اتوماسیون، ارتباطات، اطلاعاتی، اداری،، رایانه، پردازش،، اطلاعات،، اینترنت، الکترونیک، مدیران، کمیته، خمینی(ره)

شبکه های اختصاصی برای استفاده کنندگان مشخص آن شبکه ارائه می دهد. و لزوماً به اینترنت متصل نیست.تفاوت اساسی میان شبکه اینترنت و سایر شبکه ها در آن است.که این شبکه بر اساس پروتکل های اینترنت نظیر TCP/IP و HTTP شکل می گیرد.
6-12-1عملکرد:
عملکرد، عبارت است از میزان کارآیی و اثربخشی در تعیین هدف های مناسب و تحقق آنها (در فصل دوم به صورت مفصل توضیح داده شده است).(علاقه بند، ص 17 و16).
7-12-1عملکرد سازمانی
میزان کارآیی و اثربخشی سازمان در تحقق هدف های آن تعیین می شود.(همان منبع).
8-12-1بهره وری
بهره وری،یعنی درست انجام دادن کار+انجام کارهای درست (دراکر 1994، ص118).
9-12-1کارآیی
کارآیی، عبارت است از نسبت ستاده به داده یا به عبارت دیگر نسبت تولید کالا یا خدمات نهایی به منابع به کار رفته در آن.
10-12-1اثربخشی
اثربخشی،عبارت است از درجه یا میزانی که سازمان به هدف های مورد نظر خود نائل می آید.
(دفت،1377،ص101).
13-1تعاریف عملیاتی
تعریف عملی یا عملیاتی نسبت به تعاریف مفهومی از اهمیت بیشتری برخوردار است. زیرا که یک مفهوم از حالت کلی، ذهنی و غیرقابل مشاهده به حالت جزئی، عینی وقابل مشاهده تبدیل می کند.در پرسش نامه هر متغیر از طریق یک یا چند سوال مطرح می شود. سوالها به طریقی ساخته می شوند که محقق را به اندازه گیری یک مفهوم یاری کنند.به هنگام اندازه گیری ارزشها و اندازه گیری مختلف یک متغیر را مورد بررسی، ثبت وضبط قرار می دهیم.(ساده ،1375 ،ص88-87).

1-13-1اتومایسیون اداری
اتومایسیون اداری، کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارآئی آنهاست.(صرافی زاده،1383،ص65).

2-13-1 فن آوری اطلاعات
فن آوری اطلاعات، عبارت است از تمامی اشکال فن آوری که به منظور پردازش، ذخیره سازی وانتقال اطلاعات در یک قالب الکترونیکی به کار گرفته می شود. تجهیزات فیزیکی که برای این منظور به کار می رود عبارتند از:رایانه، شبکه، تجهیزات ارتباطی، فکس ونرم افزارهای الکترونیکی (لوکاس ، 2000،ص12).
3-13-1 بهبودعملکرد
بهبودعملکرد، معانی بهبودترقی تدریجی، به بودن، بهتری، عافیت، سلامت و تندرستی است.(معین محمد ،1386).
در این پژوهش محقق متغیرهای وابسته و مستقل را از تعریف مفهومی به صورت عملیاتی تعریف می نمایدتا بهتر و راحتر بتواندآن را سنجیده و مورد تجزیه و تحلیل قرار داد.
از این رواتوماسیون اداری که متغییرمستقل پژوهش می باشد شامل اینترنت،اینترانت و تلفن های داخلی در سازمان کمیته امدادامام خمینی(ره) استان ایلام است.
متغیر وابسته در این پژوهش بهبودعملکرد می باشد. برای عملیاتی نمودن بهبودعملکرد طبق تعریف و با توجه به ادبیات مربوط به آن سوالات پرسش نامه از میان شاخص های بهبود عملکرد، بعلاوه شاخص هایی از اهداف اصلی کمیته امدادامام خمینی(ره) و همچنین شاخص هایی برای دولت الکترونیک سوالاتی در نظر گرفته شده که پس از کسب دیدگاههای اساتید صاحبنظر و اعمال اصلاحات لازم،پرسش نامه ای 40سوالی طراحی و تدوین شد. که با تایید اساتید محترم راهنما و مشاور بین کارکنان واحدهای مختلف کمیته امداد امام خمینی(ره) استان ایلام توزیع شد.که این معیارها رامی توانید در فصل سوم مشاهده فرمایید.

مقدمه
اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فن آوری اطلاعات IT به بروکراسی اداری است.ایده نوین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد. (رحیمی کیا و همکاران،1390).
درچندسال گذشته بحث گردش مکاتبات الکترونیک وسیستم اتوماسیون اداری از مباحث بسیار مهم و مطرح مدیریتی در تمام حوزه ها بوده است.و سازمان های موفق و روبه رشد همواره ازپیشگامان بهره گیری از این نرم افزارها بوده اند. حذف کاغذاز امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت های فضا جهت بایگانی پرونده ها وابزار آن مانند زونکن و پوشه ها، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تاثیرات به کار گیری اتوماسیون اداری است.
اختراع رایانه، امکان پردازش سریع و ذخیره حجم انبوهی از داده ها را فراهم می آورد و پیشرفت ها را در سطح وسیعی ممکن ساخت.این رویدادها به همراه سایر پیشرفت ها صورت گرفته در زمینه الکترونیک و ارتباطات اعم از میکروالکترونیک، نیمه هادی ها، ماهواره و روباتیک ها به وقوع انقلابی در زمینه نحوه جمع آوری، پردازش، ذخیره سازی، فراخوانی و ارائه اطلاعات منجر گردید که شکل گیری فناآوری اطلاعات حاصل این رویداد بود. (لاولس ،2000،ص2)
امروزه سازمان هایی، می تواننددر اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینندکه از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند.
اماسیستم اتوماسیون اداری چیست؟چه مزایا و معایبی دارد؟انواع کاربردها و یا زیرسیستم ها آن چیست؟آیا اجرای آن بابهبودعملکرد کارکنان رابطه دارد؟…

1-1-2 اتوماسیون اداری
به زبان ساده، اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه هاو مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملاً یکپارچه وآسان انجام پذیرد وبدین ترتیب فرمولی جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست و پاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جویی در زمان و مواد اولیه مصرفی ایجاد می شود.حذف کاغذاز امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت های فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تاثیرات به کارگیری اتوماسیون است.(احمدی احمد ،1390).
اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج سازمان و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دوصورت شفاهی و کتبی است.( ریموند ،1998).
اتوماسیون اداری، استفاده از ماشین آلات برای انجام امور فیزیکی است که معمولا توسط انسان انجام می گیرد.(مک لوید ،1387،ص470).
اتوماسیون اداری، کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارآئی آنهاست.(صرافی زاده،1383،ص65).
حذف روش دستی ودر نتیجه حذف کاغذ، ارسال لحظه ای نامه ها و در نتیجه جلوگیری از صرف وقت و عدم نیاز به نیروی انسانی جهت جابه جایی نامه از مزایای استفاده ازاتوماسیون اداری است.سیستم اتوماسیون اداری وظیفه برقراری ارتباطات داخلی سازمان وهمچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده داراست. این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند، پست الکترونیک، ارسال صدا، ارسال فکس، و کنفرانس صوتی از ابزارهایی هستندکه می تواند در این مجموعه به کار رود.سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کارتابل، آرشیو اسناد و مدیریت فرایندها تشکیل می شودکه با سیستم دبیرخانه، سیستم پردازش عملیات و سیستم آرشیو اسناد در ارتباط است. بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان از طریق سیستم های نرم افزاری سازماندهی می شود.
نرم افزاهای اتوماسیون اداری با نگرشی بر مفهوم مدیریت گردش کار، به گونه ای طراحی گردیده اندتا کلیه کارهای مکاتباتی و در جریان یک سازمان را منجر به تولید و گردش اطلاعات و مستندات در سطح سازمان و حتی در سطحی فراتر از یک سازمان خواهد شد را مدیریت نماید.(علینقی پور حجت،صمدی اسماعیل،1389،ص4).
نرم افزارهای اتوماسیون اداری، نرم افزارهایی هستند که توسط آنها، مکاتبات داخلی و خارجی یک سازمان به سرعت و بدون نیاز به کاغذ، انجام گرفته و لذا نیازی به نامگذاری های مرسوم اداری نیست.(همان منبع).
2-1-2 اطلاعات
اطلاعات، عبارت است از جریان هایی که مجموعه دانایی هارا تغییر می دهد، این تغییر زمانی اتفاق می افتد که یا مطلبی به مجموعه دانایی ها افزوده شود و یا تجدید ساختاری در آن به وجود آید.(شولتر ،2000،ص5).
شایدبتوان اطلاعات را لایه ای بین دو لایه داده ها و آگاهی دانست.داده هامواد خام اطلاعات را فراهم و اطلاعات خبری را منتقل می سازند و این آگاهی است که محتوای خبر را تحلیل می کند.(طالقانی،1382،ص178).
از آن جا که نیاز ما در اختراع است ابتدا باید نیازهای اطلاعاتی سازمان یا موسسه را یافته سپس به فراهم آوری و جمع آوری اطلاعات بپردازیم.مدیر آشنا به اطلاعات می داند که اطلاعات قبل از استفاده باید تائید شود .
آشنایی یک مدیر به اطلاعات و دانستن ارزش اطلاعات در حل مساله باعث تشویق مدیران در تقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود آشنایی با اطلاعات در نهایت منجر به استفاده از اطلاعات در حل مسائل است.دانش اطلاعات ماوری دانش رایانه ی و استفاده از اطلاعات ایجادشده از طریق رایانه است.(همان منبع ،ص34)
3-1-2 عصر اطلاعات
در عصر صنعتی ((سرمایه))منبع استراتژیک به شمار می آمد، در حالی که در عصر اطلاعات ((دانش))منبع استراتژیک است. در عصر اطلاعات ارزش افزوده از طریق تبدیل اطلاعات به دانش و همچنین سرعت انتقال آن حاصل می شود. جریان اصلی اطلاعات، مبتنی بر ارتباطات است. امروزه به کارگیری میکروپروسسورها در قالب سلول های الکترونیکی، انقلاب به وجود آمده در ارتباطات و ساختاردهی دهکده کوچک جهانی را سازمان دهی نموده و به کارگیری اینترنت و دیگر ابزارهای ارتباطی بین اللمللی را میسر ساخته است.(داورونوس-پرچ،1387،ص 357).

4-1-2اطلاعات ویژه سازمانی
منظور از اطلاعات ویژه سازمانی،اطلاعاتی است که موجب افزایش توان سازمان در تشخیص میزان نیاز به کنترل عوامل خارجی مختلف شده ، امکان طراحی استراتژی مناسب برای نفوذ بر آن عوامل را افزایش می دهد. (رضائیان ،1385،ص 55).
5-1-2 سیستم های اطلاعات مدیریت
داده های سیستم تی-پی-اس را برای نظارت برعملکرد سازمان در اختیار مدیران قرار می دهند. سیستم اطلاعات مدیریت، سیستمی برای تبدیل داده به اطلاعات از منابع داخلی و خارجی و برقراری ارتباط بین اطلاعات در یک شکل مناسب برای مدیران در همه سطوح و در همه وظایف برای قادر ساختن آنها با اخذ تصمیمات به موقع و اثربخش برای برنامه ریزی، هدایت و کنترل فعالیت هایی که آنها مسول هستند.
سیستم اطلاعات مدیریت ترکیبی از تصمیم گیری و اجرای عملیات پردازش داده های حاصل از تبادلات، سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری پشتیبانی را برعهده دارد و یکی از منابع با ارزش سازمان محسوب می شوند. سیستم اطلاعات مدیریت به طور ساده سیستمی متشکل است مجموعه افراد، دستورالعمل ها، داده ها، سخت افزارها و نرم افزارکه به جمع آوری، ثبت ،پردازش ارتباط داده ها برای پردازش های تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیری های مدیریتی می پردازد.این تعریف به چند مورد اشاره دارد:
سیستم اطلاعات می تواند دستی یا رایانه ای باشد.
هدف از سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی از عملیات تصمیم است.
محور اساسی سیستم های اطلاعاتی افراد، مدیریت، اطلاعات سیستم های سازمان است.(صرافی زاده،1383،ص45).

6-1-2فناوری اطلاعات
فناوری اطلاعات رامی توان به عنوان “فناوری محاسباتی و ارتباطات راه دور که امکانات خودکار استفاده از اطلاعات را فراهم می کنند “تعریف کرد.(هیکز ،1998،17)
فناوری اطلاعات در قالب امکاناتی که به سازمان ارائه می کند؛ تعریف شده است ازقبیل: کامپیوتر، کاربردهای نرم افزاری و ارتباطات دور برد در جهت انتقال داده، ازاطلاعات و دانش به افراد و فرآیندها.
مدت زمان طولانی، مهندسین صنعتی، فناوری اطلاعات، را به عنوان ابزار تحلیلی و مدلسازی مورد استفاده قرار می دادند. کاربردهای رایج فناوری اطلاعات در تولید شامل برنامه ریزی محصول و کنترل، مدلسازی فرآیندها، سیستم های اطلاعاتی عمده مدیریت و امور پشتیبانی است.(عطاران،2003،ص440).
اصطلاح فناوری اطلاعات برای توصیف فناوریهایی به کار می رود که ما درضبط، پردازش، بازیابی و انتقال اطلاعات از طریق فکس، میکروگرافها و سایر ابزارهای ارتباط از راه دور، همچنین فناوری های قدیمی که بایگانی اسناد، ماشین های محاسباتی، مکانیکی، چاپ و حکاکی را در بر می گیرد.(توربان ،1996، ص15) .
با وجود این تعاریف متعدد، گاه فنآوری اطلاعات و ارتباطات مدنظر است وگاه نیز میان این دو تفاوت قائل می شوند.اما به طور کلی می توان این تعاریف را به دو دسته تقسیم نمود:
تعریف فنی: در این دیدگاه منظور ازIT همان زیرساخت ها و فناوری های سخت افزاری ،ارتباطی و نرم افزارهای تولیدو پردازش داده ها می باشد.
تعرف با دید سیستم های اطلاعاتی: در این تعریف فناوری اطلاعات عبارت است ((مجموعه منابع فنی و سخت افزاری و نرم افزاری، ارتباطی و اطلاعاتی، انسانی، مدیریتی، سیستمی که برای تولید، پردازش، توزیع و به کارگیری اطلاعات استفاده می شود))(چکلندوهالول ،1998 ،ص 89).در ادامه هر جا صحبت از فنآوری اطلاعات شد،تعریف