اثربخشی، کارآئی، کارکنان، سازمانها، توّجه، مدیران

اثربخشی سازمانی باید به گونه ای ایجاد شود که بتوان آنها را به منظور مقایسه سازمان ها، سنجش تأثیر تلاش های صورت گرفته در جهت توسعه سازمانی وتعیین ویژگی هایی از سازمان که به طور معناداری با اثربخشی سازمانی به عنوان یک مفهوم بنیادی مرتبط هستند به کار گرفت؛ از جمله این معیارها می توان به این موارد اشاره کرد: اثربخشی کلی، کارایی، کیفیت، رشد، انگیزش، کنترل، انعطاف پذیری و سازگاری، مهارت های وظیفه ای مدیریت، ارتباطات و مدیریت اطلاعات، مشارکت و تقسیم قدرت، پیشرفت، بهره وری، سود، میزان غیبت، رضایت شغلی، روحیه، تضد، تعیین هدف و برنامه ریزی، مهارت های بین فردی مدیریتی، آمادگی، کاربرد منابع محیطی، ارزش منابع انسانی، آموزش و توسعه (آقایی و همکاران، 1390).
2-1-2)اهمیّت اثربخشی سازمانی
اثربخشی مفهومی اساسی در نظریه های سازمانی است و یکی از ملاکهای ارزیابی عملکرد سازمانی به شمار می رود. این مفهوم به شکل عمیقی در ادبیات سازمانی جای گرفته و به عنوان موضوع اصلی در تمامی تجزیه و تحلیل های سازمانی در نظر گرفته می شود (زکی و همکاران، 1385). اثربخشی مفهومی است که اندازه گیری آن بسیار سخت است. این متغیر شامل محدوده ای از متغیرها در بازه سطح سازمانی و واحد های زیر مجموعه آن است. از آنجا که در سازمان های بزرگ اهدف متفاوتی همزمان دنبال می شوند. مبحث اثربخشی پیچیده تر می شود(Ahiauzu,2013 Amah and). از طرفی هدف اصلی تمام سازمانها ارتقا اثربخشی و کارایی است. امروزه توجه به کیفیت فعالیتها باعث تقدم اثربخشی وکارایی گشته است. برای اینکه سازمانی بتواند به بقا خود ادامه دهد باید کارهای مفیدی را انجام دهد. هدف های عمومی که به وسیله طراحان سازمان تعیین شده، باید منجر به تولیدمحصول یا خدماتی شود که برای اعضای آن سازمان یا سازمان های دیگر یا عموم جامعه مفید باشد. پی بردن به این واقعیت که سازمانها وظایف گوناگونی را انجام می دهند و هدف های جداگانه ای دارند که پاره ای از آنها ممکن است با هم تضاد داشته باشند، همچنین با قبول اینکه هر سیستمی دارای وظایف مختلفی است و در محیطی به حیات خود ادامه می دهد که داده های غیرقابل پیش بینی برای آن فراهم می کند، اثربخشی یک سیستم را می توان برحسب توانایی آن به ادامه حیات خود درموارد بحرانی، سازش، حفظ خود و رشد و توسعه اش بدون توجه به وظایف خاصی که انجام می دهد در نظر گرفت (صوفی وهمکاران، 1391). امروزه صاحب نظران و محقّقان براین باورند که اثربخشی سازمانی هدف نهایی (آشکار یا پنهان) همه سازمان هاست و تصّور سازمانی که شامل ساخت اثر بخشی نباشد مشکل است. آنان توّجه به موضوع اثربخشی را باعث توسعه تئوریهای سازمانی ذکر می کنند و اثربخشی را موضوع اصلی، در فضایی عملی نیز می دانند (اصفهانی و همکاران، 1376). به هرحال اثربخشی سازمانی ، موضوعی اصلی در نظریه های سازمانی است و یکی از ملاک های ارزیابی عملکرد سازمانی محسوب می شود. مفهوم اثربخشی در مدیریت با تغییر میزان موفقیت نتایج حاصل از کار باید. مهم ترین هدف مدیر باشد. اثربخشی چیزی است که مدیر ازراه اعمال صحیح مدیریت به دست می آورد و به صورت بازده کار ارائه می کند(مودب وهمکاران، 1392).
2-1-3)تفاوت کارآئی و اثربخشی
دو مفهوم اثربخشی و کارآئی در مدیریت امروز بسیار اهمّیت دارند و در اغلب بحث های مربوط به مدیریت به کَرّات از آنها نام برده می شود . ازنظر پیتردراکر (1964) اثربخشی، یعنی انجام دادن کارهای درست و کارآئی یعنی درست انجام دادن کارها. در تألیفات مدیریت کارآئی عموماً اشاره می کند به نسبت بازده و هزینه. کارآئی تلویحاً به معنای «بیشتر، بهتر، سریعتر و ارزانتر» است. یا به عبارت دیگر به معنای خوب انجام دادن هر امری بدون اُفت و اتلاف است. ولی در ارتباط با سازمان کافی نیست که کارآئی مدیر فقط بر حسب پایین نگهداشتن هزینه های پرسنلی سنجیده شود. چون افراد انسانی منبع عمده سازمانها محسوب می شوند. از این رو کارآئی باید به معنای رشد و ارتقای دانش و مهارت های کارکنان و ارضای نیازهای آنان نیز تلقی گردد. کارآئی بر چگونگی انجام کار تأکید می کند. اثربخشی معنایی متفاوت با کارآئی دارد. تمرکز و تأکید آن بر نتایج کار است. اثربخشی وقتی حاصل می شود که سازمان به هدف ها یا نتایج مطلوب خود نایل آید. از این رو برای اثربخشی، مدیران سازمان باید در درجه اوّل بتوانند هدف های مناسب و مقتضی تعیین کنند و «امور و کارهای درست» برای انجام دادن انتخاب نمایند. گاهی اثربخشی را طوری تعریف می کنند که تأکید آن بر نتایج کار برحسب کمیت، کیفیت، زمان و هزینه است. در این صورت مفهوم اثربخشی، کارآئی را نیز در بر می گیرد. یعنی علاوه بر مناسب بودن هدف ها و نیز ارزش ها و هنجارهای نهفته در هدف های کار، تأثیر کار بر افراد سازمانها را نیز شامل می شود. مسئولیت های مدیران در سازمانها ایجاب می کند تا عملکرد آنها در آنِ واحد هم کارآمد و هم اثر بخش باشد. گرچه کارآئی اهمّیت دارد ولی اثر بخشی حساس و حیاتی است. از دید «پیتر دراکر»اثربخشی کُلّید موفقیت سازمان محسوب می شود. به رغم نیاز مدیران به ایجاد شرایط و فرصت های مطلوب و موفقیت آمیز در کار، سازمانها تلویحاً اثربخشی را بیشتر از کارآئی لازم می شمارند، بنابراین مسئله اصلی در وهله اوّل نه «درست انجام دادن کارها» بلکه یافتن «کارهای درست» و متمرکز کردن منابع و فعالیت ها بر انجام دادن آنهاست. در نهایت بایستی گفت در برخی از سازمانها کارآئی به اثربخشی منجر می گردد و در برخی هم بین این دو رابطه ای وجود ندارد. امکان دارد یک سازمان از کارآئی بالایی برخوردار باشد ولی نتواند به هدف های خود دست یابد. زیرا کالایی را تولید می کند که متقاضی زیادی ندارد. به همین گونه امکان دارد یک سازمان به هدف های سودآوری خود برسد، ولی کارآئی نداشته باشد (دفت، 1390: 103).
2-1-4)شاخص های اثربخشی و کارآئی
در اثربخشی، افراد به دنبال درست انجام دادن فرآیندهای کاری هستند تا از طریق آن سازمان نیز به اهداف خود دسترسی یابد. تحّقق اهداف سازمان به نحو مطلوب موضوع مورد توّجه اثربخشی است. اثربخشی به میزان زیادی با کیفیت نیز در ارتباط است. محور اساسی در اثربخشی نتایج یا بازده کار است. به تعبیر دیگر اثربخشی انجام کارهای صحیح است. در کارآئی افراد سازمان به دنبال انجام دادن کارهای درست هستند یعنی با کارآئی، منابع سازمان بهتر و مفیدتر به کار گرفته می شود. کارآئی ارتباط نزدیکی با کنترل فرآیند و کاربرد منابع طی اجرای فرآیند دارد (سلطانی، 1382).

مطلب مرتبط با این موضوع :  آبلیمو، مغازه، لیمو، تفاله، لیموها، اسانس

جدول2-1) شاخص اثربخشی و کارآئی (سلطانی، 1382)
اثربخشی کارآئی
دسترسی به اهداف مورد نظر با سنجش آنها صرفه جویی در هزینه های سازمان
تعیین جایگاه درست و مناسب اهداف صرفه جویی در وقت و منابع سازمان
میزان حل خلاّقانه مسائل فرآیندی میزان حذف و ادغام فرآیندهای زاید کاری
میزان ایده های اجرا شده در سازمان میزان ایده های ارائه شده
میزان پیشنهادات اجرا شده میزان پیشنهادات ارائه شده
میزان تغییر در کیفیت و محتوای اهداف فرآیند گذاری درست و منطقی و استاندارد
میزان رقابت و خوشحال نمودن مشتریان استفاده مطلوب از منابع موجود سازمان
ضریب شدّت حوادث سازمانی ضریب تکرار حوادث سازمانی
بازده مورد انتظار به بازده واقعی در سازمان داده مورد انتظار به داده واقعی در سازمان

2-1-5)عوامل مؤثر در اثربخشی سازمانی
تحقیقات عوامل متعددی را که در اثربخشی سازمانی مؤثر هستند، نشان داده است که برخی مهّمترین عوامل به شرح زیر نام برده می شود: (دفت، 1390).
1- گرایش استراتژیک
سازمان اثر بخش به مشتری توّجه زیادی می کند. به سرعت از خود واکنش نشان دهد. کانون توّجه یک سازمان موفق بسیار روشن و مشخص است. چنین سازمانی خوب می داند که آیا آینده نگر است یا حالت دفاعی به خود می گیرد. خوب می داند که باید موفق گردد و در این راه چه باید بکند یا بهترین عمل کدام است. به کارهایی می پردازد که از آنها، درک و تخصّص بیشتری دارد .

2- مدیریت عالی
بُعد دیگر سازمان اثر بخش در فرآیندها و روش های مدیریت نهفته است. سازمانهای بسیار موفق از سه عامل که خاص مدیران است، استفاده می کنند. رهبران سازمان دارای رویا هستند، تعصّب به عمل درسازمان ها موج می زند وتمرکز بر ارزش های اصلی است.
3- طراحی سازمان
سازمانهای موفق و اثر بخش از نظر طرح سازمانی دارای سه ویژگی هستند. آنها دارای شکل ساده و کارکنان اندک می باشند. در انها تمرکز زدایی با هدف افزایش کارآفرینی صورت می گیرد.سخت گیری و ساده گیری به صورت همزمان اتفاق می افتد
4- فرهنگ سازمانی
بعضی از محققان معتقدند که فرهنگ سازمانی مستقیماً بر اثربخشی آن تأثیر نمی گذارد، بلکه این تأثیرگذاری از طریق اصلاح رفتار اعضای سازمان صورت می گیرد (,2009 Zheng). سازمانهای موفق می کوشند تا از انرژی و علاقه شدید کارکنان استفاده کنند. بدین منظور جوی آکنده از اعتماد به وجود می آورند. افزایش تولید و بهره وری را از مجرای کارکنان تقویت می نمایند و همواره دیدگاه های بلند مدت دارند (دفت ،1390).
همچنین افزایش اثربخشی را باید معلول ترکیبی از عوامل گوناگون دانست که در ادامه به شرح تعدادی از آنها اشاره می شود (ابراهیمی نژاد و محی الدینی، 1388).
1. بهبود کیفی عامل کار
• کارکنان با به کارگرفتن نکاتی می توانند اثربخشی خود را بهبود بخشند.
• نگرش های مثبت کاری مانند غرور به کار و شوق برای پیشرفت مستمر.
• کمک به همکاران در صورت لزوم و اجرای کارها به صورت گروهی
• مشارکت در برنامه های بهبود اثربخشی
• اجرای درست کارها از ابتدا
• حفظ سلامت جسمی.

مطلب مرتبط با این موضوع :  حقیقی، کدگذاری، همگرایی، دودویی، پروسه، CAPP

2.اصلاح روابط مدیریت و کارکنان
ارائه اطلاعات دقیق درباره عملیات سازمانی موجب اعتماد و اطمینان کارکنان می گردد.برگزاری جلسات عادی یا ویژه برای رسیدگی به مشکلات کارکنان فرصت مناسبی است که کارکنان با مدیر احساس آشنایی و تفاهم بیشتری کنند و در نتیجه جو گرم و دوستان های برای کار گروهی سازمان ایجاد شود.
3.استفاده از نظرات و پیشنهادات کارکنان
برای بهبود اثربخشی، لازم است به تمامی کارکنان فرصت مشارکت در برنام ههای طراحی شده، داده شود؛ مدیر آنها را تشویق کند که نظرات خود را برای اجرای بهتر کارها ارائه دهند.
4. ره آورد فنّاوری
فناوری به کارکنان امکان می دهد تا با استفاده از عوامل موجود، کارآیی و اثربخشی خود را بالا ببرند. فناوری همچنین موجب اثربخشی سیستم های مدیریتی کارآتر و پیشرفته تر درسازمان شده است. اقدامات زیر نیز در اثربخشی سازمان مؤثر می باشد.
• کاهش اضافه کاری های غیر ضروری.
• اتخاذ تدابیری برای کاهش غیبت و مرخصی های به ظاهر موجه.
• طراحی صحیح مشاغل برای جلوگیری از اتلاف وقت کارکنان.
• جلوگیری از ترک سازمان با مدیریت صحیح و برقراری روابط انسانی و اجتماعی سالم.
• طراحی سیستم بهداشت و ایمنی اثربخش و نظارت دقیق بر آن.
• آموزش مهارت های لازم به کارکنان.
• استخدام شایسته ترین فرد ممکن برای هر شغل و در هر سطح.
• طراحی سیستمی برای پرداخت حقوق و مزایا.
2-1-6)استراتژی های افزایش اثربخشی سازمانی
استراتژی های افزایش اثربخشی سازمانی بر طراحی فرآیندهایی تمرکز می کند که از حصول به اهداف و خَلق فرهنگی مثبت حمایت می کنند. نسخه واحدی را نمی توان برای طراحی استراتژی ها پیدا و تجویز نمود. برخی ازحوزه هایی را که برای استراتژی های افزایش اثربخشی سازمانی می توان مورد توّجه قرار داد به شرح ذیل قابل ذکرمی باشند هر چند بایستی اذعان داشت این فهرست ها کُلّی اند و بایستی مطابق با ارزیابی محیط های خاص سازمانی و نیازهای خاص آنها به فهرست های جزئی و تفضّیلی تقسیم گردند.
1) اهداف و استراتژی های تحقیق آن به روشنی تعریف شده باشد.
2) یک سیستم ارزشی که بر عملکرد، بهره وری، کیفیت، خدمات مشتری، کار گروهی و انعطاف پذیری تأکید کند.
3) اِعمال رهبری مقتدرانه از سوی کادر عالی سازمان.
4) یک سیستم مدیریتی قدرتمند.
5) یک نیروی کار منعّطف، ماهر، متعهد و با انگیزه.
6) کار گروهی مؤثر در سراسر سازمان.
7) فشار و تأکید مستمر برای خلاّقیت و رشد.
8) توانایی پاسخ گویی سریع به فرصت ها و تهدیدها.
9) توانایی مدیریت و در واقع فشار برای تغییر.
10) یک پایه مالی مناسب و یک سیستم خوب برای مدیریت حسابداری و کنترل هزینه ها (آمسترانگ، 1381).
2-1-7)سازمانهای اثر بخش در شرایط عدم اطمینان محیطی
محیط ها بر اساس آنچه که ما آن را عدم اطمینان محیطی می نامیم، نسبت به هم متفاوت اند. برخی سازمانها با محیط های نسبتاً ایستا مواجه اند و برخی دیگر با محیط های پویا روبه رو هستند. محیط های ایستا نسبت به محیط های پویا عدم اطمینان کمتری برای مدیران ایجاد می کند. چون عدم اطمینان محیطی تهدیدی بر علیه اثربخشی محسوب می گردد (رابینز، 1385). برخی توصیه هایی که سازمانها می توانند در شرایط عدم اطمینان اثربخشی خود را حفظ و ارتقاء دهند به قرار ذیل قابل بیان می باشند: (اشرفی، 1381).
1- مهندسی مجدد ساختارهای ماشینی و سلسله مراتبی
استفاده از ساختارهای پویا و منعطف برای وظایف غیر تکراری و محیط نامطمئن و ساختار ماشینی برای وظایف تکراری و محیط مطمئن.

مطلب مرتبط با این موضوع :  آبپاش، جنبشی، آبفشان، پاشش، یکنواختی، شدت¬پخش، آبپاش¬های، (اینچ، چرخشی، آبپاش‌های، دبی، بادبردگی

2- توّجه به استراتژی نوآوری
بازنگری در راهبردهای موجود، کنار