اتوماسیون، بهره¬وری، اثربخشی، ارتباطات، هستند.، تایپ، دفتری، گودوین، اداری،، فورد، اسناد، ندارد. اهداف

د توسط شما مدیر انجام شود
شکل زیر از شرم¬بورم (1993) مفهوم دقیق بهره¬وری را که برآیند کارایی و اثربخشی است، نشان می¬دهد:
کارایی و اثربخشی وجود دارد.
اهداف حاصل می¬شود.
بهره¬وری خوب و بدون ضایعات از منابع وجود دارد. کارایی وجود دارد ولی اثربخشی وجود ندارد.
اهداف حاصل می¬شود.
عدم بهره¬برداری صحیح از منابع
کارایی وجود دارد ولی اثربخشی وجود ندارد.
اهداف حاصل نمی¬شود.
منابع تلف نمی¬شود و آسیب نمی¬بینند. کارایی و اثربخشی وجود ندارد.
اهداف حاصل نمی¬شود.
اتلاف منابع رخ می¬دهد.
شکل ‏2 1: برآبند کارایی و اثربخشی

مدل های بهبود بهره وری
هدف در افزایش بهره¬وری، افزایش فشارهای کاری، تعداد ساعات کاری و … نمی¬باشد. برای بهره¬ور شدن باید احساس مسئولیت، بهره¬برداری و کارآفرینی بیشتر در استفاده از منابع موجود به دست آورد به طوری که کالا و خدمات ارزانتر و در مقیاس بیشتر در محدوده¬های زمانی و منابع موجود به مشتریان ارائه شود (موسوی، 1377).
بهره¬وری می¬تواند معیاری برای مقایسه سازمان فراهم آورد. سازمان می¬توان به مدد نسبت بهره¬وری، عملکرد خود را با گذشته مورد مقایسه قرار و سنجش قرار دهد و کم و کاستی¬های احتمالی را جبران نماید. نسبت بهره¬وری به عنوان معیاری برای مقایسه می¬تواند راهگشای سازمان برای برنامه¬ریزی¬های آتی، جابه¬جایی¬ها و تجدید ساختار سازمانی و … باشد. سنجش بهره-وری می¬توان در هدف¬گذاری، بودجه¬ریزی، کاهش خرینه¬ها، نظارت بر عملیات، افزایش مسئولیت و پاسخگویی افراد سازمان کمک نماید (شریف¬زاده، 1372).
برای افزایش بهره¬وری در سطوح مختلف مدل¬ها و رویکردهای متعددی مطرح شده¬اند. این مدل¬ه و رویکردها از لحاظ نوع توجه به عامل (اعم از نهاده، فرایند یا ستانده) و از لحاظ کمی و کیفی بودن متفاوت هستند. در این بخش به چند مدل و رویکرد مهم که بیشتر بر بعد انسانی و بهره¬وری نیروی کار تاکید دارند، اشاره می¬شود.
مدل گودوین
گودوین با تاکید بر بهبود بهره¬وری معتقد است که باید بهبود را به نحو مناسبی اداره کرد و به این سوال پاسخ داد: جریان بهبود را چگونه را می¬توان حفظ کرد؟
بر اساس این مدل، گودوین و همکارانش اصطلاح مدیریت بهبود را به عنوان کانون رویکرد گودوین برای بهبود عملکرد سازمان مطرح کردند. گودوین بر اهمیت انسان و نیروی کار تاکید بسیار دارد و معتقد است که مهمترین دارایی یک شرکت، نیروی انسانی است و از این رو تلقی¬ها و نیروهای انگیزشی آن¬ها عامل عمده¬ای برای موفقیت سازمان هستند.
مدل هرشاور و راش
این دو صاحبنظر برای بهبود نیروی کار مدلی پیشنهاد کرده¬اند. در این مدل، عملکرد نیروی کار، کانون مدل است که تحت تاثیر مستقیم یا غیرمستقیم عوامل سازمانی و فردی قرار دارد. هر عاملی در این مدل می¬تواند به عنوان یک داده وارد شده، عملکرد نیروی کار را تحت تاثیر قرار دهد و عوامل دیگری نیز می¬توانند به عنوان ستاده عملکرد نیروی کار تلقی شوند. این مدل از اثر بازخورد و ویژگی¬های تاخیر زمانی برخوردار است. بدین معنا که نتیجه یک عمل توسط یک شخص یا گروه سرانجام بر همان شخص یا گروه تاثیر خواهد داشت (هرشاور و راش، 1978).
مدل کوانتان و وتون
این دو صاحب¬نظر مدلی را مطرح کرده¬اند که بهبود بهره¬وری را با رشد سازمان و نقش مدیر به عنوان تصمیم¬گیرنده متناسب می¬سازد. در این مدل بر استراتژی¬هایی برای بهبود بهره¬وری تاکید می¬شود که بر رشد و توسعه سازمان تکیه می¬کند. آن¬ها معتقدند که نوع استراتژی¬های بهبود بهره¬وری به مراحل رشد سازمان بستگی دارد و برای رشد سازمان به چهار مرحله اشاره کرده¬اند که عبارتند از (باین، 1982):
تعیین اهداف و تقدم و تاخر آن¬ها نسبت به همدیگر
مشخص کردن ملاک و معیاری برای ستاده¬ها با توجه به محدودیت¬های سازمانی
تهیه و تدارک برنامه¬های عملی
حذف موانع شناخته شده بر سر راه بهبود بهره¬وری
تکمیل روش اندازه¬گیری بهره¬وری و محاسبه بهره¬وری بر مبنای قیمت سال پایه
اجرای برنامه¬های عملی
برانگیختن کارگران و سرپرستان برای دستیابی به بهره¬وری بیشتر
ایجاد و حفظ فراینده¬ی تلاش¬ها در جهت حرکت بهره¬وری
بررسی نتایج فعالیت¬ها در فرهنگ سازمانی

مطلب مرتبط با این موضوع :  کارکنان، ارتباطات، تایپ، غیبت، شغل، الکترونیک، الکترونیک،، اندیکاتور، دولت،، اینترنت، .، شده.کسب

مفهوم اتوماسیون
مردی که اولین بار در سال 1947 این کلمه را معروف ساخت، دلمار هاردر رئیس کمپانی اتومبیل¬سازی فورد بود. نظر هاردر آن نبود که این کلمه را شهرت جهانی بدهد و منظور وی توضیح اختراع و پیشرفت تازه¬ای بود که در کارخانه فورد حاصل شده و برای انتقال ادوات اتومبیل از قسمتی به قسمت دیگر کارخانه از وسیله¬ای که به نام «منتقل کننده» نامیده می¬شد، استفاده می-کردند.
اگر در گذشته، اتوماسیون به دستگاه¬های منتقل کننده¬ی کارخانه اتومبیل¬سازی فورد اطلاق می¬شد اما اینک به غول¬های عظیمی اطلاق می¬شود که اصلاً به کارگر احتیاج ندارند و خودبخود و تحت کنترل یک دستگاه خودکار مغناطیسی دیگر یک قسمت مهم از هواپیما می¬سارد. ماشین¬آلاتی اختراع شده است که خود به خود انواع و اقسام کالا از اجناس یدکی تا اتومبیل¬های باری را که در کنار اسکله ریخته باشد جدا و جور می¬کند و در محفظه¬های معینی می¬گذارد. دستگاه¬های الکتریکی جدیدی تهیه شده است که با ترازوهای بسیار دقیق خود مخلوط¬های سیمان و صنایع غذایی را با دقت بسیار زیاد تهیه می¬کند و ماشین¬های جدید حساب الکترونیک عملیاتی انجام می¬دهند که گاه عقل از فهم آن قاصر است.
تمام این ماشین¬آلات خرد و کوچک را اتوماسیون می¬نامند و شاید به همین جهت هنوز تعریف جامعی براب اتوماسیون ارائه نشده است. بعضی¬ها اتوماسیون را چنین تعریف می¬کنند:
«ماشینی که به وسیله¬ی وسائل غیرانسانی کنترل می¬شود.»
به عبارت دیگر ماشینی که به وسیله ماشین دیگر کنترل می¬گردد. بعضی دیگر می¬گویند که اتوماسیون فقط به سیستمی گفته می-شود که به موجب آن اطلاعات لازم دائماً به وسیله ماشین¬آلات در اختیار ماشین مورد نظر گذاشته می¬شود تا بتواند به کار خود ادامه دهد.
به هر حال بحث و تفسیر درباره کلمه اتوماسیون بحدی توجه دانشمندان و علاقمندان را به خود جلب کرده است گه کنفرانس¬های گوناگونی برای این منظور تشکیل شده و می¬شود و در تمام این کنفرانس¬ها مساله تعریف اتوماسیون به صورت یک مساله حاد جلوه¬¬گرمی¬شود.
نظریات در مورد اتوماسیون متفاوت است. گروهی از مردم چنین تصور می¬کنند که اتوماسیون بهشت را از آسمان به زمین خواهد آورد وضعی فراهم خواد کرد که همه مردم بتوانند همان طور که همیشه در انتظارش بودند زندگی کنند. اما گروه دیگر درست نظر عکس را دارند. این گروه عقیده دارند که اتوماسیون موجب بیکاری وسیعی خواهد شد و نباید اجازه داد که اتوماسیون توسعه زیادی پیدا کند.
تعاریفی که برای اتوماسیون شده از تعاریفی که برای مکانیزاسیون (جانشیون کردن ماشین به جای انسان) می¬شود خارج نیست. شاید یک علت که موجب شده است کلمه اتوماسیون شایع شود این است که مکانیزاسیون جانشین انرژی انسان است حال آنکه اتوماسیون جانشین مغز انسان است .

مطلب مرتبط با این موضوع :  اتوماسیون، اطلاعاتی، پردازها، کنفرانس، اسناد، .، توضیحات، رایانه، مثالهای، منعطف، •، ارتباطات

سیر تکاملی فناوری اداری
سیر تکاملی فناوری اداری شامل دوره¬های زیر می¬باشد (حبیبی، 1383):
فناوری اداری
فناوری رایانه¬ای
فناوری ارتباطات
در دوره¬ی اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه¬ای و در معنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجاری در آن صورت گیرد. از مهمترین شاخص¬های این دوره انجام مطالعاتی در مورد جابه-جایی و فضاسازی برای محیط¬های اداری بود. در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیت¬های اداری از فعالیت¬های تولیدی بود و در نهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمز و مالی بود، فراهم گردد.
در دوره¬ی دوم، یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانه¬های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره¬مند بودند، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه¬گذاری در رایانه¬ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره¬شان به خوبی یاری کرد.
در دوره¬ی سوم، یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از این سیستم¬ها در یکدیگر. در حقیقت امروزه سیستم¬های اداری سیستم¬های جهانی هستند که وظیفه¬ی اصلی¬شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعاً ارتباطات از لحاظ تجاری از اهمیت به سزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می¬بریم، این است که سازمان¬ها و شرکت¬ها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا با کیفیت پی برده¬اند و در بازارهای پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازما-ن¬ است. به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است.

اتوماسیون اداری
بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت های اداری را اتوماسیون اداری می نامند. اما از دهه¬ی 1960 که جنبه¬های بیشتری از کاربردها و فعالیت¬های اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری و مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را در برگیرد به وضوح احساس شد که با نام¬های مختلفی همچون سیستم¬های اداری، سیستم¬های اطلاعات اداری، سیستم¬های کاربر نهایی و سیستم¬های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. در وافع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که آب¬بی¬ام محصول جدید خود یعنی نوار مغناطیسی و ماشین تایپ سلک¬توری را معرفی کرد، شروع شد. ماشین تایپی که می¬توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کن. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم¬های کوچک در ریزپردازنده¬ها تبدیل شد. تکامل¬های بعدی در این زمینه ایجاد شد و نیاز واقعی به تکامل این بود بود که طی دهه¬ی 1970 کارآیی کارخانه¬ها 85 تا 90 درصد افزایش یافت. در حالی که کارآیی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت. پس بایستی سیستم¬های به وجود می¬آمدند که موجب افزایش بهره¬وری و کارایی دفاتر هم می¬شدند (رحیمی¬کیا و همکاران، 1390).
سیستم¬های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه¬¬های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم¬های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی¬شماری است. اتوماسیون اداری شامل تمام سیستم¬های الکترونیکی است که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار کرده یا تسهیل می¬کند. حجم بزرگی از امور روزمره سازمان¬ها، امور دفتری هستند. می¬توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران (اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد) با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیت¬هایی از قبیل انتشار یا ذخیره (بایگانی) اطلاعات و کار با واژه¬پردازها را بر عهده دارند (داده¬کاران)، کاربر اصلی و دائمی سیستم¬های توماسیون اداری و ساری سیستم-های ارتباطی (نظیر سیستم¬های مدیریت اسناد) هستند.

مطلب مرتبط با این موضوع :  مدیران، اتوماسیون، استانداری، مفهومی، لیکرت، مکانیزم، پژوهشگر، پردازنده، سئوالات، مصاحبه، .، :1-

زیرسیستم های اتوماسیون اداری
گرچه معمولاً از اتوماسیون اداری برای برقراری ارتباطات روزمره مانند تبادل نامه یا پیام استفاده می¬شود، ولی کاربردهای واقعی آن فراتر از کاربردهای معمول آن هستند. بنابر صرافی¬زاده (1387) ابزارهای اصلی اتوماسیون اداری شامل کلمه¬پرداز، پست الکترونیک، تابلوی اعلانات الکترونیکی، پست صوتی، پردازش تصویر، سیستم نوشتار گروهی، کنفرانس ویدیویی و اتوماسیون جامع می باشد. برخی از مهمترین کاربردهای این ابزارها عبارتند از:
تهیه و اسناد مدارک
دریافت و ارسال پیام
انتقال نامه و مکاتبات از طریق خطوط تلفن
پشتیبانی از جعبه¬های پستی صوتی و ارائه خدمات پیچیده تلفنی
دسترسی برخط به مکاتبات و اسناد دیگر
ارتباط رو در رو و بدون نیاز به مسافرت
ترکیب اسناد و پیام¬ها
نمودار زیر از حبیبی (1383) انواع زیر سیستم¬های اتوماسیون اداری را نشان می¬دهد:
¬
شکل ‏2 2:زیر سیستم های اتوماسیون اداری

تاثیر استفاده از سیستم¬ اتوماسیون اداری
استفاده از سیستم اتوماسیون اداری علاوه بر این که باعث افزایش محصول یا بازده و صرفه¬جویی در وقت و یا نیروی کار می-شود، باعث موارد زیر نیز می¬گردد (موسوی¬مدنی و نوروزی، 1385 و رحیمی¬کیا و همکاران، 1390):
کنترل بهتر بر کار به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار
تبدیل اطلاعات از یک شکل به شکل دیگر صورت می¬گیرد. مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می¬شود.
قعالیت¬های غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام¬رسانی کمتر انجام می¬شود.
سازماندهی پرسنل بهتر انجام می¬شود، چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر انجام می¬شود.
وابستگی کمتر به ادارات برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر.
نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات.
به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام یک سری کار خاص، رضایت شغلی آن¬ها افزایش