اتوماسیون، کارکنان، کمیته، ارکان، خمینی(ره)استان، امداد، امدادامام، مکاتبات، ارتباطات، تلفن، خمینی(ره)، مدیران

به اهداف از قبل تعیین شده نیست..
سیستم اتومایسیون اداری تاثیر بسزایی در صحت، دقت، اقتصادی بودن، بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران وحوزه ستادی داشته و عملکرد کارکنان را بهبود می بخشد. در این تحقیق ارکان سیستم اتوماسیون اداری ازقبیل اینترنت، اینترانت، تلفن های داخلی ورابطه شان بابهبودعملکرد کارکنان سازمان کمیته امدادامام خمینی (ره) استان ایلام مورد بررسی قرار می گیرد.

2-1بیان مسأله
اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی وغیر رسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل وخارج موسسه وبالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم متمایزمی سازد، ارتباطات است.اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و
کتبی است.(ریموند ،1998).
اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت های دفتری به منظور افزایش کارآیی، کارآیی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواندبه مدیرسودبرساند.(بهشتیان،1378).
نرم افزارهای اتوماسیون اداری با نگرش بر مدیریت گردش کار، به گونه ای طراحی گردیده اندتا کلیه کارهای مکاتباتی در جریان یک سازمان را منجر و به تولید و گردش اطلاعات و مستندات در سطح سازمان و حتی در سطحی فراتر از یک سازمان خواهدشد، را مدیریت نماید.
درباره سودمندی اتوماسیون شرکت ها و ادارات بحث های بسیار مطرح شده است، امابیشترکارشناسان برای اثبات آن به ابعاداقتصادی و مدیریتی آن پرداخته اند، امکان تبادل سریع مکاتبات، جلوگیری از ثبت چندباره، جلوگیری ازتکثیر بی مورد مکاتیات، امکان طبقه مندی مکاتبات در رده گوناگون و جستجوسریع آنها، امکان بررسی عملکردکارکنان و بخش های گوناگون سازمان، حذف کاغذ در جریان مکاتبات و امکان سازماندهی درست دستگاه هابا توجه به اطلاعات دقیق جریان مکاتبات و فعالیت ها دلایلی هستند که از همین دیدگاه سرچشمه می گیرند. این پژوهش رابطه اتوماسیون اداری با بهبود عملکرد کارکنان در سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره)استان ایلام را موردبررسی قرار می دهد.
مزایای استفاده ازاتوماسیون اداری مهمترین شرط کاربردو استفاده از آن در اکثر سازمان ها می باشد.که این امر منجر به گسترش مجاری ارتباطات باسرعت بیشتراست. در این پژوهش مشخص می شود که آیامیان استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره) استان ایلام با بهبود عملکرد کارکنان رابطه وجود دارد؟
3-1 مدل تحلیلی تحقیق :
با توجه به وجود معیارهای متفاوت برای انتخاب به عنوان ارکان اساسی اتوماسیون، محقق بر آن شد که با کارشناسان فن آوری سازمان مورد پژوهش ارکان کلیدی این سیستم را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد. که پس از بحث های فراوان و با نظر اساتید محترم (اینترنت، اینترانت و تلفن داخلی)به عنوان ارکان اساسی این سیستم برای انجام پژوهش انتخاب گردیدند.
نمودار(1-1)مدل تحلیلی تحقیق

4-1اهمیت و ضرورت تحقیق
آینده جایی نیست که به آن جا برویم بلکه جایی است که آن را به وجودمی آوریم. آن هم با راه هایی که به آینده می سازیم. مزیت ملی در کشورهایی پدید می آید که مدیران تنها درصددافزایش کارآیی نباشندبلکه حرکت های سازمانی شان در راستای استراتژی کلی باشد.
((اگر مدیران گمان می کنندکه می تواننددر ده سال آینده شرکت خودراطوری اداره کنندکه در ده سال گذشته کرده اند، سخت در اشتباهند، برای توفیق در آینده باید وضع موجود را به هم بریزند))(بنیس ،1381،ص1).
متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشدسریعی برخورداراست. که دیگر فرآیندهای کندوزمان بر اداری برروال پیشین پذیرفتنی نیست.
براین اساس ضرورت داردتا ابزاری فراهم شودکه با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت و کاهش هزینه ها به انجام فرآیندهای اداری پرداخت. بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریانات کار سرعت می بخشدو از سوی دیگربا جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان وطبقه بندی آنها، بسترمناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد.
مفهوم اطلاعات در سراسر تاریخ سازمان حیاتی بوده است. تاریخ پراست از مواردی که وجود اطلاعات دقیق و به موقع مجموعه ای از اتفاقات در محیط نامطمئن را به طور شگفت آوری تغییرداده است.(دیبرل و میلر ،2002،ص620).
به طور کلی استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان باعث افزایش دقت، صحت، سرعت شده و همچنین توزیع به هنگام اطلاعات را فراهم می سازد.
5-1علت انتخاب موضوع
ترسیم چشم انداز در حقیقت آینده دور یک کشور و بیانگر ارزشها، آرمان ها وتفکرات سیاستگذاران کشور می باشد. تصمیمات استراتژیک و ملی مبتنی بر ایجاددولت الکترونیک، چشم اندازایران 1400وبه تبع آن تصمیمات استراتژیک در راستای چشم انداز وتبیین اهداف و سیاست های کلی واجرایی در برنامه های چهارم توسعه وتبیین چالش ها و راهکارهای دستیابی به اهداف، الزامات دهکده جهانی در امر ارتباطات، استانداردسازی عملیات و بهبود عملکردکارکنان و جلب رضایت ارباب رجوع و همچنین علاقه مندی ایران به ورود در جرگه کشورهای عضو سازمان تجارت جهانی و پذیرش ایران به عنوان عضو ناظر پس از ده ها بار رد تقاضا، حضور چشمگیر ایران در سازمان ها و مجامع بین المللی و تاکید بندچهارم سند فرابخشی بر گسترش آگاهی عمومی و توسعه فنآوری و تحقیقات مقدماتی را پیش آوری سیستم سازمانی می نهندکه روی آوری به اتوماسیون اداری یکی از آنهاست.(خاکی، 1997).
در طول نیم قرن گذشته سازمان های مدرن سرمایه گذاری روی فن آوری اطلاعات را افزایش داده اند زیراعقیده دارندکه فن آوری اطلاعات تاثیر مثبتی روی عملکردسازمانی دارد.(میوآتا و دیگران،2003 ،ص1).
در سال 1997ایالات متحده آمریکا به تنهایی بیش از پانصدبیلیون دلاردر سخت افزار، نرم افزار، شبکه ها و خدمات فناوری اطلاعات سرمایه گذاری کردو در سرتاسر جهان این سرمایه گذاری به عددیک تریلیون دلار رسید.(مرلین و الیکانگاس، 1998،ص28).
این در حالی است فناآوری اطلاعات اغلب به عنوان یک نیروی محرک در جهت تمایز طرح های استراتژیک و سازمانی عصر پسافوردیست مدنظر قرار گرفته است.(ماسیون1999 ،ص360).
در نهایت باید متذکر شد که امروزه کاربرد فناآوری اطلاعات یک ویژگی مشترک بافت های سازمانی است. در حال حاضرفناوری اطلاعات خود را به عنوان یک عامل حیاتی در موفقیت تعداد بیشماری از سازمانها نشان می دهد.(مک کلا وین، 2005،ص8).
بنابراین انجام تحقیقات و پژوهش های مختلف درزمینه تحلیل رابطه کاربرد اتوماسیون اداری با سازمان ها به منظور کاستن از پیامدهای نامطلوب احتمالی در رابطه با استفاده کورکورانه سازمانها از این تکنولوژی نوین لازم و ضروری به نظرمی رسد، که پژوهش حاضر نیز در راستای جامه عمل پوشیدن به چنین ضرورتی صورت می گیرد.

مطلب مرتبط با این موضوع :  اثربخشی، مکاتبات، مدیران، پرونده، دبیرخانه، -، پشتکار، فراگردی، استقامت، میزانی، ارتباطات، پاداش

6-1اهداف تحقیق
1-6-1هدف اصلی
هدف اصلی از انجام این تحقیق ارائه پیشنهادات وراهکارهایی علمی و کاربردی در جهت بهبود عملکردکارکنان سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره) استان ایلام از طریق به کارگیری اتوماسیون اداری می باشد.که آگاهی از این موضوع می تواند دانش مدیران و کارکنان را به رابطه اتوماسیون اداری با بهبودعملکرد کارکنان را افزایش دهد. به طور کلی نگرش سیستمی به این موضوع زمینه ای را فراهم می سازد که بتوان اتوماسیون اداری وابعاد بهبودعملکرد کارکنان و تعاملات آن دو را بررسی کرد.درضمن هدف های فرعی ذیل را می توان برای آن دو برشمرد.

2-6-1 اهداف فرعی
1-بررسی وجودرابطه استفاده ازاتوماسیون اداری،در سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره) استان ایلام با بهبود عملکرد کارکنان.
2- استفاده از اتوماسیون اداری تا چه اندازه پیش بینی کننده میزان بهبود عملکردکارکنان کمیته امداد امام خمینی(ره)استان ایلام می باشد.
3- تعیین میزان دستیابی سازمان به اهدافی مانند افزایش کیفیت ارائه خدمات ،سرعت و دقت در ارائه خدمات از طریق اتوماسیون اداری.
7-1سوالات تحقیق
1-7-1سوال اصلی:
آیا میان اجرای اتوماسیون اداری درکمیته امداد امام خمینی(ره)استان ایلام بابهبودعملکرد کارکنان رابطه معناداری وجود دارد؟
2-7-1 سوالات فرعی:
آیا میان استفاده از اینترنت به عنوان یکی از ارکان اتوماسیون اداری در کمیته امداد امام خمینی(ره)استان ایلام با بهبود عملکرد کارکنان رابطه معناداری وجود دارد؟
آیا میان استفاده از اینترانت به عنوان یکی از ارکان اتوماسیون اداری در کمیته امداد امام خمینی(ره)استان ایلام با بهبود عملکرد کارکنان رابطه معناداری وجود دارد؟
آیا میان استفاده ازتلفن داخلی به عنوان یکی از ارکان اتوماسیون اداری در کمیته امداد امام خمینی(ره)استان ایلام با بهبود عملکرد کارکنان رابطه معناداری وجود دارد؟
8-1 متغیرهای تحقیق
موضوعات تحقیق دارای مفاهیمی مجرد وذهنی هستند. برای این که عملاً تحقیق را انجام دهیم مفاهیم باید به متغیر تبدیل شوند. مفاهیم وقتی به متغیر تبدیل می شوند.که بتوانیم به آنهامقدار و درجات آنها را تعیین کنیم. هم چنین باید بین متغیرهای گسسته و پیوسته تفاوت قائل شد.(ایران نژاد،1382،ص47)
1-8-1متغیر مستقل: متغیر مستقل متغیری است که از طریق آن متغییر وابسته تبیین یا پیش بینی می شود.(خاکی،1379،ص 76).
متغیر مستقل،متغیری است که انتظار می رود تغییر در متغیر وابسته را توضیح دهد.به عبارت دیگر متغیر مستقل متغییر روشنگر است.فرض می شود که این متغیر علت تغییر در متغیر وابسته است.(ایران نژاد،1382، ص48).
در این تحقیق متغیرهای مستقل عبارت است از: درفرضیه اصلی: سیستم اتوماسیون اداری درفرضیه فرعی اول: اینترنت
درفرضیه فرعی دوم: اینترانت
درفرضیه فرعی سوم: تلفن داخلی
2-8-1 متغیر وابسته
متغیر وابسته،متغیری است که محقق به دنبال تشریح یا پیش بینی تغییر پذیری در آن است.(بازرگان و دیگران،1381،ص50).
می توان گفت متغیر وابسته نتیجه متغیر مستقل است.متغیر وابسته متغیر معیار نیز نامیده می شود.(منبع قبلی)
در این تحقیق بهبود عملکرد کارکنان (در کمیته امدادامام خمینی(ره)استان ایلام)که با ابعاد صحت، دقت، بهنگام بودن، اقتصادی بودن سنجیده می شود در فرضیه اصلی و فرضیات فرعی متغیر وابسته می باشند.
9-1 فرضیه های تحقیق
1-9-1 فرضیه اصلی این تحقیق عبارت است از:
میان استفاده از اتوماسیون اداری در کمیته امداد امام خمینی(ره) با بهبود عملکرد کارکنان در استان ایلام رابطه معناداری وجود دارد.

مطلب مرتبط با این موضوع :  اتوماسیون، دستگاههای، مکانیزه، کرد.، کردن،، ابلاغ، فعالیتها،، کار،، *، نمایند.ماده، گران، ؟آیا

2-9-1 فرضیه های فرعی تحقیق عبارتند از:
میان استفاده از اینترنت به عنوان یکی از ارکان اتومایسیون اداری در سازمان کمیته امدادخمینی(ره) استان ایلام بابهبود عملکرد کارکنان رابطه معناداری وجوددارد.

میان استفاده از اینترانت به عنوان یکی از ارکان اتومایسیون ادری با بهبود عملکرد کارکنان کمیته امداد خمینی(ره)استان ایلام رابطه معناداری وجوددارد.

میان استفاده از تلفن داخلی به عنوان یکی از ارکان اتومایسیون اداری با بهبود عملکرد کارکنان کمیته امداد امام خمینی(ره)استان ایلام رابطه معناداری وجود دارد.

10-1 چارجوب نظری تحقیق
اتوماسیون اداری مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیکی رسمی و غیر رسمی بوده که برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل وخارج موسسه وبالعکس مربوط می شود.
کلمه اصلی که اتوماسیون ادری را از داده پردازی سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتومایسون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است.(شیخ بکلو،1391).
با توجه به این که اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راه کارهای مفیدجهت صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه امکانات موجود در سازمان می باشد. از همین رو است که راه حلهای مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر می سازد. در این فرآیندحذف مکاتبات کاغذی، صرفه جویی و استفاده بهینه از زمان و افزایش بهره وری عملی می گردد.
اتوماسیون اداری توسط کسانی که در دفاتر کار می کنند به کار گرفته می شود.از آنجائی که یک دفتر می تواند شامل هر چیزی از یک طبقه سوئیت گرفته تا یک محوطه محصور در یک انبار کالا باشد.بنابراین دامنه استفاده کنندگان از اتوماسیون اداری گسترده است به طور کلی سه گروه از اتوماسیون استفاده می کنند.مدیران، منشی ها و کارمندان دفتری.
صرافی زاده در کتاب فن آوری اطلاعات و کاربرد آن در سازمان مزایای اتوماسیون اداری را به دو بخش مزایای مستقیم مانند:افزایش خدمات، صرفه جویی در وقت ونیروی کار. و مزایای غیر مستقیم مانند:وابستگی کمتر به سایر ادارات، نیاز کمتر به تشریفات، فزایش وظایف شغلی ورضایت بیشتر مشتریان تقسیم می نماید.(صرافی زاده،1383،ص65).
در این پژوهش در نظر است نسبت به بررسی رابطه میان استفاده از اتوماسیون اداری با بهبود عملکرد کارکنان سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره)استان ایلام پرداخته شود.سیستم اتوماسیون اداری، اینترنت، اینترانت،وسیستم ارتباط شاخه ها از طریق تلفن های داخلی به عنوان متغیرهای مستقل و بهبود عملکرد کارکنان به عنوان متغیر وابسته در نظر گرفته شده است.
11-1 قلمرو تحقیق
1-11-1قلمرو موضوع تحقیق
قلمرو موضوعی

مطلب مرتبط با این موضوع :  کودک، والدین، اضطراب، تأملی، احتمالاً، تحول، ناایمن، خشم، نیات، تهدید، بزرگسالان، .سرانجام