اثربخشی، مُدل، توّجه، استراتژیک، کارکنان، فرهنگ

گذاشتن راهبردهای تقلیدی و تدافعی و روی آوردن به راهبردهای نوآور و تحّول آفرین در این زمینه ضروری است. در این راهبرد به استقبال خطر رفتن، تشویق و از تلاش های خلاق و ابتکاری حمایت می گردد.
3- حرکت تدریجی به سوی فرهنگ انعطاف پذیر
توّجه به فرهنگ انعطاف پذیر از جمله عوامل مؤثر در اثربخشی در شرایط عدم اطمینان محیطی محسوب می گردد. این فرهنگ با نگاه منعطف و راهبردی به محیط خارجی توّجه دارد. کوشش می کند تا نیازهای مشتریان را به سرعت پاسخ دهد. سازمانهای اثر بخش در شرایط عدم اطمینان محیطی دارای فرهنگ انعطاف پذیر می باشند.
4- برخورداری سازمان از فن آوری اطلاعاتی جدید
برخورداری سازمان از فن آوری اطلاعات جدید در حّد مـتوسط موجب ارتقاء اثربخشی می گردد. این فن آوری انتقال و دسترسی به اطلاعات را صرف نظر از بُعد مسافت، از هر جای سازمان و در محیط واقعی امکان پذیر می سازد. سازمانهای اثر بخش در شرایط عدم اطمینان محیطی از فن آوری اطلاعاتی از جمله سامانه های اطلاعاتی مدیریت استفاده می کنند.
5- بکارگیری نظام مدیریت منابع انسانی
نظام مدیریت منابع انسانی هم به عوامل مؤقعیتی چون ویژگی های نیروی کار، راهبرد شرکت، بازار کار، فن آوری، قوانین و ارزش های اجتماعی و هم به گروه های ذینفع چون سهامداران، مدیریت سازمان، کارکنان، دولت، جامعه و اتحادیه ها توّجه می کند. سازمانهای اثر بخش در شرایط عدم اطمینان محیطی از نظام مدیریت منابع انسانی راهبردی برخوردارند. پژوهش های انجام شده در مدسه عالی بازرگانی هاروارد حاکی از تأیید این موضوع است.
6- استفاده از مکتب مدیریت مردم سالاری و انسانی
سازمانهای اثر بخش در شرایط عدم اطمینان محیطی از سبک مدیریت مردم سالاری و انسانی یعنی نظام مدیریت مشارکتی استفاده می کنند. برخی از پیامدهای مثبت این نظام عبارتند از: بهبود کیفیت زندگی کاری کارکنان، شکوفایی استعدادهای انسانی، افزایش خلاّقیت و نوآوری، افرایش کیفیت محصول و خدمات، توسعه بهره وری و کاهش فشارهای عصبی و روانی کارکنان و مدیران.
7- استفاده از کارکنان حرفه ای و متخصّص
سازمانهای اثر بخش در شرایط عدم اطمینان محیطی از کارکنان حرفه ای و متخصص استفاده می کنند. این کارکنان مهّمترین و اساسی ترین منبع سازمان به شمار می روند.
2-1-8)ساختار و اثربخشی سازمانی
درک فرآیند اصلی و ساختار سازمانی به فهم و شناخت محیط کاری بزرگ تر کمک می کند و نیز می تواند از آشفتگی در سازمان جلوگیری کند. ساختار سازمانی از مفاهیم اصلی در شکل گیری سازمان است. گستردگی حوزه تعاریف و تأثیرگذاری ساختار نیز بر اهمیت آن تاکید دارد؛ به ویژه اینکه هر گونه تغییر و تحول سازمانی با ابعاد ساختار سازمان ارتباط دارد. ساختار سازمانی الگو و نقشه ارتباطات و تعاملات میان بخش ها و اجزای یک سازمان می باشد (, 2007 Swanger and Gursoy). سازماندهی، فرآیند ایجاد ساختار سازمانی است و ساختار سازمانی چاچوب سازمانی است که به درجه ای از رسمیت، پیچیدگی و تمرکز اشاره دارد (Robbins, 1996). در طراحی ساختار سازمانی دو کار مهّم صورت می گیرد. اوّل آن که وظایف اصلی سازمان به وظایف فرعی شکسته می شود، وظایف فرعی به پست ها و واحدهای سازمان محّول می گردد و نوعی تقسیم کار به وجود می آید (تفکیک) و سپس از طریق مکانیزم های هماهنگی، همکاری لازم برای دستیابی به هدف مشترک (ترکیب) فراهم می گردد (مقیمی، 1385).
«هال » معتقد است که ساختار سازمانی سه وظیفه اساسی بر عهده دارد:
1) به تولید ستاده سازمانی برای نیل به اهداف سازمان کمک می کند. 2) تأثیر تنوعات فردی را به روی سازمان حداقل می کند. 3) عرصه ای است که تصمیمات سازمانی اخذ می گردد و قدرت اعمال می شود.
ساختار سازمانی همچنین جایی است که در آن ارتباطات سازمانی اتفاق افتاده و اقدامات سازمانی صورت می گیرد. ساختار سازمانی دارای ابعاد مختلفی است که از آن جمله می توان به رسمیت، تمرکز، تخصّصی کردن، استاندارد کردن، سلسله مراتب اختیار و … اشاره نمود. در طراحی ساختار سازمانی برای یک سازمان اثربخش باید نکات اساسی را مورد توّجه قرار داد که پاسخ به سئولات ذیل در این زمینه راه گشا خواهد بود :
1) هر شغل چگونه تخصصی شود و چه تعدادی از مشاغل بایستی شامل یک پست در سازمان شود؟
2) محتوی کاری هر پست تا چه اندازه باید استاندارد شود؟
3) برای هر پست چه مهارت ها و دانش هایی مورد نیاز است؟
4) بر چه اساسی پست ها در واحدها و واحدها در واحدهای بزرگتر گروه بندی شوند؟
5) هر واحد تا چه اندازه بزرگ باشد؟ چه تعدادی از افراد به یک مدیر گزارش دهند؟
6) بازدهی هر پست یا واحد تا چه اندازه باید استاندارد شود؟
7) چه مکانیزم هایی برای تسهیل هماهنگی در میان پست ها و واحدها تعبیه گردند؟
2-1-9)ملاک های ارزیابی اثربخشی سازمانی
ملاک های ارزیابی اثربخشی دارای دو رویکرد متفاوت است (نجمی و همکاران، 1387).
1- ملاک های تک معیاری اثربخشی سازمانی
1-1- حداکثر کردن سود
مُدل های اوّلیه اثربخشی ، تنها یک ملاک برای موفقیت سازمان در نظر گرفتند که مشهورترین آنها حداکثر کردن سود بود. ولی باید توجه نمود که همه تولیدکنندگان همیشه به دنبال حداکثر کردن سود نیستند. کارآفرینان ممکن است اهداف چندگانه داشته باشند.
1-2- رضایتمندی
«هربرت سایمون » در دهه 60 با بررسی تئوری های سنتی تصمیم گیری، ادعا کرد که روش های جمع کردن همه آلترناتیوها و مقایسه آنها و انتخاب بهترین گزینه (که غالباً متکی بر مُدل های تحقیق در عملیات هستند) در عمل کارآئی لازم را ندارند. زیرا زمان برای اخذ تصمیم محدود است و حداکثر کردن اطلاعات در این زمان مقدور نیست. به عقیده «سایمون»، سازمان به جای حداکثر کردن دسترسی به اهداف، به دنبال رضایت دادن به دسترسی به سطح مقدوری از هدف هاست. وی می گوید: « هدف شرکت ها نباید حداکثر کردن سود باشد، بلکه هدف باید دست یابی به یک نرخ سود مشخص، حفظ یک سهام بازار مشخص یا یک سطح مشخص فروش باشد»

2- ملاک های چند معیاری اثربخشی سازمانی
امروزه اثربخشی سازمانی ، تابعی از چند معیار نظیر بهره وری، انعطاف پذیری و پایداری محسوب می شود. در تحقیقی که «جرج انگلند» روی مدیران آمریکایی انجام داد، متوّجه شد که آنها اهداف متنوعی نظیر کارآئی سازمان، بهره وری بالا، حدکثر کردن سود و رشد سازمانی را در موفقیت سازمان مؤثر می دانند.
2-1-10)چرخه حیات سازمان و مُدل های اثربخشی سازمانی
بررسی سازمانها در قالب چرخه حیات، تمایل به نگریستن سازمانها به عنوان پدیده هایی ایستا را کاهش می دهد. سازمانها عکس های فوری نیستند، آنها تصاویر متحرکند، تکامل می یابند و تغییر می کنند. با بکارگیری دیدگاه چرخه حیات به این مهّم واقف می شویم که روشی که اکنون برای ارزیابی و توصیف یک سازمان به کار می بریم، ضرورتاً نمی تواند برای ارزیابی و تشریح آن در آینده مورد استفاده قرار گیرد. علاوه بر این هنگامی که ما به آنچه مدیریت نمی تواند به منظور اثر بخش تر ساختن سازمان انجام دهد، توّجه می کنیم استعاره چرخه حیات ارزشمند به نظر می آید. اقداماتی که برای یک مسئله در زمان رشد لازم است، مسلماً با اقداماتی که برای همان مسئله در درون افول ضروری است، تفاوت دارد (رابینز، 1385). بنابراین بسته به اینکه سازمان در چه مرحله ای از حیات خود باشد یک عامل تعیین کننده مهّم وجود دارد که مشخص می سازد مدیریت باید بر کدام مُدل اثربخشی سازمانی تأکید ورزد. اگر قرار است بقا سازمان تداوم یافته و پیشرفت کند، ضروری است که مدیریت، معیارهای اصلی را که عوامل استراتژیک بر آنها توافق دارند، اختیار کند. اما عوامل استراتژیک به مرور زمان معیارهای مورد نظرشان تغییر می کند. یکی از عوامل تعیین کننده مهّم که معیّن می کند مدیریت باید به چه میزانی به هر کدام از عوامل توّجه کند، مرحله ای است که سازمان در چرخه حیات خود در آن قرار دارد. در مرحله کارآفرینی، سازمان به نوآوری، خلاّقیت و جذب منابع تأکید دارد. حمایت خارجی در این مرحله از اهمّیت زیادی برخوردار است. همچنین سازمان باید قادر به انعطاف پذیری باشد. مُدل سیستم های باز، بر چنین معیارهایی تأکید می کند. از این رو می توانیم انتظار داشته باشیم که بانک ها و سرمایه گذاران مشترک، نوعاً از مُدل سیستم های باز استفاده کنند. وقتی که سازمان وارد مرحله انسجام اوّلیه می شود، احتمالاً اتحادیه ها و کارکنان عوامل استراتژیک آن را تشکیل می دهند. در این مرحله مدیریت باید احساس وحدت و تعّهد بالا را در کارکنان به وجود آورد. با توّجه به این معیارها، در این مرحله مُدل روابط انسانی مورد استفاده قرار می گیرد. در مرحله رسمیت و کنترل، کارآئی و نظم مورد توّجه است. در این مرحله سازمان رشد یافته و عوامل استراتژیک (کارکنان، رهبران، عرضه کنندگان مواد اوّلیه و مشتریان) آن را برحسب ثبات و بهره وری ارزیابی می کنند. چنین عواملی مُدل فرآیند داخلی و مُدل هدف عقلائی را مَّد نظر قرار خواهند داد. در مرحله انسجام ساختار، تأکید بر کنترل محیط خارجی است. عوامل استراتژیک در این مرحله بر انعطاف پذیری سازمان، توانایی در جذب منابع و نرخ رشد آن تأکید می ورزند. در مرحله افول عوامل استراتژیک، به آنچه سازمان در مرحله کارآفرینی تأکید دارد توّجه می کند، یعنی توانایی سازمان برای نوآوری و جذب منابع را مَّد نظر قرار می دهند و همچنین مانند مرحله کارآفرینی مُدل سیستم های باز را در ارزیابی های اثربخشی خود بکار می بند. ارزش ارتباط مراحل چرخه حیات سازمانی، عوامل استراتژیک و مُدل های اثربخشی باید واضح و روشن باشد. برحسب اینکه تا چه حد تجزیه و تحلیل ما از دقت و صحت برخوردار است، مدیریت باید قادر باشد پیش بینی کند چه معیاری را در ُاولویت قرار دهد، تا بر اساس آن تغییرات لازم را پیش بینی کرده و احتمال اینکه منافع برخی از عوامل کلیدی بیش از منابع دیگران مورد توّجه قرار گیرد را کاهش دهد (رابینز، 1385).

شکل 2-1) چرخه حیات سازمان و مُدل های اثربخشی سازمانی (رابینز، 1385: 73).

2-1-11)مدیریت دانش و اثربخشی سازمانی
برخی از تحقیقات تجربی، رابطۀ معناداری را بین مدیریت دانش و اثربخشی سازمانی یافته اند. همچنین همبستگی مثبت و معنادار بین عوامل بالقوه مدیریت دانش – مثل کسب دانش، اصلاح دانش، ذخیره دانش و به اشتراک گذاری دانش- وعملکرد رقابتی وجود دارد. ایجاد دانش و به اشتراکگذاری سبب بهبود عملکرد و نوآوری می شود. یکپارچه سازی دانش موجب اثربخشی، توسعه محصول، کاهش حجم محصولات معیوب، کاهش نقص های ضمانت شده و افزایش کارایی می شود (, 2007 Tiwana). مدیریت دانش نه تنها مقدم بر اثربخشی سازمانی است بلکه واسط های میان عوامل سازمانی و اثربخشی نیز می باشد. منابع دانش یکی از بروندادهای فرهنگ و راهبرد سازمانی است، چرا که دانش بر مبنای یکسری هنجارها و ارزش های فرهنگی، روابط ساختاری و اولویت های راهبردی ایجاد و به کارگرفته می شود. برای مثال اقدامات به اشتراک گذاری دانش تحت تأثیر انتظارات فرهنگی از نوع دانشی که به اشتراک گذاشته شده، افراد مرتبط با آن و سرعت دانش منتشر شده از کانالهای رسمی سازمان است (سید نقوی وهمکاران،1389)
2-2- بخش دوم: مدیریت دانش
2-2-1) دانش ومدیریت دانش
دانش، به مجموعۀ تجربه ها ، ارزش ها واطلاعات جدید گفته می شود. به عبارتی دیگر با جمع بندی تعاریف گوناگون می توان گفت که دانش به عنوان منبعی در کنار منابع دیگری که از پیش از این در اقتصاد مورد توجه قرار داشت(کار، زمین،سرمایه)، به عنوان دارایی پرمایه مطرح می شود. در چنین ساختارهایی دیگر صنعت محور نیست، بلکه محور، دانش است ودر آن دانش کاران مشغول کار هستند. مدیریت دانش، فرایند کشف، کسب، توسعه وایجاد، تسهیم، نگهداری، ارزیابی و به کارگیری دانش مناسب درزمان مناسب در سازمان است که با ایجاد مناسب میان منابع انسانی، فناوری اطلاعات و ارتباطات و ایجاد ساختاری مناسب در سازمان است که با ایجاد پیوند مناسب میان منابع انسانی، فناوری اطلاعات و ارتباطات و ایجاد ساختاری مناسب برای دست یابی به اهداف سازمانی صورت می پذیردRamirez , 2006) ).

2-2-2) مفهوم داده ، اطلاعات و دانش :
ایجاد دانش، سازماندهی و استفاده از آن جریان اطلاعات را تسهیل می کند.مهم ایناست که بین داده، اطلاعات و دانش تمایز قائل شویم.تمایز اصلی آنها در درجه سازماندهی و مفید بودن آنها نهفته است
(, 2012 C.Shih).
داده:داده شاملتوصیف مقدماتیاز اشیا و رویدادها، فعالیتها و مبادلات است که ثبت، طبقه بندی و ذخیره شده اند، ولی طوری مرتب نشده اند که معنی خاصی را برسانند ومی توانند بصورت عددی، حرفی، شکلی و صدایی باشند.داده شامل حقایق ساختار نیافته درباره رویدادها، اهداف یا افراد است و بطور خلاصه می توان گفت داده ها آمار، ارقام و واقعیت های خام و پردازش نشده هستند.
اطلاعات: اطلاعاتعبارت از مجموعه ایاز داده ها هستند که در ذهن دریافت کننده آنها ایجاد معنی میکنند.اطلاعاتباید بهدریافت کنندهچیزی را ارائهنماید کهاو تا به حال نمی دانست و نمی توانست پیش بینی کند. به عبارت دیگر اطلاعات داده هایی هستند که پردازش، تبدیل و ترکیبشده اند تا شکل معین و معناداری بگیرند و آگاهی بیشتری را به فرد