اتوماسیون، بهره¬وری، کارکنان، مدیران، ارتباطات، سازمان¬ها، هزینه¬های، خرم¬آباد، سهولت، اطلاعاتی، حفاری، دفتری

می¬یابد.
افزایش رضایت مشتری به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع.
رقابت بیشتر سازمان از طریق استفاده بهتر از منابع اطلاعاتی و قابلیت لازم برای عکس¬العمل نسبت به فشارها و فرصت¬ها.
اما کاربرد سیستم¬های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بر دارد که عبارتند از (جلیلی، 1383):
ایجاد تغییرات در محیط انسانی
نادیده گرفتن شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کارها
به صورت مکانیزه در آمدن فعالیت¬ها
پیچیده شدن و سختی کار با سیستم¬ها
بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آن¬ها به سیستم
مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه
نپذیرفتن سیستم¬های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان
کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب.
نتایج حاصل از پژوهش¬ها و تحقیقات ارائه شده در خصوص تاثیر استفاده از سیستم اتوماسیون اداری نکات زیر را مشخص کردند:
فناوری اطلاعات بر تمامی ابعاد و جوانب سازمان¬ها تاثیرات شگرفی می¬گذارد و مدیران سازمان¬ها جهت اداره کارا و اثربخش سازمان ملزم به توجه به مسائل مرتبط با فناوری اطلاعات هستند. چه در غیر این صورت محکوم به فنایند.
سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان افق و چشم¬اندازی است و مقدمه¬ای برای ورود به توسعه و پیشرفت و همچنین هم¬سو با جامعه پیشرفته جهانی که در صورت تعلل و عدم شناخت سیستم¬های موجود برای سازمان ایجاد هزینه نموده و عدم کارایی را به همراه خواهد داشت. لذا سیستم اطلاعات مدیریت می¬بایستی به عنوان یک واحد مدیریتی در سازمان¬ها مورد توجه قرار گیرد و از احیا طرح تکریم ارباب رجوع گرفته تا سرعت در کار و غیره مورد نیاز می¬باشد.
توسعه سیستم¬های اطلاعات از جمله سیستم اتوماسیون اداری در یک سازمان امری یک بار برای همیشه نیست. بلکه باید به صورت دوره¬ای به کار توسعه سیستم¬های اطلاعات پرداخت. این ویژگی از ویژگی¬های سیستمی تحمیل می¬شود چرا که هر سیستمی دارای عمر محدودی است و باید در دوره¬های خاصی آن را روزآمد کرد. به همین دلیل سیستم¬های اداری دارای چرخه زندی هستند. چرخه زندگی یک سیستم اطلاعات از نقطه شکل¬گیری موضوع و نیاز به سیستم اطلاعات آغاز شده و پس از تولید سیستم، استفاده و نگهداری در زمان نیاز به تغییر و باز طراحی پایان می¬یابد.
وجود سیستم اتوماسیون اداری تاثیرات مثبتی بر ارتباطات درون سازمان¬ها داشته و موجب افزایش کانال¬های ارتباطی و سرعت و سهولت در مراودات سازمان شده است.
در کاربرد سیستم¬های اتوماسیون اداری و اعمال تغییر و تحولات از طریق آن¬ها بایستی به مباحث ارگونومیک (مهندسی انسانی) و مقاومت در برابر تغییر کارکنان و تگنیک¬های مناسب غلبه بر مقاومت¬ها نیز توجه اساسی داشته باشد و با استفاده از نگرش سیستمی، اقدام به تغییر و تحولات و به کارگیری سیستم¬های اتوماسیون اداری کنیم و بدانیم که نیروی انسانی هم به عنوان مهمترین عامل ایجاد کننده تغییر و هم به عنوان پذیرنده و اجرا کننده آن است.

پیشینه تحقیق
مطالعات خارجی
تحقیق در زمینه بهره وری به اوایل قرن بیستم بر می گردد. این تحقیقات با آزمایش های تایلور شروع شد (کلگ و دانکرلی، 1980). وی آموزش، انتخاب مناسب¬ترین روش کار و پاداش¬های مادی را عوامل تعیین¬کننده¬ی بهره¬وری می¬دانست. ماگو به این نتیجه رسید که عوامل اجتماعی مثل انگیزش کارکنان، شکل نظارت، رضایتمندی و روابط بین آن¬ها است که بر بهره¬وری آنان تاثیر می¬گذارد (آورهیل، 1972). تمام این تحقیقات در نیمه اول قرن بیستم در زمینه صنعت و کشاورزی بود.
اسوارت (1985) در پیمایشی که در یکی از شهرهای آمریکا انجام داد به این نتیجه رسید که انعطاف¬پذیری زمان، تاثیر قابل ملاحظه¬ای بر روی بهره¬وری کارکنان دفتری دارد. اسوارت در سال 1985 برنامه غنی¬سازی شغلی را در سیتی بانک امریکا انجام داد. اجرای آن برنامه بهره¬وری کارکنان را به میزان قابل توجهی افزایش داد.
والترز (1985) به این نتیجه رسید که رضایت شغلی هیچ گونه رابطه علی با بهره¬وری کارکنان ندارد. باکل و کریسریوانسنک (1995) به این نتیجه رسیدند که دموکراسی در محل کار و تفویض اختیار و افزایش مهارت¬ها باعث افزایش بهره¬وری می¬شود.
روگر (1996) به این نتیجه رسید که رهبری، کار تیمی، مشارکت و ارتباط بین اعضای تیم با یکدیگر و با مدیر، بهره¬وری را به میزان قابل زیادی افزایش می¬دهد. ایمد (1997) به این نتیجه رسید که کارکنان به ارزش¬های انسانی مانند عدالت و حقیقت بیش از منافع و علایق مالی اهمیت می¬دهند.
مطالعات داخلی
شیخ¬بکلو و همکاران (1391) در مطالعه¬ی خود به طور ویژه به بررسی تاثیر اتوماسیون اداری بر کارایی سازمان پرداختند. جامعه¬ی آماری این تحقیق مدیران و کارشناسان یک سازمان دولتی بودند (97 نفر) که از روش نمونه¬گیری تصادفی ساده، تعداد 48 نفر به عنوان نمونه¬ی آماری انتخاب شدند. نتایج بدست آمده از آزمون t یک جامعه و کروسکال- والیس نشان می¬دهند که اتوماسیون اداری بر استفاده بهینه از زمان، سرعت پاسخگویی به مشتریان و دقت در انجام کارها تاثیر دارد و در نتیجه باعث افزایش کارایی سازمان می¬شود. نویسندگان مقاله در پایان پیشنهادات زیر ارائه نمودند:
به منظور افزایش کیفیت کار و تسریع فرایندهای پیچیده¬ی اداری آموزش مستمر کارکنان سازمان به صورت پایه¬ای انجام شود. همچنین مدیران باید کارکنان را به استفاده مستمر از سیستم اتوماسیون اداری تشویق کرده و سعی نمایند تا با کمک آن¬ها استفاده از سیستم اتوماسیون اداری را جایگزین سیستم سنتی انجام کارهای اداری سازند.
عدم کاهش هزینه¬های سازمان از جمله هزینه¬های نگهداری اسناد، کاهش نیروی انسانی و کاهش ماموریت¬های سازمان نشان از آن است از سیستم به طور صحیح استفاده نمی¬شود. به این خاطر پیشنهاد می¬شود که کلاس¬های آموزشی به منظور توجیه استفاده از سیستم و مزایای آن برای کارکنان سازکان صورت گیرد. همچنین با بهره¬گیری کامل از تمامی امکانات سیستم، زمینه را برای کاهش هزینه¬های سازمان فراهم سازند.
همانگونه که پیداست که برای پیشبرد و انجام هر گونه تغییر سازنده¬ای در سازمان بدون شک حمایت مدیران ارشد عامل مهمی در اجرای بهینه آن خواهد بود. در دوره¬ی کنونی که عصر مجازی نامیده می¬شود و به مراتب تکامل یافته¬تر از عصر اطلاعات است، نقش این جمایت¬ها بسیار پررنگ¬تر و حیاتی¬تر به نظر می¬رسد. زیرا هر گونه کوتاهی و چشم¬پوشی نسبت به تغییرات محیطی، بالاخص تغییرات تکنولوژیکی و اطلاعاتی موجب عقب¬ماندگی آن سازمان را از ابعاد گوناگونی از جمله کارایی کل مجموعه، فراهم خواهد آورد. بنابراین پیشنهاد می¬شود که مدیران سازمان بیش از پیش حمایت خود را از تغییرات بهینه و سازنده در سازمان اعلام نموده و دیگر کارکنان سازمان را نیز تشویق به عدم مقاومت در برابر تغییرات نمایند.
مدیران باید روحیه¬ی انعطاف¬پذیری افراد را در برابر تغییرات جدید تقویت کرده و خود نیز به این موضوع معتقد باشند که هر تغییری، سریعاً صورت نمی¬پذیرد و نیازمند زمان مورد لازم برای نیل به نتیجه مطلوب است اتوماسیون اداری نیز یکی از تغییرات می¬باشد که با توجه به ماهیت تکنولوژیکی و اطلاعاتی که دارد، فرایندهای خاص خود را برای استقرار کامل و بهینه در سازمان می¬طلبد. از این رو توصیه می¬شود مدیران سازمان، به زمان¬بر بودن استقرار این گونه سیستم¬ها توجه داشته باشند و تا زمان استقرار کامل و بهینه¬ی سیستم جدید، قدرت تحمل¬پذیری خود را افزایش دهند.
رحیمی¬کیا و همکاران (1390) در تحقیق خود به بررسی نقش به کارگیری اتوماسیون اداری در بهره¬وری کارکنان شهرداری خرم¬آباد در سال 1389 پرداختند. آن¬ها از اطلاعات پرسشنامه¬ای که از 77 نفر از کارکنان شهرداری خرم¬آباد جمع¬آوری شد، برای بررسی این ارتباط بهره جستند. روش آماری مورد استفاده برای تحلیل داده¬ها شامل آزمون t و تحلیل واریانس بود. یافته-های تحقیق نشان می¬دهد کارکنان شهرداری خرم¬آباد در مورد نقش به کارگیری اتوماسیون اداری در بهره¬وری خود نگرش مثبت دارند.
نوروزیان¬قره¬تکان و همکاران (1390) در مقاله خود با عنوان “اثرات سیستم¬های اتوماسیون اداری بر شاخص¬های بهره¬وری سازمان”، تاثیر استفاده از سیستم¬های اتوماسیون اداری را بر بهره¬وری مطالعه نمودند. جامعه آماری تحقیق مذکور شامل 300 کارمند سازمان مرکزی در سازمان مرکزی دانشگاه فردوسی مشهد بود و بر اساس فرمول ککران 60 کارمند به عنوان نمونه آماری انتخاب شدند. روش مورد استفاده برای تجزیه و تحلیل اطلاعات، آنتروپی بود. یافته های تحقیق نشان می¬دهد که سیستم اتوماسیون اداری بیشترین تاثیر را بر شاخص بهره¬وری توانایی سازمان در به روز نمودن روش¬های اجرایی مدیریتی داشته و شاخص بهره¬وری بهبود دقت و نیز سهولت پیگیری نامه¬ها کمترین تاثیر را از این نوع سیستم می¬پذیرد. محققان در پایان بیان می-کنند که مسئولین سازمان به منظور بهبود شاخص¬های بهره¬وری که در رتبه¬های پایین¬تر هستند باید بر اجرای اقدامات مقتضی متمرکز گشته و سعی در بهبود این شاخص¬ها و ارتقای آن¬ها به سطوح بالاتر نمایند.
صرافی¬زاده و علیپور (1388) در تحقیق خود به بررسی تاثیر به کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره¬وری منابع انسانی پرداختند. جامعه آماری تحقیق مذکور مدیران و کارشناسان شرکت خدمات پس از فروش شرکت مزدا یدک می¬باشد. تعداد 68 نفر از جامعه ¬آماری انتخاب شدند و پرسشنامه بین آنان توزیع گردید. روش آماری مورد استفاده برای تحلیل داده¬ها و استخراج نتایج آزمون t بود. نتایج تحقیق نشان می¬دهد که به کارگیری اتوماسیون اداری بر عواملی نظیر کارایی، اثربخشی و بهره¬وری در حوزه انسانی تاثیر مستقیم داشته اما میزان تاثیرات در حد چشمگیری نبوده است.
موسوی¬مدنی و نوروزی (1385) به بررسی تاثیر سیستم¬های اتوماسیون بر ارتباطات سازمانی پرداختند. آن¬ها برای بررسی این اثرات، پرسشنامه¬ای حاوی معیارهای مختلف ارتباطی تهیه کردند و پاسخ¬دهندگان تاثیر اتوماسیون اداری را بر هر یک از معیارها، ارزیابی نمودند. در مجموع از نتایج به دست آمده مشخص شد که اتوماسیون اداری ارتباطات رسمی و مراودات دفتری را بسیار تسهیل نموده است ولی در مورد ارتباطات غیررسمی و شخصی افراد تاثیر چندانی نداشته است. همچنین این سیستم در زمینه پیش¬گیری از برخی برخوردها و ارتباطات منفی و غیرضروری در سازمان، نقش مثبتی ایفا می¬کند.
آهنگرپور (1387) در تحقیق خود به بررسی بهره¬وری اجرای اتوماسیون اداری در شرکت ملی حفاری ایران پرداخته است. روش تحقیق مذکور توصیفی- پیمایشی بوده و نمونه¬ی مورد بررسی شامل 164 نفر از مدیران و کارکنان شرکت ملی حفاری ایران می¬باشد. پرسشنامه¬ی مورد استفاده برای جمع¬آوری اطلاعات شامل 30 سوال بود. یافته¬های بدست آمده از این تحقیق نشان می¬دهند که بهره¬وری شرکت پس از اجرای اتوماسیون اداری افزایش یافته است. برخی از پیشنهادات مطرح شده توسط نویسنده-ی مقاله به صورت زیر می¬باشند:
ملزم نمودن شرکت به استفاده از سیستم اتوماسیون اداری برای کلیه¬ی کارکنان و مدیران.
متعهد نمودن مدیران ارشد نسبت به استقرار کامل سیستم اتوماسیون اداری در سطح شرکت.
حذف سیستم دستی در تمام بخش¬های شرکت.
اذتقای قابلیت داده¬پردازی نرم¬افزار اتوماسیون اداری با راهنمایی کاربران.
ایجاد بخشی در برنامه¬ی نرم¬افزاری سیستم اتوماسیون اداری که امکان دریافت پیشنهاد از کاربران را داشته باشد.راه¬اندازی یک بخش جدید در این برنامه تا کلیه¬ی کاربران قادر باشند به قوانین و مقررات، بخشنامه¬ها، آیین¬نامه¬ها و دستورالعمل¬ها به سرعت و سهولت دسترسی داشته باشند تا در مواقع لزوم به مطالبات منطقی ذینفعان توان پاسخوگیی وجود داشته باشد.
شیری (1385) در بررسی خود، تاثیر اتوماسیون اداری بر عملکرد کارکنان شرکت سهامی بیمه¬ی ایران استان همدان را مطالعه نمود. وی برای پی بردن به تاثیر یا عدم تاثیر اتوماسیون اداری بر متغیرهای وابسته، از آزمون استقلال کای دو استفاده نمود. نتایج آزمون تمام فرضیات نشان می¬دهند که اتوماسیون اداری بر نحوه¬ی دسترسی به آمار و اطلاعات، ایجاد وحدت رویه در انجام امور سازمانی، سرعت انجام امور و همچنین، صحت و دقت عملیات، تاثیر دارند. نویسنده مقاله در انتخا پیشنهادات زیر را ادائه نمود:
اتوماسیون اطلاع¬رسانی سریع و صحیح به کارکنان و مراجعان و تبع آن رضایت آن¬ها را افزایش می¬دهد.
اتوماسیون موجب دسترسی سریع به اسناد و مکاتبات ذخیره شده، خدمات رسانی، توزیع و بایگانی اسناد می¬شود.
اتوماسیون موجب افزایش کنترل و نظارت سازمانی را فراهم کرده و موجب پیگیری صحیح کارها می¬شود.
اتوماسیون می¬توان دستیابی به یک فرصت رقابتی در صنعت بیمه را فراهم آورد.
با توجه به ممنوعیت استخدامی در سازمان¬های دولتی، اتوماسیون می¬تواند راهکاری در جهت صرفه¬جویی نیروی انسانی باشد.
مدیران شرکت برای مقوله و فرایند اتوماسیون اداری اهمیت به سزایی قایل شوند. مدیران ذیربط در خصوص ادامه¬ی تکمیل اتوماسیون در سازمان با اطمینان هر چه بیشتر قدم¬های بعدی را بردارند و اتوماسیون را به طور کامل وارد سازمان نمایند.
به فرایند اتوماسیون به عنوان سرمایه¬گذاری در سازمان نگریسته شود.
اجرای اتوماسیون به عنوان خط مشی در هیئت مدیره شرکت مطرح و نهادینه گردد به طوری که این مقوله با انتصابات جدید مدیران عالی سازمان و طرز فکر و نحوه¬ی مدیریت آنان خدشه¬دار نگردد.
تقی¬زاده (1384) به

مطلب مرتبط با این موضوع :