اطلاعاتی، مدیران، کامپیوتر، کامپیوتری، کارکنان، ، رایانه، فروشی، شیرینی، زیراکس، سیستمها، ارزشمند

انتشار و استفاده از آن یک شخص اجتماعی به شمار می رود . رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود . اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد .
فناوری و ابزار های الکترونیکی و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات مورد نیاز آنها خواهند گذاشت . امروز نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی ، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند . کاربران نظام اطلاعات ، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند ، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می برند . از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیتهای سازمان محسوب میشوند ، لذا بایستی سیستم هایی را بر پا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند . هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت ، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان مورد نیاز و به شکل قابل استفاده . امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش اساسی درهمه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند . توجه به شرکتهای موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اطلاعاتی سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است . سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است . سیستم های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می شوند ، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثر بخش اهداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می گردند.
2 – 10 سیستمهای اطلاعاتی
نگرش سیستمی به جهت جامعیت بالقوه ، به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان کشیده می شود و عالیترین نمود نگرش سیستمی به سازمانها ، به استقرار سیستمهای اطلاعات مدیریت منجر می شود . این سیستمها که گرد آوری و سازماندهی داده ها و تولید اطلاعات و انتقال آن را به مدیران به انجام می رسانند ، همچون ناظری مقتدر در تمامی سطوح سازمانها حضور یافته و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده و بینش وی را برای اتخاذ تصمیمات صحیح مهیا می سازد ( طالقانی ، ص 2: 1382 )
به علت گستردگی و پیچیدگی موجود در سیستمها ، مدیران اطلاعات و متخصصان اطلاعاتی به سیستمهای اطلاعاتی یعنی سیستمهایی که به کمک ابزار های رایانه ای و فن آوری اطلاعات به گرد آوری اطلاعات و پردازش سیستم های می پردازند روی آورده اند . البته سیستم های اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند فکر کنند . برنامه ریزی کنند و به چگونگی تغییرات واکنش دهند . هنوز چندین اتاق برای افراد که این سیستم ها را اداره می کنند وجود دارد . باید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی از این افراد عملاً سیستم های رایانه ای یا سیستم های فن آوری اطلاعات را طراحی می کنند . تعداد زیادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران ، کارکنان اداری و دیگران که از رایانه در زمینه های شغلی خود استفاده می کنند . ( کورتین و همکاران ، ص 23: 1998)
انبوه اطلاعاتی که در پایگاههای داده شرکتها ذخیره می شود اکثراً آنقدر زیاد هستند که برای مدیران ، بی معنی ( و غیر قبل استفاده ) می شوند . این آنارشی هرج و مرج در حجم انبوه اطلاعات نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی و تقسیم بندی آن برای استفاده هر چه بیشتر از آن می باشد .
سیستمهای اطلاعاتی ریشه در تصاویر غار ها دارند و اعضای یک قبیله با استفاده از این سیستمهای بسیار اولیه داد و ستدهای خود را انجام می دادند . وقتی میزان دادوستدها اندک و تعداد افرادی که بایکدیگر ارتباط برقرار می کنند انگشت شمار باشد میتوان کارها را با استفاده از این سیستمها انجام داد، اما چنانچه میزان معاملات افزایش افزایش پیدا کند و افراد بیشتری نیز در این فعالیتها در گیر شوند سیستمهای مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته تر باشد ( بهان ، ص 6 : 1377)
باید توجه داشت که سیستم های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند ، بطوریکه سیستم های اطلاعاتی در خدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرار گرفته و از آن استفاده می کند . سیستمهای اطلاعاتی به معنی گرد آوری ، ذخیره ، پردازش ، پردازش اشاعه و استفاده از اطلاعات است این مساله به نرم افزار و یا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان و هدفهایش را در استفاده از فن آوری ، ارزشها و معیار هایی که در این انتخاب به کار می رود . همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ی برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یا خیر را در بر می گیرد. در صورتی که هدف از مدیریت اطلاعات ارتقای کار آیی سازمان از طریق تقویت تواناییهای آن برای بر آورد نیاز های درونی و برونی آن در یک وضعیت فعال و پویا ، تثبیت شده است . امروزه مدیران ارزش رقابتی و استراتژیکی سیستمهای اطلاعاتی را به خوبی تشخیص می دهند . در میان سرمایه های یک سازمان اعم از نیروی انسانی ، و برای تماس و اطلاع رسانی از سیستم های کامپیوتری استفاده می شود . این سیستم اطلاعاتی موجب خواهد شد که تماس های بین مقامات بالا و پایین سازمان و کارایی بیشتری صورت گیرد . برای مثال ، رئیس شرکت معروف میکرو سافت ، از طریق سیستم پست الکترونیکی شرکت ، به صورت منظم با کارکنان در تماس است او هر روز به تعداد زیادی از پیام ها پاسخ می دهد . در شرکت زیراکس هر ماه از 40 هزار مشتری نظر خواهی می شود ، این داده ها جمع آوری و خلاصه می شوند و نتیجه به مقامات بالای سازمان داده می شود .

مطلب مرتبط با این موضوع :  برق، گرفتگی، پوست، حفاظتی، عایق، سمباده

تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی
سازمانها عصر کامپیوتر را به سرعت پشت سر می گذارند و وارد عصر اطلاعات ( دهه 1990 ) می شوند ، یعنی عصری که انقلاب ریز پرداز ها را به همراه دارد یک ریزپردازنده شامل یک ذره نیمه هادی است که می تواند در چشم به هم زدن ده ها هزار عملیات حسابداری انجام دهد ، که تمام آنها در فضایی کمتر از یک ناخن دست جای می گیرد . این انقلاب توانست موجب پیدایش سیستم مکانیزه منسجم گردد .
ریز پردازنده ها این امکان را به وجود آورده اند که کامپیوتری های بسیار بزرگ که دارای سیستم متمرکز هستند به صورت کامپیوتر های شخصی در آیند که در نقاط مختلف و فاصله های دور از هم ( در سازمان ) پراکنده اند ، و هریک از آنها توان بسیار محاسباتی بر خوردار است گذشته از این ، یک کامپیوتر که در یک نقطه دور افتاده قرار گرفته است به یک شبکه سراسری کامپیوتر متصل می شود که به صورت فزآینده ای قدرت ارتباط مدیریت سازمان با جاهای دیگر را بالا می برد . افزایش توان گروه مدیران باعث شده است که ریز پرداز ها بتوانند در تکنولوژی اداری سازمان نقش بزرگ تری ایفا نمایند . در واقع نقشی که این ریز پرداز ها در سیستم مدیریت دارنده به اندازه نقشی است که سیستم مکانیزه منسجم در صحنه تولید دارد ( دقت ، ص 247 – 246 : 1380 )
سیستم اطلاعاتی مدیران اجرایی ، سیستم تصمیم گیری گروهی و سیستم پیام دهنده الکترونیکی از مهم ترین ویژگی های پیشرفته اطلاعاتی هستند . سیستم اطلاعات مدیران اجرایی1 عبارت است از کاربرد تکنولوژی کامپیوتری برای تامین نیاز های اطلاعاتی مدیران اجرایی سازمان . برای مثال ، مدیر عامل یکی از شرکتهای معروف آمریکا توانست برای مقایسه عملکرد نیرو های کاری مستقر در آمریکا و سایر واحد های شرکت که در اروپا یا نقاط دیگر دنیا مستقر بودند از کامپیوتر شخصی خود استفاده کنـــد . بــر روی صفحه کامپیوتر ایـن مقام ارشد سازمانی جدول هایی بــه رنگ های مختلف پدیدار می گشت که میزان باز دهی مناطق یا واحد های مختلف ، در نقاط مختلف دنیا را نشان می داد . او با استفاده از این داده ها به مساله پی برد که فروشندگان واحد های خارج از آمریکا (در مقایسه با فروشندگان آمریکایی ) وقت بیشتری صرف مراجعه و باز دید از فروشگاه های کوچک می کردند ، که در نتیجه او توانست با اقدام مقتضی و تصمیم به موقع این مساله را حل کند ، و هزینه نوع خدماتی را که به فروشگاه های کوچک داده می شد پایین آورد . سیستم اطلاعاتی مدیران اجرایی این ظرفیت را دارد که بتوان آن را برای تصمیمات برنامه ریزی نشده ( مثل تعیین استراتژی شرکت و نوع واکنشی که باید در برابر شرکت های رقیب نشان داد ) به کاربرد .
گروه افزار یا تشکیل میز گرد از راه دور این امکان را به وجود می آورد که چندین عضو یک گروه ، با استفاده از کامپیوتر های شخصی خود ، در نقاط مختلف دنیا جلسه تشکیل دهند . به صورت گروهی تصمیم بگیرند . برای مثال ، مدیرانی که در این گرد همایی ها مشارکت می کنند می توانند دور یک میز کنفرانس بنشینند ، یا در دفاتر خود باقی بمانند ، ولی هر یک از آنها به سیستم کامپیوتری متصل هستند که بر روی صفحه آن پیشنهادها و نظر های سایر اعضا نوشته می شود . همه کسانی که در چنین جلسه کامپیوتری مشارکت می کنند . جملات همانندی بر روی صفحه تلویزیون خود می بینند ، که در نتیجه می توانند تبادل نظر بنمایند ، اختلاف نظر ها را از بین ببرند ، در نتیجه کار اطلاع رسانی و مشارکت در تصمیم گیری بسیار آسان می گردد ( دفت ، ص 247: 1380)
2 – 11 کاربرد مدیریت
تکنولوزی پیشرفته اطلاعاتی مدیران را قادر می سازد تا با سازمان ، محیط و یکدیگر ارتباط بیشتر و بهتری بر قرار نمایند . فایده هایی که این تکنولوژی برای فرآیند مدیریت داشته است به شرح زیر می باشد :
مشارکت بیشتر در تصمیم گیری
مدیران برای ایجاد ارتباط بین خود باید مقداری وقت و نیرو صرف کنند . با استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می توان مقدار وقتی که در این راه صرف می نمایند یا تلاشی که آنان در این باره می کنند کاهش داد ، به ویژه زمانی که مدیران از نظر فیزیکی در فاصله دور از هم قرار دارند . برای مثال کسی که می خواهد محصول جدیدی را تولید و عرضه نماید یک پیام الکترونیکی فرستاد ، و در رابطه با ویژگی محصول جدیدی را تولید و عرضه نماید یک پیام الکترونیکی فرستاد ، و در رابطه با ویژگی محصول جدید نظر خواهی کرد . او بیش از 150 پیشنهاد از هر گوشه ی از جهان دریافت کرد ، که تقریباً همه آنها از کسانی بودند که وی هیچ شنایی با آنها نداشت . گذشته از این ، نتیجه تحقیقات نشان می دهد که تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث می شود که تماسهای بین مدیران رده بالا آورده پایین سازمان افزایش یابد . مدیران رده میانی سازمانی می توانند به صورتی مستقیم با مدیر تماس بگیرند ، و یک معاون می توند به صورت مستقیم با مهندس یک طرح بر قرار نماید . در یکی از برگ ترین خرده فروشی های دنیا که انواع شیرینی و شکلات تولید و عرضه می کند ، کارکنان واحد ها و شاخه های مختلف سازمان با استفاده از سیستم ارتباط الکترونیکی به صورتی مستقیم با مدیر عامل تماس می گیرد و دیدگاه های نشریه های خود را درباره محصولات شرکت رقیب و واکنش مشتریان به اطلاع وی می رسانند شرکت زیراکس توانست با استفاده از این سیستم ، مشارکت مدیران ارشد را در تصمیم گیریها از پانزده نفر به حدود یکصد نفر برساند ، و این اندیشه است که تعداد را به 500 مدیر افزایش دهد .
2 – 12 افزایش سرعت در تصمیم گیری
استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث می شود که زمان و وقت کمتری را صرف گرد همایی های مربوط به تصمیم گیری نماید ، کاهش دهند . تکرار پیام ها کاهش یابد و گرئه های ذینفع می توانند به صورت مستقیم با یکدگیر تماس بر قرار کنند . برای مثال ، شرکت زیراکس توانست زمان جلسه یا گرد همایی را ( بااستفاده از سیستم کامپیوتری جدید ) کاهش دهد . پیش از تشکیل جلسه هیچ لازم نیست که نوشته یا کاغذی بین افراد و دوایر رد و بدل شود . هر واحدی طرح خود را به صورت پیام الکترونیکی ، پنج روز پیش از تشکیل جلسه ، می دهد ، و هر یک از مدیران عالی اجرایی آن را مطالعه می کنند . زمان جلسه کوتاه است ، زیرا هر یک از آنها ، پیش از آن به حد کافی ، برای مساله مورد نظر وقت صرف کرده اند .

مطلب مرتبط با این موضوع :  کهگیلویه، بادهای، بویراحمد، اقلیم، ارتفاعات، کوه

افزایش سرعت در شناسائی مسائل
با استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی فعالیت های سازمان بیشتر و بهتر در معرض دید مدیران قرار می گیرد . برای مثال ، داده های مربوط به فروش و تحقیقات بازار ( از نظر خرده فروشی ها و بررسی های انجام شده ) بیشتر در دسترس مدیران قرار می گیرند . مدیران می توانند به صد ها مخزن اطلاعاتی ، درباره صنعت ، امور مالی و الگو های آماری دسترسی داشته باشند . این سیستم اطلاعاتی برای سازمان ها و مدیران چنین امکانی را به وجود می آورد که بتوانند حجم بزرگتری از اطلاعات را با دامنه های بسیار وسیع تر جمع آوری نمایند . برای مثال ، مدیر عامل یک شرکت بزرگ خرده فروشی می گوید من می توانم از هر یک از واحد ها و فروشندگان های خود اطلاعات گوناگون بگیرم . مثلاً می دانم که چه مشتریانی درباره محتوای نوع خاصی از شیرینی پرسش داشته اند ( زیرا آنان نسبت به ماده خاصی حساسیت دارند ) و سر انجام این که ، من درباره هر گونه اظهار نظر مشترسان درباره انواع شیرینی هایی که تولید و عرضه می کنیم آگاهی می یابم .( دفت ، ص 250 : 1380)
طرح ریزی سازمان
اینک سازمان ها به اثرات شدیدی که تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی بر ساختار سازمانی دارد پی برده اند . نتیجه تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده ، به شرح زیر است :
کاهش ارتقاع هرم سازمان
کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که بسیاری از سازمان ها از سطوح متعدد مدیریت بکاهند . یک سازمان که در لندن از این تکنولوژی

مطلب مرتبط با این موضوع :  حسابداران، حسابداری، اثربخشی، توقع، سازمان‌های، تضاد