اطلاعاتی، رایانه، مدیران، ، سیستمها، مدلها، پردازنده، ارزشمند، ارتباطات، . 2، کارکنان، رسیم

رسیم یعنی در مراحل قبلی شناخت کلی و داده های مورد نیاز به دست آمد و هر حال باید آنها را پردازش کرد . اولین مرحله از این فاز گذر از سیستم به سطح زیر سیستم می باشد. دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می باشد و حال به سومین فاز یعنی فاز طراحی و ترکیب می رسیم . اولین مرحله این فاز شناسائی راه حل های گوناگون ، دومین مرحله ارزیابی راه حل های شناخته شده ، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل درمرحله بعدی اجرای راه حل و آخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می باشد که همان کنترل در روش سیستمی می باشد . متخصصان مدیریت اغلب معتقدند که اگر یک مدیرسازمان خود را به عنوان یک سیستم در نظر گیرد ، مکانیسم حل مساله آنها آسانتر و کار آمد تر خوهد بود ( همان منبع ، ص 11)
باید متذکر شد که ایده مشاهده هر چیزی به عنوان یک سیستم ، منحصر به اقتصاد نیست . در واقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک سیستم ، منحصر به اقتصاد نیست در واقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله فهم بهتر هر پدیده ای بوجود آمده است . این ایده اولین بار در سال 1937 توسط اودویگ وان برتالانفی ( Ludwig von Bertallanffy ) یک زیست شناس آلمانی ارئه شد . او این روش جدید را که اشاره به فرمالیته کردن اصولی که در سیستم ها عموماً بکار می روند ، ماهیت عناصر شکل دهنده یا روابط یا نیرو های بین آنها ، تئوری عمومی سیستم ها، نامگذاری کرد . بعد ها در سال 1956 کنث بولدینق (Kenneth ) تئوری عمومی سیستم ها را به یک روش دیگر ارائه کرد . بولدینق دو رویکرد در توصیف تئوری عمومی سیستم ها در نظر گرفت ( همان منبع ، ص 152 )
حاصل نگرش سیستمی استفاده از مدلها برای توصیف پدیده ها می باشد . یک مدل چکیده چیزی است که یک موجود ( entity ) نامیده می شود . چهار نوع مدل وجود دارند . فیزیکی ، داستان وار ، گرافیکی و ریاضی ، همه این مدلها به کاربر اجازه فهم بهتر و ارتباط بر قرار کردن با « موجود » را می دهد ، که از این طریق ، دیگر عناصر هم درک می شوند . یک مدل عمومی سیستم های شرکت می تواند برای تحلیل هر نوع سازمانی بکار برود ، اما نمی توان انتظار داشت که یک مدل برای یک سازمان خاصی ساخته شود . ارزش واقعی مدل عمومی سیستم ها ، وقتی که فرد تازه فارغ التحصیل شده و کارش را شروع کند . آشکار می شود . مدل به فرد برای تنظیم شراکتش کمک خواهد نمود . در آغاز ، هر چیزی تازه خواهد بود : چهره های جدید ، تسهیلات جدید ، واژگان ( ترمینولوژی ) جدید ، هیچ فرد را شگفت زده نخواهد کرد ، به این علت که مدل یک تصویر ذهنی از انچه مورد انتظار است را برای فرد ، فراهم خواهد کرد ( همان منبع ، ص 155- 154 ) باید به یاد داشته باشیم که بهترین سیستم ها در صورتیکه کاربران آن را بکار نبرند توفیقی نخواهد داشت . امروز سیستم ها و مدلها با ابزار های و سیستم های رایانه ی طرح ریزی شده و به ندرت از روشهای دستی برای سیستم یا مدل استفاده می شود .
2 – 7 چرخه حیات سیستم
هر سیستمی در سیستم های اطلاعاتی رایانه محور مانند یک ارگانیسم زنده می باشد : آن متولد می شود ، رشد می کند ، تا به بلوغ می رسد ، عمل می کند و نهایت می میرد . این فرآیند تحول چرخه حیات سیستم ( SLC ) نامیده می شود و شامل مراحل ذیل می باشد : برنامه ریزی ، تحلیل ، طراحی ، اجرا ، به کاربردن.
دوره حیات یک سیستم مستلزم گذر از مراحل استانداردی است که هر یک به فعالیتهای مدیریتی نیاز دارد . سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یا عدم مطابقت با تغییر محیط کمتر مفید و موثر واقع شود . همچنین احتمال دارد زمانی که برای سیستم جدید برنامه ریزی می شود . نقایص زیاد تر گردد . مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم ، جایگزینی آن است طول حیات هر یک از این مراحل در سیستم های متفاوت ا ست ( رولی ، ص 198 – 9 : 1380 )
البته قابل ذکر است چون که امروزه اکثر سیستم ها بصورت رایانه ای طرح ریزی می شوند و رشد رایانه و فن آوریها و اطلاعات و ارتباطات زیاد است دوره حیات سیستمهای رایانه ای نسبتاً کوتاه می باشد . اصل اساسی تجزیه و تحلیل یک سیستم و طراحی ، عبارت است از تشخیص نیاز یک سیستم به تجدید نظر ویا جانشینی آن و اصل دوم سلسله مراتب و اولویت و آمادگی جانشین سازی سیستم قبلی است ( مومنی ، ص 313 : 1370)
امروز برای نشان دادن چرخه حیات یک سیستم از منحنی ها استفاده می کنند و به آن منحنی عمومی حیات یک سیستم می گویند این مدل دارای چهار جزء و مرحله متفاوت است که در کارآیی هر سیستمی تاثیر بسزایی دارد : بسط و گسترش ، رشد ، اشباع ، استهلاک ( منبع قبلی ، ص 72 – 314).

2 – 8 اطلاعات
شاید بتوان اطلاعات را لایه ای بین دو لایه داده ها و آگاهی دانست . داده ها مواد خام اطلاعات را فراهم و اطلاعات خبری را منتقل می سازند و این آگاهی است که محتوای خبر را تحلیل می کند (طالقانی ، ص 178 : 1382).
برای فهم واقعی معنی اطلاعات و عدم اختلاط آن با داده ها ما ابتدا تعریفی از این دو را ارائه می نمائیم : داده ها شامل واقعیتها و اشکالی هستند که برای کاربر ، بی معنی می باشند . وقتی که این داده ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات می شوند پس اطلاعات ، داده های پردازش شده یا داده هایی با معنی می باشند . تبدیل داده ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود . پردازنده اطلاعات یکی از عنصر کلیدی سیستم ادراکی است . پردازنده اطلاعات می تواند شامل عناصر رایانه ای ، عناصر غیر رایانه ای یا ترکیبی از آن دو باشد ( مک لوید ، ص 16-15 : 1387 ).
اطلاعات در سیستم های سازمانی مختلط انسان و ماشین از منابع زیر تغذیه می شود : 1- دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت 2- روشهای ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستم های عامل 3- روشهای انتقال اطلاعات و نحوه ایجاد ارتباط و ذخیره سازی و بازیابی .
امروزه اطلاعات برگ برنده شرکتهای بزرگ تجاری می باشد . از آنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی و معمولی برای شرکتهای چند ملیتی بزرگ غیر ممکن می باشد پس از آنها به سیستم های اطلاعاتی برای پر کردن این خلاء روی آورده اند . اطلاعات لازمه تصمیم گیری است و امروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات ، آلودگی اطلاعات و آنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفید از اطلاعات در این آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه و منسجم برای تنظیم و منظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می باشد . مدیران ، همچنین به یکی از دو سبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می کنند .
سبک سیستماتیک : ( systematic) مدیر توجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده حل مشکل ، مانند روش سیستمها دارد . سبک حسی ( intuitive ) مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی را برای وضعیت خاص ، تغییر می دهد ( همان ، ص 179)
از آنجا که نیاز ما در اختراع است ابتدا باید نیاز های اطلاعاتی سازمان یا موسسه را یافته سپس به فراهم آوری و جمع آوری اطلاعات بپردازیم . مدیر آشنا به اطلاعات می داند که اطلاعات باید قبل از استفاده تایید شود . یعنی درست نیست . آشنایی یک مدیر به اطلاعات و دانستن ارزش اطلاعات در حل مساله باعث تشویق مدیران در تقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود آشنایی با اطلاعات در نهایت منجر به استفاده از اطلاعات در حل مسائل است دانش اطلاعات ماوری دانش رایانه ی و استفاده از اطلاعات ایجاد شده از طریق رایانه است ( همان ، ص 34)
افزونگی بطور جمال عبارت است از اطلاعات اضافی که در مورد داده ها وجود دارد ، لیکن افزونگی در فرآیند ارتباطات مانعی در مقابل بروز خطاست . یک نکته مهم در طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی در تصمیم گیری است ارزیابی عنصر اطلاعات ، کار مشکلی است اما طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی در تصمیم گیری است . ارزیابی عنصر اطلاعات ، کار مشکلی است اما طراحی سیستم ها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصر اطلاعات در یک مجموعه است .
2 – 9 اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی
اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است . همان طور که منابع انسانی ، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند . لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات اطلاعات دارای ارزش ویژه ی هستند از طرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شخص اجتماعی به شمار می رود . رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود . اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد .
فناوری و ابزار های الکترونیکی و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات مورد نیاز آنها خواهند گذاشت . امروز نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی ، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند . کاربران نظام اطلاعات ، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند ، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می برند . از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیتهای سازمان محسوب میشوند ، لذا بایستی سیستم هایی را بر پا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند . هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت ، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان مورد نیاز و به شکل قابل استفاده . امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش اساسی درهمه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند . توجه به شرکتهای موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اطلاعاتی سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است . سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است . سیستم های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می شوند ، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثر بخش اهداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می گردند.
2 – 10 سیستمهای اطلاعاتی
نگرش سیستمی به جهت جامعیت بالقوه ، به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان کشیده می شود و عالیترین نمود نگرش سیستمی به سازمانها ، به استقرار سیستمهای اطلاعات مدیریت منجر می شود . این سیستمها که گرد آوری و سازماندهی داده ها و تولید اطلاعات و انتقال آن را به مدیران به انجام می رسانند ، همچون ناظری مقتدر در تمامی سطوح سازمانها حضور یافته و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده و بینش وی را برای اتخاذ تصمیمات صحیح مهیا می سازد ( طالقانی ، ص 2: 1382 )
به علت گستردگی و پیچیدگی موجود در سیستمها ، مدیران اطلاعات و متخصصان اطلاعاتی به سیستمهای اطلاعاتی یعنی سیستمهایی که به کمک ابزار های رایانه ای و فن آوری اطلاعات به گرد آوری اطلاعات و پردازش سیستم های می پردازند روی آورده اند . البته سیستم های اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند فکر کنند . برنامه ریزی کنند و به چگونگی تغییرات واکنش دهند . هنوز چندین اتاق برای افراد که این سیستم ها را اداره می کنند وجود دارد . باید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی از این افراد عملاً سیستم های رایانه ای یا سیستم های فن آوری اطلاعات را طراحی می کنند . تعداد زیادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران ، کارکنان اداری و دیگران که از رایانه در زمینه های شغلی خود استفاده می کنند . ( کورتین و همکاران ، ص 23: 1998)
انبوه اطلاعاتی که در پایگاههای داده شرکتها ذخیره می شود اکثراً آنقدر زیاد هستند که برای مدیران ، بی معنی ( و غیر قبل استفاده ) می شوند . این آنارشی هرج و مرج در حجم انبوه اطلاعات نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی و تقسیم بندی آن برای استفاده هر چه بیشتر از آن می باشد .
سیستمهای اطلاعاتی ریشه در تصاویر غار ها دارند و اعضای یک قبیله با استفاده از این سیستمهای بسیار اولیه داد و ستدهای خود را انجام می دادند . وقتی میزان دادوستدها اندک و تعداد افرادی که بایکدیگر ارتباط برقرار می کنند انگشت شمار باشد میتوان کارها را با استفاده از این سیستمها انجام داد، اما چنانچه میزان معاملات افزایش افزایش پیدا کند و افراد بیشتری نیز در این فعالیتها در گیر شوند سیستمهای مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته تر باشد ( بهان ، ص 6 : 1377)
باید توجه داشت که سیستم های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند ، بطوریکه سیستم های اطلاعاتی در خدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرار گرفته و از آن استفاده می کند . سیستمهای اطلاعاتی به معنی گرد آوری ، ذخیره ، پردازش ، پردازش اشاعه و استفاده از اطلاعات است این مساله به نرم افزار و یا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان و هدفهایش را در استفاده از فن آوری ، ارزشها و معیار هایی که در این انتخاب به کار می رود . همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ی برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یا خیر را در بر می گیرد. در صورتی که هدف از مدیریت اطلاعات ارتقای کار آیی سازمان از طریق تقویت تواناییهای آن برای بر آورد نیاز های درونی و برونی آن در یک وضعیت فعال و پویا ،