اتوماسیون، کارکنان، تلفن، کمیته، ارکان، خمینی(ره)استان، امداد، فرهنگ، موسسه، 14-4، وجدول، سنتی

تلفن داخلی به عنوان یکی از ارکان اتوماسیون اداری با معیارهای در نظر گرفته شده رابطه دارد.
با توجه به سوال (34) وجدول 14-4 استفاده از تلفن داخلی به عنوان یکی از ارکان اتوماسیون اداری در سازمان کمیته امداد امام خمینی(ره)استان ایلام عاملی مهم در سهولت کارهای سازمان محسوب می شود.و تا حدود زیادی کار کارکنان این سازمان برای انجام امور مربوط تسهیل کرده است.
با توجه به سوال (35) وجدول 14-4 استفاده از تلفن داخلی به عنوان یکی از ارکان اتوماسیون اداری در سازمان کمیته امداد امام خمینی(ره)استان ایلام هزینه های سازمانی را کاهش داده است، هرچند که این کاهش هزینه ها آنقدر چشمگیر و ملموس نمی باشد. از دلایل این امر می توان به کمبود آموزش لازم کارکنان برای استفاده صحیح از تلفن های داخلی و کم بودن کارایی تلفن داخلی نسبت به سایر ارکان اتوماسیون اداری اشاره کرد.
با توجه به سوال (37-36) وجدول 14-4 استفاده از تلفن داخلی به عنوان یکی از ارکان اتوماسیون اداری در سازمان کمیته امداد امام خمینی(ره)استان ایلام نقشی مهم در پیگیری مکاتبات اداری و افزایش سرعت امور سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره)استان ایلام را ایفا می کند، هرچند پیگیری مکاتبات و افزایش سرعت به سایر ارکان اتوماسیون اداری (اینترنت و اینترانت)وهمچنین به بالا بودن سرعت اینترنت و فراهم آمدن بسترهای لازم سیستمی و سخت افزاری بستگی دارد.
با توجه به سوال (40-39-38) وجدول 14-4 استفاده از تلفن داخلی به عنوان یکی از ارکان اتوماسیون اداری در سازمان کمیته امداد امام خمینی(ره)استان ایلام باعث بهبود کیفیت اطلاعات این سازمان شده، و عاملی کلیدی و تاثیرگذار برای بالا رفتن بهره وری و کارایی کارکنان سازمان محسوب می شود، و زمینه رضایت کارکنان را فراهم می آورد، هرچند که به دلیل استفاده مداوم از تلفن و نبود تنوع در این سیستم برای کارکنان امری طبیعی و ملموس محسوب می شود، و آنچنان که باید موجبات رضایت شغلی کارکنان را فراهم نمی آورد.
3-5 پیشنهادهای مبتنی بر فرضیه ها و یافته های تحقیق
پژوهشگر با توجه نتایج حاصل از آزمون فرضیه ها وبررسی سوالات پرسشنامه وهمچنین طی آشنایی که از وضع بکارگیری اتوماسیون اداری در سازمان کمیته امداد امام خمینی(ره)استان ایلام در طی مدت انجام تحقیق و همچنین آشنایی که با نرم افزار اتوماسیون اداری چند سال پیش وطی گذراندن دوره خدمت سربازی در سازمان عقیدتی سیاسی نیروی انتظامی ایلام داشته ام. و از نزدیک با نحوه بکارگیری و مسائل و مشکلات مربوط به این سیستم در ارتباط بودم. و همچنین با استعانت از اساتیدمحترم راهنما و مشاورو متخصصان امر، برای بهبود و رفع مشکلات و معظلات سیستم اتوماسیون اداری پیشنهادهایی به شرح ذیل برای مدیران و مسولان سازمان ارائه می گردد، که امیدواریم به کارگیری آن ها از سوی مسولان، بخشی از این مشکلات رفع و رجوع گردد.
1-3-5 ضرورت برگزاری دوری آموزشی آشنایی با اتوماسیون اداری
نکته حائز اهمیت در رابطه با به کارگیری اتوماسیون اداری در سازمان کمیته امداد امام خمینی(ره) استان ایلام بحث آموزش می باشد. تا زمانیکه از سوی سازمان آموزش های لازم و مرتبط با سیستم اتوماسیون اداری و نحوه کاربردآن برای کارکنان برگزار نگردد، نمی توان چندان به توفیق آن در سازمان امیدوار بود، یکی از دلایل عمده در کم انگیزه بودن کارکنان در استفاده از اتوماسیون ادری بالا بودن ضریب اشتباهات آنان از این سیستم می باشد، که مشکلات دیگری از جمله بالا نبودن روحیه کاری و افزایش نیافتن رضایت شغلی از عواقب آشنایی ناکافی برخی از کارکنان با این سیستم و ملزومات آن می باشد. آموزش ها باید هم جنبه تخصصی مربوط به موقعیت کاری و هم جنبه آماده سازی کارکنان برای استفاده از امکانات سیستم اتوماسیون را داشته باشد، در غیر اینصورت درک صحیحی در مورد نحوه استفاده از بکارگیری سیستم اتوماسیون اداری در راستای اهداف سازمان بوجود نخواهد آمد، و تعامل سازنده ایجاد نخواهد شد. جهت صرفه جویی در هزینه ها می توان این کلاس ها به تناوب و توسط کارشناسان واحد فن آوری اطلاعات برگزار نمود.
2-3-5 استفاده از نیروی متخصص وتحصیلکرده به جای نیروی سنتی و مسن
مدیران و مسولان باید هر چه سریعتر نیروهای سنتی و کم سواد ومسن را بازنشسته و یا بازخرید نماید و بجای آنها نیروهای جوان، تحصیلکرده و متخصص استخدام نمایند، تا هم با این کار اندکی از بار شدید بیکاری جوانان تحصیلکرده کاهش یابد و هم بهروری سازمان به صورت پایدار بالا رود. لازم به ذکر است، مدیران در زمینه استخدام نیروی جدید سعی کنندتمام مراحل علمی استخدام را رعایت کنند و از رابطه گرایی جداً پرهیز نمایند، تا نیروهای مستعد و کارآمد استخدام شوند.
3-3-5 ایجاد فرهنگ و بسترمناسب جهت استفاده از اتوماسیون اداری
لازمه بکارگیری گسترده و بهینه سیستم اتوماسیون اداری وجود یک فرهنگ و بستر مناسب دراین ارتباط است، تا زمانیکه فرهنگ سازی لازم در این رابطه در سازمان صورت نگیردکارکنان چندان رغبت و تمایلی به استفاده از این سیستم در سازمان از خود نشان نمی دهندوبرای فراهم نمودن این بستروفرهنگ، ایجادیک باور و ذهنیت فردی در همه سطوح سازمان در ارتباط با نقش و اهمیت سیستم اتوماسیون اداری و میزان تاثیرگذاری آن در کلیه سطوح سازمانی ضروری است و تا زمانی که کارکنان سازمان، خصوصاًمسولان این باور و نگرش را در رابطه با اتوماسیون ادری نداشته باشند، امکان مفید بودن و ثمربخش بودن این سیستم در سازمان اندک می باشد، نبود نگرش درخور، در این ارتباط، موجب استفاده نابجا و غیر اصولی برخی کارکنان از امکانات سیستم اتوماسیون ادری از جمله شبکه می گردد و بعضاً مشاهده می شودکه از آن بعنوان ابزار سرگرمی استفاده می نمایندکه خود باعث بروز مسائلی از جمله هرز رفتن انرژی کارکنان، کندی در انجام وظایف سازمانی و اختلال در شبکه و کاهش کارآیی آن می گردد. بدیهی است رفع این مساله نیز مستلزم ارتقاء سطح فرهنگ سازمانی است که صد البته هزینه بر و زمان بر است.
4-3-5 تدوین برنامه راهبردی سیستم اتوماسیون اداری
همان طور که تدوین برنامه راهبردی برای سازمان مفید است، در رابطه با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری داشتن یک برنامه راهبردی امری ضروری و مهم تلقی می شود. و باید سازمان دورنما وچشم انداز خود را در رابطه با این سیستم ترسیم نماید.و این برنامه به صورت برنامه های کاربردی و عملی به تمامی واحدهای تابع خود ابلاغ نماید تا همه آنها در جهت واحد حرکت کرده و از هر گونه دوباره کاری و اتلاف وقت ومنابع و انحرافاتی که ممکن است از برنامه اصلی صورت پذیرد، جلوگیری بعمل آید.
5-3-5 فراهم آوردن زیر ساخت های لازم
لازمه اساسی بروزرسانی و اجرای کامل سیستم اتوماسیون اداری در سازمان فراهم آوردن زیرساخت های لازم است، مانند افزایش پهنای باند، ارتقاء سیستم های سخت افزاری کامپیوترهامانندcpu، Ram، VGA و…،به کارگیری سیستم تلفن بروز و پیشرفته، استفاده از خطوط تلفن دیجیتال به جای آنالوگ از الزامات اساسی برای به کارگیری هرچه بهتر سیستم اتوماسیون اداری و بالا رفتن بهره وری و کارآیی پایدار می باشد.
6-3-5 طراحی نرم افزارهایی متناسب با وظایف واحدهای مختلف سازمان
سازمان می توانداز طریق انعقاد قرارداد با شرکت هایی که در زمینه طراحی نرم افزارهای تخصصی، تجربه و مهارت کافی دارند. متناسب با نیاز و خواسته واحدهای گوناگون، مناطق جغرافیایی مختلف، فرهنگ ها و باورهای متفاوت و سایر موارد اقدام نموده و زمینه را برای کار کردن هر چه راحتر با این سیستم فراهم آورد.
7-3-5 ایجادمکانیسمهای تشویقی مناسب در راستا تشویق کارکنان
مدیران می توانند با استفاده از مکانیسمهای تشویقی موجود از کارکنانی که در انجام وظایفشان با استفاده از سیستم اتوماسیون ادری سرآمد هستند، زمینه را برای ایجادانگیزه در پرسنل ایجاد نموده و باعث شوند که کارکنان با میل و رغبت بیشتری برای یادگیری این سیستم تلاش کنند، در واقع این مکانیسم باعث می شود که سیستم اتوماسیون اداری با سرعت بیشتری در تمام سطوح سازمان جا باز کرده و کارکنان از آن استفاده نمایند.
8-3-5انتخاب یک تیم خبره از کارشناسان رشته های مختلف
مدیران می توانند با انتخاب یک تیم از رشته های مختلف از جمله فناوری اطلاعات، رایانه، مدیریت، روانشناسی، حسابداری، حقوق، جامعه شناسی و…،زیر نظر مدیر منظقه به منظور بررسی نیازهای آموزشی کارکنان و نیازهای سخت افزاری و نرم افزاری منطقه و سازمان اقدام نمایند، این گروه می تواننددر به روز نمودن سیستم ها و نرم افزارهای مرتبط و سایر موارد نقش اساسی و کلیدی ایفانمایند.
9-3-5 حذف سیستم های موازی
ازجمله موارد مشاهده شده در سازمان وجود اسناد و بایگانی سنتی و موازی با بایگانی الکترونیکی می باشد، که این موضوع از دو بعد قابل بررسی است، نخست اینکه به نظر می رسد در سازمان آنچنان که باید نسبت به سیستم اتوماسیون اداری باور و اعتماد کافی وجود نداردکه بایستی مدیران سازمان در جهت برطرف نمودن این باور و ذهنیت تلاش نمایند و با در نظر گرفتن تمهیداتی، کارکنان را از فواید و منافع به کارگیری سیستم اتوماسیون اداری در انجام وظایفشان آگاه نمایند و اعتماد آنان را نسبت به سیستم جدید بالا ببرند، به هر حال هر اندازه که سطح اعتماد به سیستم اتوماسیون اداری در سازمان افزایش یابدبه همان اندازه نیز استفاده از آن گسترش می یابد. شاید این ذهنیت به وجود آیدکه نگهداری به دلایلی از جمله ویروسهای رایانه ای که ممکن است باعث نابودی اطلاعات شود، دلیلی قابل دفاع برای استفاده همزمان از سیستم بایگانی سنتی تصور شود، که در این ارتباط با توجه به پیشرفت های روز افزون در این زمینه و وجود امکاناتی نظیر لوح فشرده و نسخه پشتیبانی اطلاعات، دیگر نیاز چندانی به نگهداری اطلاعات به صورت مکتوب وجود ندارد، که در صورت اجرایی شدن این پیشنهادمحقق در سازمان، در مکان و فضای اختصاص یافته برای بایگانی اطلاعات نیز، به طور قابل توجهی صرفه جویی به عمل خواهدآمد.
10-3-5 گماردن افرادباحسن خلق در سمت مسول اتوماسیون اداری
با توجه به این که استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در سازمان ها بویژه سازمان های دولتی کشورمان هنوز پدیده ای نو و بدیع است، وبرخی از کارکنان در مقابل بکارگیری آن بر اساس ویژگی مقاومت در برابر تغییر،ایستادگی می کنند؛ باید فردی که در این مسولیت گمارده می شود از نظر اخلاقی با منشوراخلاقی سازمان و آئین نامه های تکریم ارباب رجوع همخوانی داشته باشد، که این خصوصیات اخلاقی باعث می شود بی میلی و تنفر مضاعف در کارکنان و مقاومت آنها در برابرتغییر کم رنگ شده و از بین برود.
سایر پیشنهادها:
11-3-5 معرفی قابلیت های سیستم اتوماسیون اداری به صورت کلی به کاربران سیستم و همچنین مشتریان.
12-3-5 در دسترس قرار دادن ایستگاههای اتوماسیون اداری برای مشتریان و نصب و دستورالعمل کار با این سیستم به صورت ساده و شفاف.
13-3-5 فرآیندهای کاری بازنگری و به گونه ای بازطراحی شوندکه تطابق کاملی با سیستم اتوماسیون اداری داشته باشند و از این طریق هزینه های که به سازمان تحمیل می شود به حداقل می رسد.
14-3-5 ارزیابی بازخورد ناشی از استفاده کارکنان از سیستم اتوماسیون اداری.
15-3-5 متعهد بودن مدیران ارشد سازمان نسبت به استقرار کامل سیستم اتوماسیون ادری.
.
4-5 پیشنهادهایی برای پژوهشگران آینده
1-4-5 بررسی تطبیقی دو سازمان که فقط یکی ازآنها ازسیستم اتوماسیون اداری استفاده می کند.
2-4-5 استفاده از این تحقیق در واحدها و سازمان های دیگر.
3-4-5 موضوع پژوهش در سطح وسیع تر، در سازمان های پیشرو استفاده از اتوماسیون اداری مورد مطالعه و بررسی قرار گیرد.
4-4-5 پژوهش در مورد چالش های پیشروی سازمان هایی که از اتوماسیون اداری استفاده می کنند.
5-4-5 پژوهشی در این زمینه که آیا استفاده از اتوماسیون اداری با اهداف دولت الکترونیک همسو است.
6-4-5 پژوهشی در زمینه رابطه اتوماسیون اداری با افزایش بهره وری و کارآیی.

1-3-2 سازمان غیرانتفاعی
سازمان هایی قانوناً رسمی هستندکه هدف اصلی آنهاپشتیبانی از یک موردیا موضوع خصوصی، همگانی است، بدون داشتتن مقاصد تجاری در کنار آن. سازمان های غیرانتفاعی ممکن است در بسیاری از زمینه ها از جمله: محیط زیست، فعالیت های بشردوستانه، بهداشت، ورزش، هنر، امورنیکوکاری، آموزش، سیاست، مذاهب و غیره فعالیت کنند.
ازدیدگاه اساسنامه ای، موسسه غیرانتفاعی، موسسه ای بدون سهام دار است، این بدان معنی است که موسسه در صورت تولید سود به کسی سود سهام نمی دهد. هیچ یک از افرادی که در این سازمان کار می کنند به طور خاص از کسب سود توسط این سازمان منتفع نمی شوند، همه آنها آدمهایی هستندکه:
*به صورت موظف و با حقوق های مرسوم و تعریف شده و بدون پاداش های غیر مرسوم.
*به صورت قراردادهای کوچک محدود و با دریافتی های مشخص و مرسوم.
*به صورت داوطلبانه و بدون دریافت هیچ گونه درآمد.
در این موسسه مشغول به کار هستند.(کریمی شرقی، رضا، 1381).
2-3-2 سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره)
یک سازمان حکومتی غیردولتی در ایران محسوب می شود، که بخشی از حکومت است اما مسولانشان توسط دولت تعیین نمی شوند. هدف اصلی از تشکیل آن رسیدگی به امور مادی و معنوی محرومین در سطح کشور می باشد، که اخیراً این فعالیت ها در سطح بی