرتبط با این موضوع :  بهره¬وری، اتوماسیون، اداری،، کارکنان، کند،، سرمایه،، امکانات، نرم¬افزار، فن¬آوری، می¬شود.فرضیه¬ی، یزد، کار،