اتوماسیون، اطلاعاتی، پردازها، کنفرانس، اسناد، . ، توضیحات، رایانه، مثالهای، منعطف، • ، ارتباطات

های جامع اتوماسیون اداری ، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند . واژه پردازها جای ماشین های تحریر را گرفته اند و کاربرگهای الکترونیکی ، دفاتر کل را بی استفاده کرده اند .
برنامه¬های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه های نگهداری اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده های حجیم و کاغذی و اطلاعات کارکنان شده اند (2001green ).
2 – 27 مجموعه نرم ا فزارهای اتوماسیون
یک مجموعه کار آمد از نرم افزار های اتوماسیون اداری در قالب یک نرم افزار جامع می تواند مشتمل بر نرم افزار های ذیل باشد :
• واژه پردازها
• برنامه های صفحه گسترده
• برنامه های پایگاه اطلاعاتی
• برنامه های انتشار دسکتاپ
• برنامه های مدیریت پروژه
• برنامه های ارائه علمی در قالب اسلاید
• برنامه های مدیریت فایلهای کامپیوتری
• برنامه های مرتبط با پست الکترونیکی
• جستجوگرهای وب
• برنامه های انتشار دهنده اینترنتی
• برنامه های مدیریت پرونده های شخصی
• برنامه های مدیریت سیستم مالی
• برنامه های نگهداری ا طلاعات پرسنلی ( 2001، green )
2 – 28 دستیابی به تعریفی بنیادین ؛ اتوماسیون چیست ؟
اتوماسیون عبارت است از : »«تکنولوژی که با دو ابزار اساسی در ارتباط است : 1- مکاترونیک
2- کامپیوتر و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات بکار گرفته می شود »

اتوماسیون بطور موسع به دو دسته اساسی تقسیم می شود :
اتوماسیون کارخانه ای
اتوماسیون خدمات
از جهت ماهیت نیز اتوماسیون به سه دسته اصلی تقسیم می شود :
اتوماسیون ثابت، اتوماسیون برنامه پذیر و اتوماسیون منعطف
اتوماسیون ثابت متشکل از دسته ای از ابزار های خود کار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است . این نوع از اتوماسیون سخت نیز نامیده می شود ، در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای یجاد « کارایی حداکثر » قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری بر خوردار نیست . اتوماسیون ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربرد اصولی است که طراحی مجموعه کاری از ثبات بر خوردار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز دارای چرخه عمر طولانی تری باشند .
اتوماسیون برنامه پذیر : حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره ای از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود درد . در این نوع از اتوماسیون الگو های معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آنها در طراحی برنامه کنترلی مزبور استفاده میشود .
اتوماسیون منعطف : حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات است در کمترین زمان ممکن در یک سیستم اتوماسیون منعطف ، اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می یابند تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود . به همین ترتیب در اتوماسیون منعطف امکان زمانبدی منعطف تر برنامه های تولید و ارائه خدمات ، به تناسب برنامه ریزیهای رقابتی برای شرکتهای بزرگ در بازار متحول امروز دارند ، آنها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیتهای هماهنگ را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند .(Kumar, 2002 )
اتوماسیون غیر کار آمد مسلماً اتوماسیون ساده فرآیند های غیر کارای فعلی ، بسیار بسیار نا کار آمد خواهد بود . چنین عملی ناقض اهمیت بالای بکار گیری تکنولوژی در ایجاد کارایی بیشتر و نیز بدست آوردن منافع بیشتر سازمانی خواهد بود . فرآیند های مورد تجدید نظر قرار گرفته ، باید سر آغازی برای باز تعریف رفتارها و ارزشها در مجموعه دولتی و نیز اهداف و معیار های ارزیابی آن باشندinfoemation society commission 2033 ) ).
اداره مجازی ( Virtual office )
گفتیم که امروزه MIS از مفهوم اولیه خود گسترش پیدا کرده کلاً به صورت کاربرد رایانه در زمینه تجارت و موسسات در آمد است . اولین پدیده ای که ورود این نگرش به موسسه در بر خواهد داشت اتوماسیون خواهد بود که در نهایت منجر به دفتر مجازی می شود . اولین اتوماسیون داری ( Office ) در فعالیتهای دفتری و منشی گری بکار برده می شد . بعد ها نیاز های ارتباطی مدیران و دیگر به کاربرندگان دانش تشخیص داده شد . در سالهای اخیر ، دامنه کار اداری از مکانهای ثابت به موقعیتهای از راه دور گسترش یافته است که پیوند در این نوع ادارات ازطریق ارتباطات داده ها صورت می گیرد . موقعیتهای از راه دور که شامل خانه ، اتاقهای متصل ، خودرو ها و هر مکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است باشند ، اداره مجازی نامیده می شود ، اداره مجازی برای شرکتها مزایایی چون کاهش هزینه امکانات و تجهیزات یک شبکه رسمی ارتباطی ، کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را دارد . البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم در بر دارد . اشکالات عمدتاً شامل کارکنان می شوند به طوریکه آنها احساس عدم تعلق به شرکت ، ترس از دست رفتن شغل ، وجدان کاری کمتر ، و تنش خانوادگی خواهند داشت . که البته شرکتها می توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان ازطریق تماسهای تلفنی مداوم ، بکار بردن کنفرانس های تلفنی ، ملاقات های منظم همیشگی ، حفظ کرده و با این کار اشکالات را کاهش دهند . هدف اصلی اتوماسیون اداری بدون توجه به اینکه چه کسی آن را بکار می برد . افزایش بهره وری می باشد . اولین کاربرد اتوماسیون اداری واژه پرداز بود که روشی استاندارد تولید اسناد چاپی مانند نامه ها ، یاد داشتها و گزارشها بود . نامه الکترونیکی و نامه صوتی ، راهکار هایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند . در هر دو مورد فوق ، جعبه پستی کاربران در حافظه رایانه قرار دارد . تقویم الکترونیکی شخص را در شرکت برای دسترسی به تقویتهای ملاقات دیگران برای ملاقات و جلسه با آنان یاری می کند . کنفرانس از راه دور از دیگر امکانات اداره مجازی می باشد . سه نوع کنفرانس از راه دور وجود دارند : کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می کند . کنفرانس رایانه ای مشابه نامه الکترونیکی می باشد به جز اینکه شرکت کنندگان و موضوعات آنها خیلی محدود تر هستند. فاکس یک دستگاه یک برنامه با ارزش برای اتوماسیون اداری است ولی عمومیت آن از بوجود آمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می کند . ویدئوتکست . مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس میسازد . سیستم های تصویری مدرن بر محدودیتهای کاغذ و ذخیره میکروفرم ، با به کار بردن OCR و فن آوریهای دیسک فشرده غلبه کرده است . نشر رومیزی برنامه کاربردی در اتوماسیون ادارات می باشد که توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه ای و تخصصی را دارد . اتوماسیون اداری می تواند با ارائه پیوند های ارتباطی به حل مشکل کمک نماید . ترکیب اتوماسیون اداری برای یک مدیر بر اساس خصوصیات سازمان ، سلیقه های شخصی و منابع دسترسی شکل می گیرد . بعضی برنامه های کاربردی اتوماسیون اداری ، جایگزین هایی برای روشهای ارتباطی سنتی هستند در حالی که دیگر برنامه ها فرصتهای جدیدی را ارائه می دهند ( مک لوید ، ص 394- 393 )
2 – 29 سیستمهای اطلاعاتی اتوماسیون اداری
برای ارائه راه حلهای موثر بمنظور پردازش شخصی و سازمانی داده ها ، انجام محاسبات و تهیه اسناد و مدارک سازمانی
کاربران سیستم :
هر کس که داده های شخصی را نگهداری می کند ، اسناد را تهیه می کند و یا محاسبه انجام می دهد .
اثر روی ارتباطات :
از طریق ابزار ایجاد اسناد و مدارک ، از قبلی واژه پردازها و نرم افزار های نمایش اسلاید مانند پاورپوینت .
اثر روی تصمیم گیری :
ازطریق کاربریهای الکترونیکی مانند ام . اس . اکسل و دیگر نرم افزار ها ی تجزیه و تحلیل اطلاعات .
نمونه کاربرد های سیستم اتوماسیون اداری
سیستم اطلاعاتی اتوماسیون اداری ( OAS )
مثالهای فروش :کار برگهای الکترونیکی برای تجزیه تحلیل قیمتهای مختلف ، واژه پردازها برای تهیه اسناد مناقصه و قرار داد های فروش.
مثالهای تولید : کاربرگهای الکترونیکی برای تجزیه تحلیل یک برنامه تولید ، واژه پردازها برای نوشتن راهنما و توضیحات کاربا دستگاهها یا نگهداری آنها .
مثالهای مالی : کاربرگهای الکترونیکی برای مقایسه چندین منبع وام و تسهیلات پولی ، واژه پردازها برای نوشتن توضیحات و روالهای مالی جدید .
سیستمهای اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی ( ECS )
مثالهای فروش : فاکس و پست الکترونیکی برای تماس مشتری ، کنفرانسهای ویدئویی برای ارائه اقلام جدید فروش و توضیحات و ترغیب بازار ، سستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تمام مراحل فروش انجام شده است ، هماهنگ کردن تمام مراحل کار در فرایند های پیچیده فروش .
مثالهای تولید : پست الکترونیکی برای ارتباط و توضیحات رفع مشکلات کار با دستگاههای جدید، کنفرانسهای ویدئوئی برای هماهنگی تولید با برنامه های فروش ،سیستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تغییرات تولید پس از تصویب و مجوز های لازم بوده است .
مثالهای مالی : پست الکترونیکی و فکس برای ارتباط با بانک درباره وام و تسهیلات مالی ، کنفرانسهای ویدئویی برای تشریح اثرات مالی روی سرمایه گذاریها ، تبادل آخرین وضعیت و اطلاعات در ارتباط با دعاوی حقوقی .
سیستمهای اطلاعاتی عملیاتی ( TPS )
مثالهای فروش : استفاده از پی . او. س برای انتقال طلاعات فروش ، نگهداری اطلاعات تماس مشتری در جریان سیکل فروش.
مثالهای تولید : ردیابی حرکت کار های در جریان ساخت در یک کارخانه ، ردیابی دریافت مواد از تامین کننده ها .
مثالهای مالی : پردازش پرداختها ازطریق کارتهای اعتباری پرداخت سود سهامداران .
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت ( MIS )