اتوماسیون، رایانه، اینترنت، ارتباطات، * ، اداری،، الکترونیک، کمیته، کارکنان، کنفرانس، اطلاعات،، مکاتبات

این تحقیق مربوط به مباحث اتوماسیون اداری، اینترنت، اینترانت، تلفن داخلی و بهبود عملکرد کارکنان می باشد.
2-11-1قلمرو مکانی تحقیق
قلمرو مکانی این تحقیق سازمان کمیته امداد امام خمینی (ره) استان ایلام می باشد.

3-11-1قلمرو زمانی تحقیق
محدوده زمانی این تحقیق 12 ماه می باشد که از دی ماه 1391 آغاز و تا پایان آذر 1392خاتمه می یابد.زمانبندی مراحل انجام این تحقیق در جدول (1-1)آمده است.

جدول(1-1):جدول زمانبندی مراحل انجام تحقیق
زمان به ماه
عنوان مراحل دی
91 بهمن
91 اسفند
91 فروردین
92 اردیبهست
92 خرداد
92 تیر
92 مرداد
92 شهریور
92 مهر
92 آبان
92 آذر
92
انجام مطالعات کتابخانه ی واینترنتی،جمع آوری مبانی نظری تحقیق
*
*
*

جمع آوری داده ها * * *
تجزیه وتحلیل داده ها * * * *
نتیجه گیری و
تنظیم نگارش نهائی * *

12-1تعاریف مفهومی
1-12-1اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیکی رسمی وغیر رسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل وخارج موسسه وبالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی اتوماسیون اداری را از داده پردازی سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازدارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتیاطات به هر دو صورت شفاهی وکتبی است . به طور مثال پست الکترونیک، فاکس، کنفرانس ویدئویی، تابلو اعلانات الکترونیکی و….(مک لوید ،1387،ص471).

2-12-1شبکه های ارتباطی
شبکه های ارتباطی به منظور پشتیبانی از ارتباطات و انتقال اطلاعات و پیام ها به وجود آمده اند.بسیاری از این شبکه ها در سطح ملی و فراملی به صورت شبکه های در هم تنیده، امکان ارتباط بین افراد وتبادل اطلاعات را فراهم کرده اند.انواع شبکه ها درشکل (2-1) آمده است.(صرافی زاده، 1383،ص83).

جدول(2-1): انواع شبکه ها
نوع شبکه نمونه
شبکه، شبکه ها اینترنت
شبکه انتقال عمومی خطوط تلفن داخلی
شبکه گسترده سیستم تلفن
شبکه محلی شهری شبکه داخلی یک دستگاه
شبکه محلی شبکه رایانه ورونیک ساختمان
3-12-1شبکه ها
شبکه ها، رایانه ها و دیگر تجهیزات را به یکدیگر مرتبط می سازد.بزرگترین شبکه رایانه موجود اینترنت است.(صرافی زاده و علی پناهی،1384).
4-12-1 اینترنت
اینترنت، مجموعه ای ازشبکه های کامپیوتری است که با کمک یک زیرساخت ارتباطی که متشکل ازخطوط ارتباطی با پهنای باندبسیار بالا ومسیریابهای بسیارسریع است، تشکیل یافته است.این زیر ساخت ارتباطی ستون فقرات نام دارد.ستون فقرات، با سرمایه گذاری هنگفتی در آمریکا، اروپا وقسمت هایی از آسیا ایجاد شده وحجم بسیار عظیمی از بسته های اطلاعات را در هر ثانیه به سرتاسرجهان ارسال می کند.(وحیدی،1383،ص7) .
5-12-1اینترانت
شبکه ای رایانه ای است که زبان مشترک ارتباطی شبکه جهانی اینترنت برای تبادل داده ها استفاده می کند و تمام خدمات اینترنت، از جمله پست الکترونیکی، تار جهان گستر، انتقال فایل(FTP)، گروه های خبری و تله کنفرانس را در شبکه های اختصاصی برای استفاده کنندگان مشخص آن شبکه ارائه می دهد. و لزوماً به اینترنت متصل نیست.تفاوت اساسی میان شبکه اینترنت و سایر شبکه ها در آن است.که این شبکه بر اساس پروتکل های اینترنت نظیر TCP/IP و HTTP شکل می گیرد.
6-12-1عملکرد:
عملکرد، عبارت است از میزان کارآیی و اثربخشی در تعیین هدف های مناسب و تحقق آنها (در فصل دوم به صورت مفصل توضیح داده شده است).(علاقه بند، ص 17 و16).
7-12-1عملکرد سازمانی
میزان کارآیی و اثربخشی سازمان در تحقق هدف های آن تعیین می شود.(همان منبع).
8-12-1بهره وری
بهره وری،یعنی درست انجام دادن کار+انجام کارهای درست (دراکر 1994، ص118).
9-12-1کارآیی
کارآیی، عبارت است از نسبت ستاده به داده یا به عبارت دیگر نسبت تولید کالا یا خدمات نهایی به منابع به کار رفته در آن.
10-12-1اثربخشی
اثربخشی،عبارت است از درجه یا میزانی که سازمان به هدف های مورد نظر خود نائل می آید.
(دفت،1377،ص101).
13-1تعاریف عملیاتی
تعریف عملی یا عملیاتی نسبت به تعاریف مفهومی از اهمیت بیشتری برخوردار است. زیرا که یک مفهوم از حالت کلی، ذهنی و غیرقابل مشاهده به حالت جزئی، عینی وقابل مشاهده تبدیل می کند.در پرسش نامه هر متغیر از طریق یک یا چند سوال مطرح می شود. سوالها به طریقی ساخته می شوند که محقق را به اندازه گیری یک مفهوم یاری کنند.به هنگام اندازه گیری ارزشها و اندازه گیری مختلف یک متغیر را مورد بررسی، ثبت وضبط قرار می دهیم.(ساده ،1375 ،ص88-87).

1-13-1اتومایسیون اداری
اتومایسیون اداری، کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارآئی آنهاست.(صرافی زاده،1383،ص65).

2-13-1 فن آوری اطلاعات
فن آوری اطلاعات، عبارت است از تمامی اشکال فن آوری که به منظور پردازش، ذخیره سازی وانتقال اطلاعات در یک قالب الکترونیکی به کار گرفته می شود. تجهیزات فیزیکی که برای این منظور به کار می رود عبارتند از:رایانه، شبکه، تجهیزات ارتباطی، فکس ونرم افزارهای الکترونیکی (لوکاس ، 2000،ص12).
3-13-1 بهبودعملکرد
بهبودعملکرد، معانی بهبودترقی تدریجی، به بودن، بهتری، عافیت، سلامت و تندرستی است.(معین محمد ،1386).
در این پژوهش محقق متغیرهای وابسته و مستقل را از تعریف مفهومی به صورت عملیاتی تعریف می نمایدتا بهتر و راحتر بتواندآن را سنجیده و مورد تجزیه و تحلیل قرار داد.
از این رواتوماسیون اداری که متغییرمستقل پژوهش می باشد شامل اینترنت،اینترانت و تلفن های داخلی در سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره) استان ایلام است.
متغیر وابسته در این پژوهش بهبودعملکرد می باشد. برای عملیاتی نمودن بهبودعملکرد طبق تعریف و با توجه به ادبیات مربوط به آن سوالات پرسش نامه از میان شاخص های بهبود عملکرد، بعلاوه شاخص هایی از اهداف اصلی کمیته امدادامام خمینی(ره) و همچنین شاخص هایی برای دولت الکترونیک سوالاتی در نظر گرفته شده که پس از کسب دیدگاههای اساتید صاحبنظر و اعمال اصلاحات لازم،پرسش نامه ای 40سوالی طراحی و تدوین شد. که با تایید اساتید محترم راهنما و مشاور بین کارکنان واحدهای مختلف کمیته امداد امام خمینی(ره) استان ایلام توزیع شد.که این معیارها رامی توانید در فصل سوم مشاهده فرمایید.

مقدمه
اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فن آوری اطلاعات IT به بروکراسی اداری است.ایده نوین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد. (رحیمی کیا و همکاران،1390).
درچندسال گذشته بحث گردش مکاتبات الکترونیک وسیستم اتوماسیون اداری از مباحث بسیار مهم و مطرح مدیریتی در تمام حوزه ها بوده است.و سازمان های موفق و روبه رشد همواره ازپیشگامان بهره گیری از این نرم افزارها بوده اند. حذف کاغذاز امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت های فضا جهت بایگانی پرونده ها وابزار آن مانند زونکن و پوشه ها، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تاثیرات به کار گیری اتوماسیون اداری است.
اختراع رایانه، امکان پردازش سریع و ذخیره حجم انبوهی از داده ها را فراهم می آورد و پیشرفت ها را در سطح وسیعی ممکن ساخت.این رویدادها به همراه سایر پیشرفت ها صورت گرفته در زمینه الکترونیک و ارتباطات اعم از میکروالکترونیک، نیمه هادی ها، ماهواره و روباتیک ها به وقوع انقلابی در زمینه نحوه جمع آوری، پردازش، ذخیره سازی، فراخوانی و ارائه اطلاعات منجر گردید که شکل گیری فناآوری اطلاعات حاصل این رویداد بود. (لاولس ،2000،ص2)
امروزه سازمان هایی، می تواننددر اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینندکه از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند.
اماسیستم اتوماسیون اداری چیست؟چه مزایا و معایبی دارد؟انواع کاربردها و یا زیرسیستم ها آن چیست؟آیا اجرای آن بابهبودعملکرد کارکنان رابطه دارد؟…

1-1-2 اتوماسیون اداری
به زبان ساده، اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه هاو مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملاً یکپارچه وآسان انجام پذیرد وبدین ترتیب فرمولی جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جویی در زمان و مواد اولیه مصرفی ایجاد می شود.حذف کاغذاز امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت های فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تاثیرات به کارگیری اتوماسیون است.(احمدی احمد ،1390).
اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج سازمان و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دوصورت شفاهی و کتبی است.( ریموند ،1998).
اتوماسیون اداری، استفاده از ماشین آلات برای انجام امور فیزیکی است که معمولا توسط انسان انجام می گیرد.(مک لوید ،1387،ص470).
اتوماسیون اداری، کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارآئی آنهاست.(صرافی زاده،1383،ص65).
حذف روش دستی ودر نتیجه حذف کاغذ، ارسال لحظه ای نامه ها و در نتیجه جلوگیری از صرف وقت و عدم نیاز به نیروی انسانی جهت جابه جایی نامه از مزایای استفاده ازاتوماسیون اداری است.سیستم اتوماسیون اداری وظیفه برقراری ارتباطات داخلی سازمان وهمچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده داراست. این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند، پست الکترونیک، ارسال صدا، ارسال فکس، و کنفرانس صوتی از ابزارهایی هستندکه می تواند در این مجموعه به کار رود.سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کارتابل، آرشیو اسناد و مدیریت فرایندها تشکیل می شودکه با سیستم دبیرخانه، سیستم پردازش عملیات و سیستم آرشیو اسناد در ارتباط است. بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان از طریق سیستم های نرم افزاری سازماندهی می شود.
نرم افزاهای اتوماسیون اداری با نگرشی بر مفهوم مدیریت گردش کار، به گونه ای طراحی گردیده اندتا کلیه کارهای مکاتباتی و در جریان یک سازمان را منجر به تولید و گردش اطلاعات و مستندات در سطح سازمان و حتی در سطحی فراتر از یک سازمان خواهد شد را مدیریت نماید.(علینقی پور حجت،صمدی اسماعیل،1389،ص4).
نرم افزارهای اتوماسیون اداری، نرم افزارهایی هستند که توسط آنها، مکاتبات داخلی و خارجی یک سازمان به سرعت و بدون نیاز به کاغذ، انجام گرفته و لذا نیازی به نامگذاری های مرسوم اداری نیست.(همان منبع).
2-1-2 اطلاعات
اطلاعات، عبارت است از جریان هایی که مجموعه دانایی هارا تغییر می دهد، این تغییر زمانی اتفاق می افتد که یا مطلبی به مجموعه دانایی ها افزوده شود و یا تجدید ساختاری در آن به وجود آید.(شولتر ،2000،ص5).
شایدبتوان اطلاعات را لایه ای بین دو لایه داده ها و آگاهی دانست.داده هامواد خام اطلاعات را فراهم و اطلاعات خبری را منتقل می سازند و این آگاهی است که محتوای خبر را تحلیل می کند.(طالقانی،1382،ص178).
از آن جا که نیاز ما در اختراع است ابتدا باید نیازهای اطلاعاتی سازمان یا موسسه را یافته سپس به فراهم آوری و جمع آوری اطلاعات بپردازیم.مدیر آشنا به اطلاعات می داند که اطلاعات قبل از استفاده باید تائید شود .
آشنایی یک مدیر به اطلاعات و دانستن ارزش اطلاعات در حل مساله باعث تشویق مدیران در تقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود آشنایی با اطلاعات در نهایت منجر به استفاده از اطلاعات در حل مسائل است.دانش اطلاعات ماوری دانش رایانه ی و استفاده از اطلاعات ایجادشده از طریق رایانه است.(همان منبع ،ص34)
3-1-2 عصر اطلاعات
در عصر صنعتی ((سرمایه))منبع استراتژیک به شمار می آمد، در حالی که در عصر اطلاعات ((دانش))منبع استراتژیک است. در عصر اطلاعات ارزش افزوده از طریق تبدیل اطلاعات به دانش و همچنین سرعت انتقال آن حاصل می شود. جریان اصلی اطلاعات، مبتنی بر ارتباطات است. امروزه به کارگیری میکروپروسسورها در قالب سلول های الکترونیکی، انقلاب به وجود آمده در ارتباطات و ساختاردهی دهکده کوچک جهانی را سازمان دهی نموده و به کارگیری اینترنت و دیگر ابزارهای ارتباطی بین اللمللی را میسر ساخته است.(داورونوس-پرچ،1387،ص 357).

4-1-2اطلاعات ویژه سازمانی
منظور از اطلاعات ویژه سازمانی،اطلاعاتی است که موجب افزایش توان سازمان در تشخیص میزان نیاز به کنترل عوامل